Thuiswerken over de grens na Corona – Welke gevolgen voor de loonkost? (Van Havermaet)

In de nasleep van de coronacrisis is het thuiswerken niet meer weg te denken. Uw medewerker wil blijven telewerken, maar wat als ‘thuis’ net over de grens in een buurland gelegen is? Als werkgever loopt u bepaalde sociale en fiscale risico’s indien u niet tijdig enkele nodige stappen onderneemt.

De tijdelijke toleranties omwille van Covid lopen namelijk per 30 juni 2022 af. Dit kan ertoe leiden dat de werkgever sociale lasten en bedrijfsvoorheffing moet betalen in het woonland van de werknemer en niet langer in het land van de vestiging van de werkgever.

TOELATING VAN DE WERKGEVER

Telewerk in de woning van de werknemer of op elke andere door hem gekozen locatie is mogelijk bij onderling akkoord tussen de werknemer en zijn werkgever. Als eerste stap moet de werkgever daarom een toelating geven aan de werknemer om gebruik te maken van telewerk. Een schriftelijke overeenkomst, of minstens gedetailleerde instructies, zijn een must om te verduidelijken wat de exacte telewerkplaats is, voor hoeveel dagen per week/maand het thuiswerk geldt, enz.

Vooraleer u die beslissing neemt, overweegt u daarom best de impact ervan op uw onderneming.

IN WELK LAND MOET DE WERKGEVER SOCIALEZEKERHEIDSBIJDRAGEN BETALEN?

Het telewerken heeft impact op de socialezekerheidspositie van werknemers die grensoverschrijdend tewerkgesteld worden.

De fysieke aanwezigheid van de werknemer op een grondgebied van een bepaald land, tijdens de uitoefening van zijn werk, is een van de bepalende elementen bij de aanwijzing van het toepasselijke socialezekerheidsstelsel. Meer thuiswerken in het buitenland kan dus een wijziging veroorzaken. De Europese verordening bepaalt dat een werknemer sociaal verzekerd is in het land van zijn tewerkstelling. Indien een werknemer echter een substantiële activiteit (minstens 25% van zijn arbeidstijd) in het woonland verricht, geldt het socialezekerheidsstelsel van zijn woonland.

De Belgische overheid besliste dat zij vanaf 13 maart 2020 in de beoordeling van de toepasselijke sociale zekerheid geen rekening houdt met de periodes van telewerk op het Belgische grondgebied omwille van de coronacrisis. Eenzelfde standpunt werd ingenomen door een aantal andere lidstaten waaronder onze buurlanden Nederland, Frankrijk, Duitsland en Luxemburg.

Tot 30 juni 2022 brengen wijzigingen in het werkpatroon, die een rechtstreeks en uitsluitend gevolg zijn van de covidpandemie, geen wijziging van socialezekerheidsstelsel met zich mee. Indien het arbeidspatroon na deze datum echter niet ‘normaliseert’ en de werknemer structureel en substantieel thuis, in het buitenland, blijft werken, zal hij vanaf 1 juli 2022 rekening moeten houden met het socialezekerheidsstelsel van dat thuisland. De werkgever moet zich voorafgaand aanmelden bij de lokale socialezekerheidsinstantie om de verplichte aansluitingen en aangiftes correct te kunnen uitvoeren.

Aangezien de sociale zekerheid in onze buurlanden afwijkt van het Belgische systeem, zal dat natuurlijk een impact hebben op de loonkost. Meevaller is wel dat de bijdragen vaak lager zijn dan in België.

WELK LAND IS BEVOEGD OM INKOMSTENBELASTINGEN TE HEFFEN?

Ook de akkoorden die de Belgische fiscus eerder afsloot met de fiscale autoriteiten van onze buurlanden Luxemburg, Frankrijk, Nederland en Duitsland werden verlengd tot 30 juni 2022. Tot dan beoordeelt de fiscus de corona-telewerkdagen als dagen gepresteerd in het land waar men normaal tewerkgesteld is. Het gebruikelijke werkland blijft dus belasting heffen op het inkomen dat de betrokken werknemers verdienen tijdens de dagen dat zij telewerken.

Vanaf 1 juli 2022 zullen echter de afspraken uit de dubbelbelastingverdragen opnieuw volle uitwerking krijgen. Dit betekent dat de inkomstenbelasting in principe verschuldigd is in het woonland van de werknemer. Werknemers daarentegen die in een grensoverschrijdende context tewerkgesteld zijn (bijv. in meerdere landen werken of veel zakenreizen maken) zullen veelal belastbaar zijn in het land waar ze fysiek werken. De effectieve aanwezigheid van de werknemer in de betrokken landen is bepalend. Voor Belgische inwoners leidt dat vaak tot een fiscaal voordeel, omdat de belastingdruk in andere landen meestal wat lager is dan in België.

Tip: houd een gedetailleerd overzicht bij van de dagen tewerkstelling in het buitenland!

Voorbeeld: gevolgen telewerk post-corona

IMPACT OP LOONKOST EN NETTOLOON – REKENVOORBEELD

Situatie: Werkgever gevestigd in België en werknemer (alleenstaande) woonachtig in Nederland met brutoloon van € 50.000 op jaarbasis.

Zoals uit ons voorbeeld blijkt, kan de toepassing van grensoverschrijdend (tele)werk zowel voor werkgevers als voor werknemers een financieel voordeel opleveren.

VERPLICHTINGEN IN WOONLAND VAN DE WERKNEMER

Ondernemingen die hun buitenlandse werknemers toelaten om thuis te (blijven) werken, moeten rekening houden met een aantal extra verplichtingen. Net zoals voor binnenlandse werknemers, moeten zij denken aan de nodige afspraken m.b.t. het thuiskantoor, eventueel het huren van een satellietkantoor of de terugbetaling van kosten of invoering van een thuiswerkpremie.

Vóór 30 juni 2022, evalueert u best de situatie van iedere telewerkende werknemer zodat u tijdig de nodige formaliteiten bij de lokale socialezekerheidsinstantie en belastingdienst in orde kan brengen.

Bron: Van Havermaet