Ins en outs van referentieonderzoeken – Geschillenkamer 200/2025 van 28 november 2025 (Lydian)

Auteur: Isabel Plets (Lydian)

1. Referenties omtrent relevante ervaring en kwalificaties sollicitant zijn persoonsgegevens.

2. De doorgifte van referenties tijdens mondeling telefoongesprek is “verwerking” van persoonsgegevens.

3. De onderneming die informatie had meegedeeld aan derde, wist, of had moeten weten, dat meegedeelde informatie zou worden opgenomen in het rekruteringsdossier dat deze bijhoudt over de sollicitant. “Gelet op deze omstandigheden” is het mondeling verstrekken van referenties een verwerking van persoonsgegevens die onder de GDPR valt.

4. Rechtsgrond voor verzamelen van referentiegegevens?

Voor de potentiële werkgever

A. Toestemming kan

(a) als de sollicitant spontaan, zonder vraag vanuit de potentiële werkgever, in de CV uitdrukkelijk de referentiepersoon aanduidt met de bedoeling deze te contacteren

(b) mits ondertekening van een verklaring waarvan de draagwijdte duidelijk is en die minstens volgende elementen bevat:

• identiteit organisatie of personen die de toekomstige werkgever wil raadplegen
• aard opgevraagde gegevens
• redenen voor verzamelen van gegevens
• periode waarin de toestemming zal worden gebruikt + enkel als de potentiële werkgever in geen geval de verwachting wekt dat de kandidatuur ongunstig zal worden beoordeeld of niet in aanmerking zal komen wanneer hij geen toestemming verleent.

B. Gerechtvaardigd belang kan (mits voorafgaande informatie sollicitant):

• doel: raadpleging van werkgevers die eerder met de klager hebben samengewerkt vormen een betrouwbaar en evenwichtig beeld van functioneren in professionele context
• noodzakelijk: verifiëren van referenties is gangbaar en een redelijk middel voor werkgevers om inzicht te krijgen in de professionele vaardigheden van de sollicitant, op voorwaarde dat de verzamelde informatie niet bij de sollicitant zelf kan worden verkregen. De Geschillenkamer wijst erop dat informatie mogelijks niet op objectieve wijze bij de sollicitant kon worden verkregen, omdat deze duidelijk belang heeft bij een positieve voorstelling van zaken, zodat noodzakelijke onafhankelijkheid en verificatiemogelijkheid ontbreekt als de werkgever uitsluitend een beslissing moet nemen op basis van verklaringen van de sollicitant
• afweging: ok, want beperkt tot relevante, op de functie gerichte informatie, en is een redelijke verwachting dat voormalige werkgevers, die worden vermeld in de CV en expliciet worden aangehaald tijdens het sollicitatiegesprek, kunnen worden gecontacteerd voor het inwinnen of verifiëren van informatie.

Voor degene die informatie doorgeeft

Enkel mogelijk met toestemming van de betrokkene: kan de toestemming zijn van de sollicitant aan de potentiële werkgever, zoniet is afzonderlijke toestemming van betrokkene noodzakelijk.

Lees hier de Beslissing 200/2025 van 28 november 2025