Weigeren van het recht op inzage in het personeelsdossier na ontslag. De GBA spreekt zich uit (Lydian)

Auteur: Isabel Plets (Lydian)

Feiten

De werknemer van de vakbond oefent meer dan een jaar na ontslag recht op inzage uit betreffende personeelsdossier, meer specifiek zijn evaluatiegesprekken. De vakbond weigert op basis van twee argumenten (a) het betreft interne documenten en (b) deze zijn al “geklasseerd”. De werknemer legt klacht neer bij de GBA die beide partijen uitnodigt om opmerkingen te geven. Daarop maakt de vakbond een kopie van de betreffende documenten (o.a. functioneringsgesprek) over.

Beslissing

De kamer meent dat de vakbond ondanks dat zij aangaf dat de documenten geklasseerd waren, wel degelijk over de mogelijkheid beschikte om inzage te verlenen, wat doet vermoeden dat de vakbond mogelijks de principes van de GDPR heeft geschonden.

De vakbond krijgt een waarschuwing dat ze in de toekomst moet antwoorden op een verzoek tot inzage conform de bepalingen van de AVG.

Reminder

De kamer herinnert eraan dat zij zich niet kan uitspreken over mogelijke onderliggende geschillen buiten haar bevoegdheid (bv. voor arbeidsrechtbank), noch over de toekenning van een schadevergoeding. Niet alleen op het einde van de arbeidsovereenkomst, maar ook naar aanleiding van een schorsing ervan (bv. door loopbaanonderbreking) moeten werkgevers hun werknemers informeren (bv. via policy of arbeidsreglement) over wat er gebeurt met de (toegang tot de) professionele mailbox.

Een werkgever kan bijvoorbeeld bepalen dat werknemers in loopbaanonderbreking geen toegang hebben tot hun professionele mailbox, voor zover andere alternatieven tot communicatie blijven bestaan, er geen afbreuk wordt gedaan aan de verworven rechten van de betrokkenen en de mogelijkheid werd geboden om een out of office te installeren of bepaalde e-mails te printen voor het begin van de loopbaanonderbreking.

Lees hier de Beslissing 83/2025 van 12 mei 2025