Elektronische controlekaart voor tijdelijke werkloosheid (Commit Advocaten)

Auteur: Vera Balachov (Commit Advocaten)

Sinds 1 september 2023 kunnen werknemers die tijdelijk werkloos worden gesteld een elektronische controlekaart invullen. Als de werknemer de elektronische controlekaart gebruikt, moet de werkgever geen papieren controlekaart meer afleveren. De invoering van de elektronische controlekaart zal (hopelijk) voor heel wat minder papierwerk zorgen!

Wat?

Elke werknemer die tijdelijk werkloos wordt gesteld moet, vanaf de eerste effectieve werkloosheidsdag van elke maand, in het bezit zijn van een genummerde controlekaart C3.2A. Voor de werknemers uit de bouwsector geldt die verplichting vanaf de eerste dag van de maand, ongeacht of er een beroep op tijdelijke werkloosheid wordt gedaan.

Sinds augustus 2016 is er een juridisch kader om bij tijdelijke werkloosheid een elektronische versie van de controlekaart te gebruiken. Er werd een elektronische toepassing ontwikkeld die sinds 1 mei 2018 wordt gebruikt door een aantal pilootbedrijven. Sinds 1 september 2023 kunnen alle werknemers die tijdelijk werkloos worden gesteld het elektronische systeem gebruiken.

Het gebruik van de elektronische controlekaart stelt de werkgever vrij van de verplichting om voor een werknemer nog papieren controlekaarten C3.2A af te leveren en ze zo nodig in te schrijven in het validatieboek.

Voorwaarden

Het gebruik van de elektronische controlekaart is enkel mogelijk:

• ofwel als dat op ondernemingsvlak is voorzien in een cao of in het arbeidsreglement. In dat geval moeten alle werknemers verplicht de elektronische controlekaart gebruiken. De werkgever moet deze regeling meedelen aan het RVA-kantoor waar de maatschappelijke zetel van de onderneming gevestigd is;

• ofwel op basis van een wederzijds akkoord tussen de werkgever en de werknemer. In dat geval zullen enkel de werknemers die daarover een wederzijds akkoord hebben met de werkgever de elektronische controlekaart gebruiken. De andere werknemers gebruiken dan verder de papieren controlekaart C3.2A, afgeleverd door de werkgever.

Praktisch

De werknemer heeft twee mogelijkheden om de controlekaart eC3.2 in te vullen:

• via de website van de sociale zekerheid

• via een app (eC32) die beschikbaar is voor de smartphone.

De werknemer kan zich inloggen via itsme of via eID. Aangezien de ontwikkelde elektronische toepassing al sinds 1 mei 2018 wordt gebruikt door een aantal pilootbedrijven zou het ‘nieuwe’ systeem normaal gezien meteen goed moeten werken.

Het gebruik van de elektronische controlekaart is enkel mogelijk als de werknemer gekend is bij een uitbetalingsinstelling (de overheidsinstelling HVW of een van de uitbetalingsinstellingen verbonden met een vakbond).

Om de elektronische controlekaart te kunnen gebruiken moet de werknemer ook een verklaring op eer afleggen waarin hij zich akkoord verklaart om vanaf de lopende of vanaf de volgende maand (en verder in de toekomst) enkel nog elektronisch te werken. Dat akkoord wordt overgemaakt aan de uitbetalingsinstelling en de RVA, zodat de RVA op de hoogte is dat de werknemer vanaf de aangegeven maand enkel de elektronische toepassing gebruikt.

Wat als de werknemer de elektronische kaart niet meer kan/wil gebruiken?

Als de werknemer tijdelijk niet meer kan inloggen omdat zijn itsme-account is geblokkeerd of hij zijn smartphone heeft verloren kan hij een tijdelijke herroeping vragen van de verbintenis om de elektronische controlekaart te gebruiken.

Wanneer de werknemer voor onbepaalde duur geen elektronische controlekaart eC3.2 meer wil of kan gebruiken, moet hij een definitieve herroeping aanvragen.

De werknemer moet daarvoor via zijn uitbetalingsinstelling bij de RVA een formulier C3E-herroeping indienen waarop hij de reden vermeldt waarom hij de elektronische controlekaart tijdelijk of definitief niet kan gebruiken.

Wat als de werknemer de elektronische toepassing wil gebruiken en de werkgever niet?

De elektronische toepassing is niet toegankelijk voor de werkgever. De werkgever krijgt via de eBox wel iedere maand een lijst van alle werknemers die in de elektronische toepassing aangeduid hebben de elektronische controlekaart te willen gebruiken:

• Als de werkgever akkoord gaat om de elektronische controlekaart voor de werknemers vermeld op de lijst te gebruiken, dan hoeft hij niets te doen (de werkgever moet geen papieren controlekaarten C3.2A meer afleveren en ze ook niet meer inschrijven in het validatieboek);

• Als de werkgever zich verzet tegen het gebruik van de elektronische controlekaart door één of meerdere werknemers op de lijst, dan moet hij de RVA daarvan via het contactformulier op de website van de RVA verwittigen en vanaf de volgende maand aan die werknemer(s) papieren controlekaarten C3.2A afleveren en ze, indien nodig, inschrijven in het validatieboek

De werknemer wordt in het laatste geval door de RVA schriftelijk in kennis gesteld van het feit dat de werkgever zich verzet heeft tegen het gebruik van de elektronische controlekaart en dat hij vanaf de maand volgend op de ontvangst van het bericht van de werkgever door de RVA opnieuw in het bezit moet zijn van papieren controlekaarten C3.2A, afgeleverd door de werkgever.

Bron: Commit Advocaten