Summer Deal
‘Loon- en arbeidsvoorwaarden’

8 webinars on demand

Summer Deal
‘Internationale tewerkstelling’

4 webinars on demand

Summer Deal
‘Welzijn op het werk’

5 webinars on demand

Car policies:
15 aandachtspunten
onder de loep

Webinar op 6 oktober 

De Klokkenluidersregeling:
de klok tikt…

Webinar op 30 augustus

Grensoverschrijdend gedrag: what’s in a name?

Webinar on demand

Vergoedingen voor reiskosten geïndexeerd (De Broeck Van Laere & Partners)

Auteur: De Broeck Van Laere & Partners

Werknemers die een dienstreis maken, kunnen een belastingvrije onkostenvergoeding krijgen. Het forfaitaire bedrag van die vergoeding evolueert mee met de prijsindex en wordt dus aangepast bij iedere overschrijding van de spilindex. Door de oplopende inflatie is dat de afgelopen maanden al twee keer gebeurd. Momenteel mag daardoor een dagvergoeding van 18,47 euro betaald worden.

Als een werknemer kosten maakt voor het werk, en zijn werkgever betaalt die kosten terug, dan blijft die onkostenvergoeding belastingvrij. Fiscaal spreekt men van een “terugbetaling van eigen kosten van de werkgever” (ook wel “kosten eigen aan de werkgever”). De vergoeding mag zelfs forfaitair bepaald worden, dat wil zeggen dat een vast bedrag uitbetaald mag worden zonder enig bewijs van reële kosten. Die forfaitaire vergoeding moet dan wel aan “ernstige normen” beantwoorden. Traditioneel vindt de fiscus dat er effectief “ernstige normen” gerespecteerd worden als de onkostenvergoeding overeenstemt met wat de overheid aan haar ambtenaren betaalt. Dat is zo voor de kilometervergoeding voor het gebruik van de eigen auto en dat gaat evenzeer op voor de zogenaamde verblijfsvergoedingen voor ambtenaren of werknemers die een dienstreis maken en daarbij kosten maken voor bijvoorbeeld een maaltijd onderweg of zelfs een overnachting. Een hogere vergoeding is toegelaten, maar dan zijn er wel bewijzen van reële kosten nodig.

De forfaitaire vergoedingen worden geïndexeerd zoals sociale uitkeringen. Door de hoge inflatie van dit moment gebeurt dat nu veel frequenter dan in de afgelopen jaren. De spilindex is overschreden in december 2021 en opnieuw in februari 2022. Dat betekent dat de forfaitaire vergoeding omhoog gegaan is op 1 februari 2022 en opnieuw op 1 april 2022.

De fiscus maakt een onderscheid tussen een dagvergoeding en een vergoeding voor een overnachting. De dagvergoeding bedraagt na de nieuwste indexeringen 18,47 euro. Voor een overnachting mag de werkgever nu 138,57 euro betalen aan zijn personeel.

Dag, nacht en maand

Een overzicht van de recente evolutie van de (maximale) dagvergoeding:

  • Van 1.10.21 tot 31.1.22: 17,75 euro.
  • Van 1.2.22 tot 31.3.22: 18,11 euro.
  • Vanaf 1.4.22: 18,47 euro.

Voor een nachtverblijf gelden (maximaal) volgende tarieven:

  • Van 1.10.21 tot 31.1.22: 133,18 euro.
  • Van 1.2.22 tot 31.3.22: 135,85 euro.
  • Vanaf 1.4.22: 138,57 euro.

Daarnaast is ook een forfaitaire maandvergoeding mogelijk. Die is bestemd voor personeelsleden met een reizende functie en bedraagt 16 maal de dagvergoeding. In de huidige stand van zaken komt dat dus neer op 295,52 euro per maand.

Ten slotte mag ook een vergoeding voor internettoegang en telefoon onderweg toegekend worden. Die bedraagt 60 euro per maand en wordt niet geïndexeerd.

Dienstreis van 6 uur

Het uitgangspunt is dat de dagvergoeding de maaltijdkosten tijdens een dienstreis dekt. Daarom veronderstelt de fiscus dat de forfaitaire vergoeding uitbetaald mag worden voor een (binnenlandse) dienstreis die ten minste zes uur duurt. Bovendien veronderstelt de fiscus dat een dergelijke dienstreis de werknemer ten minste 25 km ver brengt (gemeten vanaf de gemeentegrens)

Een bijkomende voorwaarde is dat niemand – de werkgever niet maar ook geen derde – de kosten op een andere manier voor zijn rekening mag nemen. Een voorbeeld is de situatie waarin de werkgever naar een seminarie gaat waar ook eten aangeboden wordt, of een dienstreis maakt naar een andere vestiging waar hij gratis of gesubsidieerd eet in het bedrijfsrestaurant. Voor dergelijke gevallen is de forfaitaire vergoeding dus niet bedoeld. De regeling geldt ten slotte alleen voor werknemers, niet voor zelfstandigen. Een toelichting van de voorwaarden is te vinden in een Circulaire van 2018.

Nieuwe indexering in juni

Merk tot slot nog op dat intussen de spilindex alweer overschreden is. Dat is gebeurd in april. Dat wil zeggen dat de verblijfsvergoedingen op 1 juni opnieuw met 2% stijgen. Het precieze bedrag is echter nog niet bevestigd door de fiscus.

Bron: Circulaire 2022/C/41 van 28 april 2022

Bron: De Broeck Van Laere & Partners