Summer Deal
‘Loon- en arbeidsvoorwaarden’

8 webinars on demand

Summer Deal
‘Internationale tewerkstelling’

4 webinars on demand

Summer Deal
‘Welzijn op het werk’

5 webinars on demand

Car policies:
15 aandachtspunten
onder de loep

Webinar op 6 oktober 

De Klokkenluidersregeling:
de klok tikt…

Webinar op 30 augustus

Grensoverschrijdend gedrag: what’s in a name?

Webinar on demand

Telewerken vanuit het buitenland. Fiscale en juridische gevolgen en risico’s (BDO)

Auteurs: Charlotte Van Braeckel en Nancy Slegers (BDO)

In de geglobaliseerde wereld werken en leven almaar meer werknemers in verschillende landen. Onder druk van de COVID-19-pandemie hebben werkgevers en werknemers het werk anders moeten organiseren. Telewerk werd een vaste waarde. Nu we de coronacrisis beter onder controle hebben stijgt de vraag om telewerk vanuit het buitenland structureel te integreren in de werkorganisatie. Waarom niet? Maar, … ga daarbij niet over een nacht ijs.

Telewerken vanuit het buitenland kan immers gevolgen hebben op verschillende vlakken, denk maar aan het toepasselijke arbeidsrecht, de sociale zekerheid en de fiscaliteit. Of op het vlak van immigratie en andere formaliteiten.

Wat zegt het arbeidsrecht?

Akkoord van de werkgever

Als werkgever moet je akkoord gaan met het telewerk en de locatie, ook vanuit het buitenland. Bij structureel (dus niet-occasioneel) telewerk werkt een medewerker op regelmatige basis in zijn eigen woonplaats of op een door hem gekozen locatie buiten de gewoonlijke werkplek en gebruikt hij daarbij informatietechnologie. Als beide partijen akkoord gaan met het structureel telewerk, dan moeten ze een aantal verplichte elementen schriftelijk vastleggen. Idealiter wordt dit document dan een bijlage bij de arbeidsovereenkomst.

Toepasselijk recht

In principe kunnen de partijen vrij kiezen welk arbeidsrecht van toepassing is op hun arbeidsovereenkomst en dus ook op de bijlagen ervan. De rechtskeuze van de partijen kan echter niet tot gevolg hebben dat de medewerker de bescherming verliest die hij heeft op grond van de dwingende bepalingen van het recht van het land waar hij telewerkt.

Wordt er geen toepasselijk recht gekozen, dan geldt het recht van het land van gewoonlijke tewerkstelling. Werkt de medewerker niet altijd vanuit hetzelfde land, omdat hij regelmatig telewerkt vanuit het buitenland, dan is het recht van het land waar het bedrijf van de werkgever is gevestigd van toepassing.

Wat met de sociale zekerheid?

Welke sociale zekerheid van toepassing is wanneer een medewerker telewerkt vanuit meerdere landen (dat noemt men gelijktijdige tewerkstelling) hangt af van verschillende factoren en moet je altijd geval per geval bekijken.

Telewerken binnen Europa

In normale omstandigheden, en binnen Europa is de medewerker onderworpen aan de sociale zekerheid in één enkele lidstaat: de werkstaat. Op dit principe bestaan twee uitzonderingen, namelijk bij de detachering en de zgn. ‘gelijktijdige’ tewerkstelling in meerdere lidstaten.

Werkt een medewerker afwisselend op kantoor in België en telewerkt hij vanuit zijn woonplaats in een andere lidstaat, dan gelden de regels inzake gelijktijdige tewerkstelling in meerdere lidstaten. Het uitgangspunt hierbij is dat de medewerker onderworpen is aan de sociale zekerheid van het woonland als hij er minstens voor 25% werkt. Is dat niet het geval, dan zal de sociale zekerheid van de lidstaat waar zijn werkgever is gevestigd van toepassing zijn.

Wanneer een medewerker in het buitenland woont, kan het gedeeltelijk telewerken in zijn woonland dan ook een belangrijke impact hebben op de toepasselijke sociale zekerheid. Immers, als hij minstens 25% telewerkt vanuit het buitenland is de Belgische sociale zekerheid niet meer van toepassing.

Tijdens de COVID-19-pandemie werden er wel uitzonderlijke maatregelen van kracht voor de grensarbeiders. Die gelden tot 31 december 2021.

Telewerken buiten Europa

Stel dat een medewerker wil telewerken vanuit een land buiten Europa, dan moet je nagaan of er tussen België en het land een verdrag bestaat over de toepasselijke sociale zekerheid. Zo sloot België met een aantal landen een socialezekerheidsverdrag waardoor het mogelijk is om onder bepaalde voorwaarden aan de Belgische sociale zekerheid onderworpen te blijven en sommige van de Belgische sociale rechten naar het buitenland te exporteren.

Een medewerker die telewerkt in een derde land waarmee België geen socialezekerheidsverdrag heeft, valt niet meer onder de Belgische wetgeving. Echter, wordt er niet langer dan zes maanden getelewerkt, dan blijft de medewerker onderworpen aan de Belgische wetgeving, voor zover hij dat meldde bij de RSZ.

Andere formaliteiten over sociale zekerheid

Telewerkt een medewerker gelijktijdig vanuit meerdere landen, dan moet hij een A1-formulier (bij gelijktijdige tewerkstelling binnen Europa) of een ‘Certificate of Coverage’ (bij gelijktijdige tewerkstelling in België en een land buiten Europa) worden aangevraagd in de woonstaat, dat de toepasselijke sociale zekerheid bepaalt.

Verder moet een medewerker naargelang de situatie een ‘European Health Insurance Card’ of een S1-formulier aanvragen, dat bewijst dat hij recht heeft op gezondheidszorg als hij niet verblijft of woont in het land waar hij sociaal verzekerd is.

Daarnaast moet worden onderzocht of er geen specifieke meldingen moeten gebeuren aan lokale overheden, zoals in België bijvoorbeeld de Limosa-melding. Immers, het niet tijdig melden van bepaalde zaken kan tot sancties leiden, ook in het buitenland.

Dekt de arbeidsongevallenverzekering telewerk?

Zoals vermeld moet je als werkgever akkoord gaan met het telewerk en de locatie. Controleer daarom zeker ook voor de start van het telewerk of de arbeidsongevallenverzekering het telewerk dekt. Telewerk vanuit de woonplaats in België wordt meestal gedekt. Telewerk vanuit het buitenland wordt vaak niet automatisch gedekt. Wellicht zul je de dekking in die zin moeten uitbreiden.

Immigratie

Telewerkt een medewerker vanuit het buitenland, ga dan best na of hij geen arbeidskaart of verblijfskaart moet hebben. Voor EU-burgers binnen Europa stelt het probleem zich niet. Voor ‘derdelanders’ of voor EU-burgers die buiten Europa telewerken zal zo’n kaart meestal worden vereist.

Wat met de fiscaliteit?

Voor de werknemer

Geef je als werkgever aan een medewerker die in België woont de toestemming om te telewerken vanuit het buitenland (volgens de arbeidsrechtelijke definitie, cf. hierboven) dan zal de duur van het telewerken bepalend zijn voor de uiteindelijke belastingheffing in hoofde van die medewerker.

In principe is de belasting verschuldigd in het land waar de arbeidsprestaties worden verricht. Als de medewerker echter gedurende minder dan 183 dagen per jaar of in enige niet noodzakelijk aaneensluitende periode van 12 maanden (afhankelijk van het toepasselijk dubbelbelastingverdrag) in het buitenland telewerkt, zal de belastingheffing meestal verder aan België als woonland blijven toekomen.

De duur van het telewerk is echter niet de enige voorwaarde die de belastingheffing bepaalt. Zo zal belastingheffing door België blijven gebeuren als het loon verder wordt betaald door de in België gevestigde werkgever. Het mag dus niet ten laste komen van een werkgever of van een vaste inrichting van de werkgever in het land waar de medewerker telewerkt.

Verder is het van belang dat de medewerker gedurende de telewerkperiode vanuit het buitenland zijn fiscale woonplaats in België behoudt. Telewerkt hij slechts korte periodes vanuit het buitenland, dan wordt het Belgisch fiscaal inwonerschap in principe niet doorbroken.

Telewerkt hij echter voor een lange periode vanuit het buitenland, al dan niet regelmatig, dan ga je best na of de medewerker o.b.v. de belastingwetgeving van het telewerkland wordt beschouwd als een fiscaal inwoner. In die situatie kan het gebeuren dat er wordt geoordeeld dat hij een dubbele fiscale woonplaats heeft, in België en in het telewerkland. Dan loopt de medewerker het risico om tweemaal op het geheel of een deel van zijn inkomsten te worden belast. Dat geldt zeker voor landen waarmee België geen dubbelbelastingverdrag sloot.

Telewerkt de werknemer meer dan 183 dagen in het buitenland of wordt door het lange of regelmatige telewerken vanuit het buitenland de fiscale woonplaats verschoven naar het buitenland, dan moet je weten dat het loon dat je betaalt voor de die telewerkdagen in het buitenland worden belast.

Voor de werkgever

Door het langdurig of regelmatig telewerken van medewerkers in het buitenland loop je als werkgever het risico dat er in dat land een zgn. ‘vaste inrichting’ van je Belgische onderneming ontstaat. Check dat risico vooraleer je toestemming geeft om vanuit een buitenlands ‘thuiskantoor’ te telewerken.

Als zo’n vaste inrichting ontstaat, wordt je Belgische vennootschap onderworpen aan vennootschapsbelasting in de werkstaat. Bovendien rijst dan de vraag over de winstallocatie en hoe je dubbele belasting kunt voorkomen. Ligt de vaste inrichting in een land waarmee België geen dubbelbelastingverdrag sloot, kan dat laatste tot extra kosten leiden.

Zelfs al wordt het bestaan van een belastbare vaste inrichting door de buitenlandse fiscus  uitgesloten, dan nog is het van belang na te gaan of het werkland alsnog de werklocatie niet als een buitenlandse inrichting o.b.v. haar interne belastingwetgeving zal beschouwen. Als dat zo is, hoeft dat niet tot bijkomende belastingen te leiden. Maar de kans op extra formaliteiten en kosten bestaat wel. Denk maar aan de vergelijkbare verplichting voor buitenlandse ondernemingen met Belgische inrichting om in België een nihilaangifte vennootschapsbelasting niet-inwoners in te dienen, of de verplichte aansluiting bij een sociaal verzekeringsfond en de betaling van de jaarlijkse vennootschapsbijdrage.

Bron: BDO