Meldingskanaal en bescherming voor klokkenluiders (Grant Thornton)

Auteur: Ellen Van Ingelgem (Grant Thornton)

Het melden van inbreuken die gepleegd worden door private of publieke organisaties, gebeurde tot voor kort vaak niet zonder gevolgen voor de melder. Wie fraude naar buiten durfde te brengen, kreeg mogelijks te maken met represailles. Hier zal echter snel verandering in komen. Het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie hebben namelijk een richtlijn[1] uitgebracht die de bescherming regelt van de zogenaamde ‘klokkenluiders’ of ‘whistleblowers’.

Deze richtlijn stelt de normen voor minimale bescherming van klokkenluiders vast. Deze normen moeten door alle lidstaten worden opgenomen in hun eigen nationale regelgeving.

Maar wat betekent dit voor jouw organisatie?

Wanneer een persoon, binnen een werkgerelateerde context, een vermoedelijke of feitelijke inbreuk of nalatigheid vaststelt, moet hij of zij de mogelijkheid hebben om dit intern, binnen de organisatie, te melden en bijgevolg van bescherming te genieten. De richtlijn voorziet daarbij in een ruim toepassingsgebied en beoogt onder meer inbreuken in het kader van financiële diensten, witwassen, overheidsopdrachten, veiligheid, volksgezondheid, … Door de klokkenluider te beschermen hoopt de Europese Unie dat inbreuken sneller worden gemeld en dus kunnen worden vastgesteld.

Niet alleen een klokkenluider die op het moment van de vaststelling werknemer is in de organisatie, geniet bescherming. Ook iedere andere natuurlijke persoon die een melding maakt of die verbonden is aan de melder en zou kunnen lijden onder een represaille, wordt beschermd. Denk daarbij aan gezinsleden van de klokkenluider, aandeelhouders, bestuurders, zelfstandige medewerkers, stagiairs, ex-werknemers of een andere stakeholder van de organisatie.

De richtlijn beoogt een aanspreekpunt te creëren voor de klokkenluider. Zo zullen organisaties die minstens 50 tewerkgestelden hebben, een meldingskanaal moeten opzetten waarbij ook een anonieme melding mogelijk is.

Hoe ziet het meldingsproces eruit? Via een beveiligd kanaal meldt de klokkenluider een inbreuk. Binnen de 7 dagen dient de aangeduide verantwoordelijke deze melding op te volgen en de ontvangst van de melding te bevestigen. Binnen een termijn van 3 maanden moet de verantwoordelijke de melder feedback geven over de behandeling van zijn/haar melding. Wanneer deze termijnen niet worden gerespecteerd, mag de klokkenluider de melding doorgeven aan een extern kanaal, dat zal worden opgezet door de (Belgische) overheid. Ook het externe kanaal dient binnen de 3 maanden te reageren. Indien zowel intern als extern reactie uitblijft, dan kan de klokkenluider naar de pers stappen zonder zijn of haar bescherming te verliezen. Met ander woorden, het is belangrijk om een doeltreffend intern meldkanaal op te zetten en te garanderen dat elke melding de juiste opvolging geniet.

Tegen wanneer moet zulk meldingskanaal worden opgezet?

Ondanks de Europese deadline van 17 december 2021 merken we op dat de Belgische wetgever de klokkenluidersrichtlijn nog niet heeft omgezet in nationale regelgeving. We verwachten deze omzetting later in 2022.

Juridische entiteiten in de private sector met minstens 250 tewerkgestelden en alle juridische entiteiten in de publieke sector doen er echter goed aan om reeds tijdig een intern meldingskanaal op te zetten.

Voor juridische entiteiten in de private sector met 50 tot 249 tewerkgestelden raden we aan om de verdere ontwikkelingen op wetgevend vlak nog even af te wachten. Onze experts bezorgen je tijdig een update.

[1] Richtlijn van 23 oktober 2019

Bron: Grant Thornton