Het belang van een goede dossieropbouw in personeelszaken (Stappers Advocaten)

Auteur: Hayat Boujdaini (Stappers Advocaten)

Publicatiedatum: 19/12/2019

Waarom is een goede dossieropbouw in personeelszaken van belang?

Het arbeidsrecht en het ontslagrecht in het bijzonder zijn de laatste jaren veel geëvolueerd (o.m. door de invoering van het eenheidsstatuut, cao nr. 109 en het recht voor de werknemer om de concrete ontslagmotieven te kennen, …). Dit heeft een belangrijke invloed gehad op de ontslagvrijheid van de Belgische werkgever.

De werkgever heeft steeds een grote ontslagvrijheid gekend, een zo goed als absolute ontslagmacht met daarbij natuurlijk wel eventuele financiële repercussies. Dit is echter de laatste jaren geëvolueerd naar een ontslagvrijheid- en macht met verantwoordingsplicht.

Deze evolutie vergt een cultuurwijziging in de bedrijven. Werkgevers zullen zich meer moeten richten op een traceerbare communicatie met de werknemers. Het volstaat niet meer te denken dat het probleem wel zal opgelost worden op het moment dat het zich voordoet. Het is belangrijk om te anticiperen op het moment waarop de werkgever zich moet verantwoorden.

Hierdoor is dossieropbouw echt nodig.

Wanneer is een goede dossieropbouw van belang?

De belangrijkste fase van de arbeidsrelatie waarin de werkgever zich zal moeten verantwoorden (en waarin dossieropbouw dus van belang is), is bij de beëindiging ervan. Het is in deze fase dat de verantwoordingsplicht in de praktijk het meest aan bod komt en het vaakst aanleiding zal geven tot discussies met de werknemer.

Bij de beëindiging van de arbeidsrelatie kunnen in het bijzonder vier situaties onderscheiden worden waarbij de werkgever zich zal moeten verantwoorden bij de beslissing die hij heeft genomen.

Ten eerste in de situatie waarin de werknemer om de concrete ontslagredenen vraagt aan de werkgever.

De werkgever is verplicht op dit verzoek in te gaan en dus de concrete ontslagredenen mee te delen. Indien de werkgever dit niet doet, is hij een boete van 2 weken loon verschuldigd. Het is dus belangrijk om tijdig op het verzoek van de werknemer te reageren op basis van het dossier dat voorhanden is, zodat de opgeworpen redenen ook effectief kunnen aangetoond worden bij verdere discussie. Daarnaast zal de werknemer een schadevergoeding van 3 tot 17 weken loon kunnen vorderen wegens kennelijk onredelijk ontslag indien het ontslag geen verband houdt met het gedrag en/of de geschiktheid van de werknemer of de noodwendigheden inzake de werking van de onderneming en een redelijke werkgever niet tot ontslag zou zijn overgegaan. Als een dergelijke procedure aanhangig wordt gemaakt voor de arbeidsrechtbank, zal het voor de werkgever van belang zijn de opgeworpen ontslagredenen te kunnen aantonen op basis van het dossier, en te kunnen aantonen dat het ontslag niet kennelijk onredelijk is.

Ten tweede zal de verantwoordingsplicht van de werkgever van belang zijn bij een ontslag om dringende reden.

Zoals geweten is het aan de partij, doorgaans de werkgever, die de dringende reden inroept om de dringende reden aan te tonen. Hierbij zal een goede dossieropbouw niet enkel van belang zijn om de directe aanleiding van het ontslag en de tijdigheid ervan te kunnen aantonen, maar ook om voorgaande feiten – waarvan het interessant kan zijn deze te vermelden in de kennisgeving – aan te tonen. Ook voorgaande feiten kunnen immers ingeroepen worden om de zwaarwichtigheid van een ontslag om dringende reden te kunnen bewijzen.

Ten derde zal een goede dossieropbouw van belang zijn indien de werkgever een werknemer wenst te ontslaan die een relatieve ontslagbescherming geniet.

Bv. werknemers die educatief verlof hebben opgenomen, ouderschapsverlof genieten, tijdskrediet hebben opgenomen, een ‘pestklacht’ hebben ingediend… Deze werknemers mogen niet ontslagen worden omwille van de reden van bescherming. Zij kunnen wel steeds ontslagen worden om redenen vreemd aan de reden van bescherming. Hier zal dus een goed opgebouwd dossier van belang zijn, zodat deze reden aangetoond kan worden.

Ten slotte zal de verantwoordingsplicht van de werkgever ook spelen wanneer de werknemer inroept dat het ontslag discriminatoir is.

Dat het ontslag bv. enkel en alleen heeft plaatsgevonden omwille van de leeftijd, gezondheidstoestand,… van de werknemer. Het is dan in eerste instantie aan de werknemer om feiten aan te tonen die het bestaan van een discriminatie kunnen doen vermoeden. Pas als de werknemer daarin slaagt, zal het aan de werkgever zijn om dat vermoeden te weerleggen. Het is echter steeds aangewezen – of de werknemer er nu in slaagt om het vermoeden te activeren of niet – om de niet-discriminatoire reden van het ontslag te kunnen aantonen. De werkgever zal moeten kunnen verantwoorden waarom het ontslag heeft plaatsgevonden, en waarom het ontslag niet discriminatoir was. Hierbij zal uiteraard wederom een goed opgebouwd dossier van cruciaal belang zijn.

Er zijn natuurlijk financiële risico’s verbonden aan het niet kunnen verantwoorden van de beslissing tot beëindiging van de arbeidsrelatie. Het zal daarbij ofwel om betaling van een opzeggingsvergoeding t.b.v. de wettelijke opzeggingstermijn in geval van een niet (goed) gemotiveerd ontslag om dringende reden en/of een schadevergoeding van 3 tot 17 weken loon in geval van kennelijk onredelijk ontslag, of 3 tot 6 maanden loon indien een ontslagbescherming werd geschonden of indien er sprake is van discriminatie.

Hoe moet een goed dossier opgebouwd worden?

Er zijn verschillende praktische tips die kunnen helpen bij een goede dossieropbouw, maar de belangrijkste tip is: zorg voor een schriftelijk spoor en denk daarbij out of the box. Een personeelsdossier moet dus niet enkel bestaan uit (aangetekende) brieven, maar kan ook bestaan uit interne briefwisseling (bv. tussen de leidinggevende en de HR-manager), gespreksverslagen etc.

Lees hier het originele artikel