Grensoverschrijdend telewerk in de EER en Zwitserland: toepasselijke socialezekerheidswetgeving – Nieuw Kaderakkoord (Claeys & Engels)

Auteur: Claeys & Engels

Als gevolg van de COVID-maatregelen konden veel werknemers plotseling niet meer op de bedrijfslocatie van de werkgever werken en waren ze verplicht om thuis te werken. Om te vermijden dat grensarbeiders hun sociale zekerheid moesten wijzigen als ze 25% in hun woonstaat werken, pasten de Europese autoriteiten “no impact” socialezekerheidsmaatregelen toe die vandaag, 30 juni 2023, aflopen. De Administratieve Commissie heeft echter een nieuw Kaderakkoord goedgekeurd dat op 1 juli 2023 in werking treedt. Onder bepaalde voorwaarden zullen grensarbeiders tot 49,99% kunnen telewerken in hun woonstaat, terwijl zij onderworpen blijven aan het socialezekerheidsstelsel van de lidstaat waar de maatschappelijke zetel van hun werkgever gevestigd is.

Verordening 883/2004

Het Europese basisprincipe (Verordening 883/2004) is dat er slechts één socialezekerheidsstelsel van toepassing kan zijn (dat van de werkstaat). In het geval van gelijktijdige tewerkstelling in meer dan één Lidstaat valt de werknemer onder de sociale zekerheid van de woonstaat als hij of zij daar minstens 25% van de arbeidstijd werkt. Als een grensarbeider bijvoorbeeld 25% of meer thuis werkt, valt hij of zij onder de sociale zekerheid van de woonstaat.

Tijdens en na de COVID-periode, werden maatregelen genomen om deze telewerkdagen te neutraliseren, zodat de Lidstaat waar de maatschappelijke zetel van de werkgever gevestigd is van toepassing zou blijven, maar aan deze maatregelen komt nu een einde en er was een meer structurele oplossing nodig.

Nieuw Kaderakkoord

De Administratieve Commissie heeft een nieuw Kaderakkoord goedgekeurd dat het sluiten van individuele afwijkingen tussen de ondertekenende staten zal vergemakkelijken en dat op 1 juli 2023 in werking treedt.

Dit Kaderakkoord is van toepassing op werknemers die onder het socialezekerheidsstelsel van de woonstaat zouden vallen als gevolg van gewoonlijk grensoverschrijdend telewerk volgens de 25%-regel en die in dienst zijn van een of meer werkgevers die hun maatschappelijke zetel in een andere ondertekende staat hebben.

Grensoverschrijdend telewerk wordt in het Kaderakkoord als volgt gedefinieerd: “een activiteit die kan worden uitgevoerd vanaf elke locatie en die zou kunnen worden uitgevoerd in de lokalen of de vestiging van de werkgever en

1. wordt uitgevoerd in een andere Lidstaat of Lidstaten dan die waar de bedrijfsruimten of de vestiging van de werkgever zich bevinden; en
2. gebaseerd is op informatietechnologie om verbonden te blijven zowel met de werkomgeving van de werkgever of de onderneming als met belanghebbenden/klanten om de door de werkgever of klanten, ingeval van zelfstandigen, aan de werknemer opgedragen taken te vervullen” (vrije vertaling)

Het Kaderakkoord voorziet in een opt-in systeem waarbij werknemers die gewoonlijk voor minder dan 50% van hun totale arbeidstijd grensoverschrijdend telewerken in hun woonstaat en die voor de rest van hun arbeidstijd op de maatschappelijke zetel van de werkgever in een andere Lidstaat werken, ervoor kunnen kiezen om onder het socialezekerheidsstelsel van de staat van de maatschappelijke zetel van hun werkgever te blijven vallen. Een aanvraag moet worden ingediend door de werkgever (op basis van een formele of informele overeenkomst tussen de werkgever en de werknemer). Een dergelijk verzoek kan worden ingediend voor een periode van maximaal 1 tot 3 jaar (afhankelijk van de lokale praktijken; in België slechts voor 1 jaar), met mogelijke verlengingen.

Er gelden echter een aantal voorwaarden:

1. Zowel de Lidstaat waar de werknemer woont als de Lidstaat waar de werkgever gevestigd is, moeten het Kaderakkoord hebben ondertekend. Tot nu toe hebben de volgende landen het nieuw Kaderakkoord ondertekend: België, Nederland, Luxemburg, Duitsland, Finland, Noorwegen, Oostenrijk, Zwitserland, Liechtenstein, Tsjechië, Slowakije en Portugal.
2. Het is alleen van toepassing op grensoverschrijdend telewerk in de woonstaat.
3. De werknemer mag niet gewoonlijk andere activiteiten verrichten in de woonstaat of gewoonlijk werken in een andere staat dan de woonstaat of de staat van de maatschappelijke zetel van de werkgever.
4. Het is niet van toepassing op zelfstandigen.[1]

In principe kunnen aanvragen met terugwerkende kracht tot maximaal drie maanden worden ingediend. Bij wijze van uitzondering kunnen de eerste verzoeken echter worden ingediend tot en met 30 juni 2024 en met terugwerkende kracht worden toegepast tot maximaal 12 maanden (maar niet voor 1 juli 2023), op voorwaarde dat de socialezekerheidsbijdragen werden betaald in de staat van de maatschappelijke zetel van de werkgever.

Aandachtspunt

Het is aangeraden om met werknemers die in een andere lidstaat wonen dan de maatschappelijke zetel van de werkgever duidelijke afspraken te maken over telewerk en de nodige bepalingen hierover op te nemen in uw Telewerk Policy en de arbeidsovereenkomst. Daarbij is het aanbevolen dat de werkgever nauwkeurig bijhoudt hoeveel dagen de werknemer in het buitenland (tele)werkt en welke andere activiteiten de werknemer daarnaast verricht.

[1] Hoewel zelfstandigen worden opgenomen in de definitie van grensoverschrijdend telewerk, worden zij uitgesloten van de voorwaarden om van de nieuwe regel gebruik te maken.

Bron: Claeys & Engels