Het verplicht intern reglement inzake private opsporingen binnen uw onderneming (Monard Law)

Auteurs: Charlotte Laloux, Sofie Dequae, Astrid Caporali & Bert Theeuwes (Monard Law)

Is uw onderneming klaar voor de deadline van 16 december 2026?

De Wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing (de “Wet Private Opsporing”) regelt private opsporingsactiviteiten die voor rekening van een werkgever worden uitgevoerd, ongeacht of deze worden toevertrouwd aan een externe onderneming voor private opsporing, worden uitgevoerd door een daartoe specifiek opgerichte interne opsporingsdienst dan wel, in bepaalde omstandigheden, worden uitgevoerd door medewerkers van de HR-afdeling van de werkgever.

Het heeft belangrijke wijzigingen ingevoerd in de regels die van toepassing zijn op private opsporingen met betrekking tot werknemers, waaronder de verplichting voor werkgevers om een intern reglement inzake private opsporingen op te stellen. Deze regeling moet uitdrukkelijk en transparant bepalen wanneer private opsporingen kunnen worden uitgevoerd en welke regels op dergelijke opsporingen van toepassing zijn.

Volgens het huidige wettelijke kader moeten werkgevers uiterlijk op 16 december 2026 over deze intern reglement beschikken. Er blijven echter vragen bestaan over de draagwijdte van deze verplichting, en momenteel worden mogelijke wetswijzigingen besproken.

1. Geldt deze verplichting ook voor opsporingen die worden uitgevoerd door uw HR-afdeling?

Ja, dat kan. Een opsporing valt niet buiten het toepassingsgebied van de Wet Private Opsporing louter omdat het door HR wordt uitgevoerd in plaats van door een gespecialiseerd opsporingsteam.

Wanneer HR bijvoorbeeld een vermoeden van fraude, diefstal of ander wangedrag van een werknemer onderzoekt door collega’s te interviewen, documenten te raadplegen of camerabeelden te bekijken, kunnen deze activiteiten kwalificeren als private opsporing.

De wet houdt specifiek rekening met onderzoeken die door HR worden uitgevoerd. HR-medewerkers die incidenten waarbij werknemers betrokken zijn onderzoeken, genieten bepaalde vrijstellingen van formele vereisten, waaronder de toelating- en identificatiekaartvereisten. Deze vrijstellingen betekenen echter niet dat de overige vereisten van de wet automatisch buiten toepassing blijven, waaronder, indien van toepassing, de verplichting om over een intern reglement te beschikken.

Tegelijkertijd vormt niet elke HR-activiteit een private opsporing. Routinematige HR-activiteiten vallen buiten het toepassingsgebied van de wet wanneer zij niet beantwoorden aan de wettelijke definitie van private opsporing of onder een van de wettelijke uitsluitingen vallen.

Onze aanbeveling: Werkgevers van wie de HR-teams mogelijks opsporingen uitvoeren naar wangedrag van werknemers, moeten er daarom voor zorgen dat het vereiste intern reglement is ingevoerd.

2. Wat moet uw interne reglement in de praktijk bevatten?

Hoewel de Wet Private Opsporing werkgevers flexibiliteit laat wat betreft de vorm en inhoud van hun interne reglement, vereist zij wel dat daarin uitdrukkelijk en transparant wordt voorzien in de mogelijkheid om private opsporingen uit te voeren en in de regels die daarop van toepassing zijn.

Met dit in gedachten raden wij werkgevers aan om in elk geval de volgende punten op te nemen:

• Wanneer opsporingen mogen worden uitgevoerd: bijvoorbeeld in gevallen van vermoedelijke fraude, diefstal, belangenconflicten of ernstig wangedrag.
• Wie opsoringen mag uitvoeren: bijvoorbeeld een specifieke interne dienst voor private opsporingen of een externe onderneming voor private opsporingen.
• Welke onderzoeksmethoden mogen worden gebruikt: waaronder interviews, het nazien van relevante documenten of het onderzoeken van camerabeelden, met inachtneming van de toepasselijke wettelijke vereisten.
• Welke waarborgen van toepassing zijn: in het bijzonder de rechten van werknemers en de vereisten inzake privacy, vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.
• Welke gevolgen kunnen volgen: waaronder mogelijke disciplinaire maatregelen of ontslag.

Het niet invoeren van het vereiste intern reglement kan ernstige gevolgen hebben. De verplichting is immers voorgeschreven op straffe van nietigheid, waardoor de geldigheid van een opsporing en het gebruik van de bevindingen ervan in het gedrang kunnen komen, met name in het kader van een disciplinaire procedure of een ontslag.

In beginsel kunnen werkgevers deze regeling eenzijdig invoeren in de vorm van een interne beleidsregel, zonder deze noodzakelijkerwijs op te nemen in het arbeidsreglement of in een collectieve arbeidsovereenkomst. De wet vereist geen formeel akkoord met de werknemersvertegenwoordigingsorganen over het reglement. Niettemin kunnen de gebruikelijke informatie- en raadplegingsverplichtingen binnen de bestaande structuren van het sociaal overleg van toepassing zijn.

Werkgevers dienen er bovendien voor te zorgen dat werknemers op passende wijze over deze regeling worden geïnformeerd en dat zij bewijs van deze communicatie bewaren, bijvoorbeeld via een ontvangstbevestiging of een e-mail aan het personeel.

3. Wanneer moet uw interne reglement zijn ingevoerd?

Volgens de huidige stand van de wetgeving moeten werkgevers uiterlijk op 16 december 2026 over hun interne reglement beschikken. In tegenstelling tot de overige toepasselijke bepalingen van de Wet Private Opsporing, die reeds sinds 16 december 2024 van kracht zijn, werd voor deze verplichting voorzien in een overgangsperiode van twee jaar.

Momenteel worden echter wetswijzigingen besproken naar aanleiding van bezorgdheden van werkgevers over de praktische toepassing van de Wet Private Opsporing. Dergelijke wijzigingen zouden met name het onderscheid tussen private opsporingen en gewone HR-activiteiten kunnen verduidelijken en de termijn voor de invoering van de interne regeling kunnen verlengen.

Voorlopig blijft de deadline van 16 december 2026 evenwel van toepassing. Werkgevers doen er daarom goed aan hun intern reglement verder voor te bereiden in plaats van te wachten op mogelijke wetswijzigingen. Wanneer het intern reglement reeds bestaat vóór zich een incident voordoet, kan dit bovendien helpen om vertragingen te vermijden wanneer een onderzoek noodzakelijk blijkt.

Bron: Monard Law