Wat zijn de regels bij een elektronische ondertekening van een arbeidsovereenkomst? (Acerta)

Auteur: Ellen Van Grunderbeek (Acerta)

Publicatiedatum: 07/05/2020

Afstand houden is momenteel de regel. Maar wat als je een (bijlage aan de) arbeidsovereenkomst wil laten ondertekenen door een (nieuwe) medewerker. Of wat als je een arbeidsovereenkomst wil beëindigen? Bovendien zijn er ook andere sociale documenten die je moet bezorgen aan je medewerkers. Op welke manier pak je dat het beste aan? Tegenwoordig kan er al veel elektronisch geregeld worden. Toch zijn er een paar regels en aandachtspunten waar je rekening mee moet houden. Hieronder vind je een overzicht.

Elektronische ondertekening van de arbeidsovereenkomst

Gekwalificeerd ondertekenen

Een arbeidsovereenkomst digitaal ondertekenen is mogelijk, toch als beide partijen akkoord gaan en de elektronische ondertekening gebeurt door een gekwalificeerde elektronische handtekening. Het gaat meestal om de ondertekening met een eID, maar er zijn ook andere manieren om gekwalificeerd te ondertekenen (bv. itsme®). Een gescande handgeschreven handtekening voldoet trouwens niet aan de vereisten.

Als je gebruikt maakt van die gekwalificeerde handtekening, dan wordt de elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst gelijkgesteld met een op papier ondertekende versie.

Elektronisch opslaan & bewaarplicht

Wanneer je de arbeidsovereenkomst elektronisch afsluit, moet je ook een exemplaar van deze arbeidsovereenkomst elektronisch opslaan. Je mag de opslag zelf voor je rekening nemen, in afwachting van de uitrol van het wettelijk kader voor de elektronische archiveringsdiensten.

Je moet wel rekening houden met volgende regels:

• Je werknemer moet altijd, en kosteloos, toegang hebben tot het gearchiveerde arbeidsovereenkomst.
• Je moet de elektronische arbeidsovereenkomst altijd kunnen voorleggen aan de inspectiediensten.
• Je moet de elektronische arbeidsovereenkomst tot vijf jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst bewaren. Drie maanden voor deze termijn afloopt, beslist je ex-werknemer wat ermee moet gebeuren. Nadien neemt Sigedis vzw de bewaring van je over.

Arbeidsreglement aanpassen

Vooraleer je gebruik kan maken van de elektronische ondertekening van de arbeidsovereenkomst, moet je het arbeidsreglement aanpassen. Het arbeidsreglement vermeldt dan de rechten en plichten van je werknemer bij een elektronische ondertekende arbeidsovereenkomst, en vermeldt de gegevens van de externe archiveringsdienst.

Elektronische verzending van sociale documenten

Als je medewerker hiermee akkoord gaat, kan je ook bepaalde sociale documenten elektronisch bezorgen. Denk maar aan:

• de individuele rekening;
• de loonbrief;
• het tewerkstellingsattest;
• het vakantie-attest;
• …

Het akkoord van je werknemer geldt minstens voor het lopend kalenderjaar en is jaarlijks opzegbaar. Bij een herziening geldt dan een papieren procedure.

Ook bij deze documenten geldt een bewaarplicht, zoals bij de elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst, en zal je de documenten (extern) moeten archiveren.

Contractbeëindiging via elektronische aangetekende zending

De beëindiging van een arbeidsovereenkomst kan ook via elektronische weg. Wanneer je de opzeggingsbrief aangetekend verstuurt, kan je gebruik maken van een elektronische gekwalificeerde aangetekende zending. Ook een aangetekende e-mail is rechtsgeldig indien een gekwalificeerde elektronische verzendingsdienst tussenkomt.

Let wel, je ben niet verplicht de elektronische weg te volgen, en je kan jouw werknemer niet verplichten een elektronische verzending te ontvangen. In dat geval moet je de brief toch nog via de post aangetekend bezorgen.

Lees hier het originele artikel