Kostenvergoeding voor buitenlandse dienstreizen – eindelijk een nieuwe landenlijst! (Grant Thornton)

Auteur: Bart Verstuyft (Grant Thornton)

Werknemers die op buitenlandse dienstreis gaan, kunnen een forfaitaire dagvergoeding ontvangen die vrijgesteld is van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen. Het bedrag van de vergoeding is gebaseerd op de ‘verblijfsvergoedingen’ toegekend door de FOD Buitenlandse Zaken waarbij – voor  de privésector – een onderscheid gemaakt wordt tussen opdrachten van ‘korte duur’ (maximum 30 kalenderdagen – zie kolom A) en langdurige dienstreizen (méér dan 30 opeenvolgende kalenderdagen tot maximum 24 maanden – zie kolom B).

De vergoeding mag worden toegekend aan werknemers en bedrijfsleiders die hoofdzakelijk een sedentaire beroepswerkzaamheid uitoefenen en in het kader daarvan éénmalig, occasioneel of zelfs regelmatig dienstreizen naar het buitenland maken. Indien verplaatsingen van en naar het buitenland deel uitmaken van de normale, dagelijkse beroepsactiviteit, gelden de forfaits principieel niet.

De forfaits omvatten kosten voor maaltijden, plaatselijk vervoer, telefonische communicatie en andere contante uitgaven. Als er rechtstreeks maaltijdkosten ten laste genomen worden door de werkgever, dan moet de dagvergoeding worden verminderd met 35% voor een lunch en 45% voor een diner. De werkgeversbijdrage van de toegekende maaltijdcheques voor deze dagen moeten eveneens in mindering worden gebracht.

Het forfait omvat niet de huisvestingskosten en/of de verplaatsingskosten van en naar het buitenland. Hiervoor zijn nog wel bewijsstukken nodig.

De werkgever mag een volledige dagvergoeding toekennen voor elke volle dag van afwezigheid (i.e. dag tussen twee overnachtingen op dienstreis) en voor dienstreizen met vertrek en terugkeer op dezelfde dag met een afwezigheid van minstens 10 uren. In geval van dienstreizen van meerdere dagen, mag voor de dag van vertrek en van terugkeer een halve dagvergoeding (50%) worden toegekend. Wanneer verschillende landen worden aangedaan is de plaats van overnachting bepalend om de forfaitaire dagvergoeding te bepalen voor de eerstvolgende dag.

Tot slot kan nog worden opgemerkt dat in geval van definitieve vestiging in het buitenland de forfaitaire vergoeding moet worden beëindigd en dat een door de werknemer vrijwillig gemaakte reisverlenging uiteraard niet meer als ‘dienstreis’ wordt aangemerkt.

Wij merken nog op dat de fiscus – in hoofde van de werkgever – de volledige aftrekbaarheid aanvaardt van deze vergoedingen. De aftrekbeperking voor restaurantkosten is met andere woorden niet van toepassing.

In het verleden werd de landenlijst regelmatig aangepast en gepubliceerd door het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Echter, sinds juli 2018 werd er geen landenlijst meer gepubliceerd. Hierin is nu verandering gekomen, want op 15 februari 2023 werd een nieuwe landenlijst met aangepaste bedragen gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

Hieronder vindt u een overzicht van de vergoedingen zoals die zijn vastgesteld voor onze belangrijkste handelspartners.