GDPR, wat doe je met de persoonsgegevens van een sollicitant? (Ubora)

Auteur: Rolf Vermeulen (Ubora)

Publicatiedatum: 2020

Bij het bijhouden, verwerken en bewaren van persoonsgegevens van sollicitanten dien je op drie punten te letten: welke gegevens worden verwerkt? Hoe lang bewaar je de data? Hoe informeer je de sollicitant?

WELKE GEGEVENS MAG JE VERWERKEN

De GDPR-regelgeving bepaalt dat je niet meer persoonsgegevens mag verwerken als strikt noodzakelijk voor de verwerking, in dit geval selectie en rekrutering. Je moet je dus afvragen welke gegevens je van de sollicitant nodig hebt, afhankelijk van de betrokken vacature en van de fase in het selectieproces. Gegevens over het gezin kunnen nodig zijn in functie van de loonadministratie na aanwerving, maar zijn waarschijnlijk niet relevant voor de selectie.

HOE LANG BEWAAR JE GEGEVENS OVER SOLLICITANTEN

Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor de gegevens werden verzameld, dat is een basisprincipe binnen de GDPR.

Anders dan een aantal verplichte bewaartermijnen die de wetgever oplegt op HR-vlak aan de werkgevers, werd er niets bepaald met betrekking tot de informatie over sollicitanten. Iedere werkgever zal dus zelf dienen te bepalen welke bewaartermijn proportioneel is voor iedere concrete situatie tijdens de selectieprocedure, zoals bij de kandidaatstelling voor een specifieke vacature, bij het aanleggen van een werfreserve, bij een spontane sollicitatie.

Het zal duidelijk zijn dat lange bewaartermijnen, bijvoorbeeld 5 jaar en langer, een goede motivatie vraagt. Denk hierbij goed na wanneer je de selectieprocedure voor een welbepaalde functie start en zelfs voor het aanleggen van een werfreserve. Stel dat u een werfreserve aanlegt voor een zeer gespecialiseerde functie waarvoor weinig kandidaten voor handen zijn, dan kan een bewaartermijn van bijvoorbeeld 5 jaar wel aanvaardbaar zijn. Maar nogmaals, denk goed na over jouw motivatie.

DE SOLLICITANT INFORMEREN

Kandidaten moeten weten waarom je hun gegevens vraagt, wat je met die info doet en hoelang je die bijhoudt. Zo voldoe je aan de informatieplicht onder de GDPR. Je bent verplicht om je sollicitant van tevoren te laten weten welke persoonsgegevens je van hem verwerkt ofwel verzamelt. Je vermeldt ook het doel of de reden waarvoor je de gegevens verwerkt, en de bewaartermijn van de gegevens. Je kan dit best schriftelijk doen voorafgaand aan het eerste sollicitatiegesprek.

Je kan de sollicitant ook een document laten ondertekenen waarmee hij of zij toestemming geeft dat zijn gegevens zullen worden gebruikt in het kader van de sollicitatieprocedure. Hoewel toestemming van de sollicitant in dit geval ook een wettelijke grond oplevert voor verwerking, is die grond in dit geval niet sterk vanwege de afhankelijkheidsrelatie tussen sollicitant en werkgever.

Lees hier het originele artikel