Eind december: overdracht van wettelijke vakantiedagen? (Partena)

Auteur: Annelies Verplancke (Partena)

In principe is het niet toegestaan om wettelijke vakantiedagen over te dragen naar een volgend kalenderjaar. Sinds vorig jaar is dit evenwel in uitzonderlijke situaties mogelijk. Werknemers die zich op het einde van het jaar in de onmogelijkheid bevinden om hun resterend saldo wettelijke vakantiedagen op te nemen door welbepaalde schorsingen van hun arbeidsovereenkomst, zoals ziekte of bevallingsrust, kunnen deze wettelijke vakantiedagen overdragen naar de volgende twee kalenderjaren. 
De RSZ gaf recent nog enkele verduidelijkingen over de RSZ-bijdragen op het enkel vakantiegeld van bedienden in deze context. 
We zetten hieronder nog eens alles op een rijtje wat je hierover moet weten.

Onmogelijk om alle wettelijke vakantiedagen op te nemen wegens bepaalde schorsingen

Algemeen principe: overdracht wettelijke vakantiedagen is verboden

De wettelijke vakantiedagen moeten worden toegekend vóór 31 december van het vakantiejaar. Het is in beginsel verboden om de wettelijke vakantiedagen die niet werden opgenomen in het vakantiejaar over te dragen naar het volgende jaar. Werkgevers riskeren zelfs sancties als zij de wettelijke vakantie niet of niet tijdig zouden toekennen. Tip: spoor je werknemers schriftelijk aan om hun vakantiedagen tijdig op te nemen.

Uitzondering: onmogelijkheid wegens bepaalde schorsingen

Sinds vorig jaar gelden er nieuwe regels over het uitstellen en eventueel overdragen van wettelijke vakantiedagen in bepaalde situaties. 

Overdracht van wettelijke vakantiedagen naar de volgende twee kalenderjaren (24 maanden) kan indien de werknemer zich op het einde van het vakantiejaar in de onmogelijkheid bevindt om zijn vakantie op te nemen (= overmacht) wegens één of meerdere van de hieronder opgesomde schorsingen van de arbeidsovereenkomst: 

• arbeidsongeval of beroepsziekte;
• ongeval of ziekte van gemeen recht;
• moederschapsrust;
• omgezette moederschapsrust (voor de vader of meemoeder);
• profylactisch verlof (stopzetting van de arbeid ingevolge een profylactische maatregel wanneer de werknemer in contact is gekomen met iemand die aangetast is door een besmettelijke ziekte);
• geboorteverlof;
• adoptieverlof;
• pleegzorgverlof;
• pleegouderverlof.

Voorbeeld: Een werknemer wordt op 10 oktober 2025 arbeidsongeschikt en is hierdoor gedurende 4 maanden afwezig. Op 10 oktober 2025 had hij nog een saldo van 5 wettelijke vakantiedagen die hij dit jaar nog moest opnemen. Deze 5 dagen zullen op 31 december 2025 worden overgedragen gedurende 24 maanden en kunnen dus door deze werknemer worden opgenomen in de periode van 1 januari 2026 tot en met 31 december 2027.

Let wel, het begrip “in de onmogelijkheid verkeren” moet strikt worden geïnterpreteerd. Alle vakantiedagen die jouw werknemer nog kan opnemen, moet hij ook opnemen, zoniet is hij ze kwijt.

Voorbeeld: een werknemer is een half jaar ziek en hervat het werk op maandag 29 december 2025. Op dat moment heeft hij nog 20 wettelijke vakantiedagen staan. De werknemer moet dan eigenlijk op 29, 30 en 31 december 2025 vakantie nemen. Hij kan slechts 17 wettelijke vakantiedagen overdragen.

Tijdstip van beoordeling

De onmogelijkheid om de wettelijke vakantiedagen te kunnen opnemen (wegens één of meerdere van de hierboven vermelde schorsingen) moet worden geëvalueerd op 31 december van het vakantiejaar.

Opgelet: het is niet omdat een werknemer in de loop van het jaar ziek werd tijdens zijn geplande (zomer)vakantie, dat hij op het einde van het jaar automatisch vakantiedagen zal kunnen overdragen! Vakantiedagen die niet konden worden opgenomen tijdens een geplande vakantieperiode wegens bepaalde gebeurtenissen tijdens deze vakantieperiode, moeten immers terug ingepland en opgenomen worden vóór het einde van het jaar, dus ten laatste op 31 december. 

Voorbeeld: Een werknemer had 3 weken jaarlijkse vakantie gepland van 7 juli 2025 tot en met 27 juli 2025. Hij werd evenwel ziek van maandag 14 juli 2025 tot en met vrijdag 18 juli 2025 en staafde dit met een medisch attest. Deze dagen werden omgezet in dagen arbeidsongeschiktheid (met in principe recht op gewaarborgd loon). De werknemer kan de 5 niet-opgenomen vakantiedagen later in het jaar terug inplannen en opnemen, en dit uiterlijk tegen 31 december 2025!

Modaliteiten van de overdracht

Twee principes zijn essentieel bij deze overdracht:

1. Het loon voor de overgedragen vakantiedagen wordt voorafgaandelijk betaald in het vakantiejaar waarin de vakantie niet werd opgenomen. Wanneer de werknemer de overgedragen vakantiedagen opneemt tijdens de periode van 24 maanden, zijn deze onbetaald.
2. De overgedragen vakantiedagen kunnen worden opgenomen bij de werkgever bij wie de vakantiedagen werden overgedragen, maar ook bij een eventuele volgende werkgever tijdens de periode van overdracht (24 maanden).

Bedienden

Voor bedienden betaal je als werkgever het enkel vakantiegeld voor de overgedragen vakantiedagen (ten laatste) op 31 december van het vakantiejaar op basis van het loon van de maand december (+ mocht dit nog niet gebeurd zijn, het dubbel vakantiegeld). De overgedragen vakantiedagen worden bij uitdiensttreding vermeld op het vakantieattest indien de bediende uit dienst gaat binnen de periode van overdracht (24 maanden).

Op het enkel vakantiegeld voor de overgedragen vakantiedagen zijn de normale sociale zekerheidsbijdragen verschuldigd. De eventuele gevolgen van de uitbetaling van dit enkel vakantiegeld bij overdracht van vakantiedagen op de werkbonus, structurele vermindering en doelgroepverminderingen worden vanaf dit jaar geneutraliseerd.

Arbeiders

Voor arbeiders werd het loon voor alle vakantiedagen van het vakantiejaar, dus met inbegrip van de eventuele op het einde van het jaar over te dragen vakantiedagen, reeds betaald door het vakantiefonds/RJV met de vakantiecheque (normaal tussen 2 mei en 30 juni van het vakantiejaar). Ook een arbeider kan dit (onbetaald) opnemen bij zijn nieuwe werkgever indien hij in de periode van overdracht van werk verandert. Voorlopig vermeldt de RJV het aantal overgedragen vakantiedagen echter nog niet op de vakantierekening (‘vakantieattest’ voor arbeiders).

Overmacht wegens andere redenen zonder overdracht

Wanneer een bediende op het einde van het jaar in de onmogelijkheid verkeert om zijn saldo van wettelijke vakantiedagen op te nemen wegens een andere situatie van overmacht die hierboven niet wordt opgesomd, ontvangt de bediende (zoals vroeger) wel het verschuldigde vakantiegeld, maar kan hij deze  vakantiedagen niet meer opnemen (vb. volledige werkverwijdering als maatregel van moederschapsbescherming die voortduurt tot het einde van het jaar, tijdelijke werkloosheid ingevolge overmacht wegens medische redenen, voltijdse thematische verloven…).

Opgelet: recente wetgeving bepaalt dat op dit enkel vakantiegeld steeds de gewone sociale zekerheidsbijdragen moeten worden betaald met ingang vanaf 1 december 2024. Wij vernemen evenwel dat de RSZ zou aanvaarden dat deze bijdragen slechts vanaf de saldi uitbetaald vanaf het 4de kwartaal 2025 geïnd moeten worden.

Wat betekent dit nu concreet voor jou?

Wij lichten hieronder de concrete gevolgen van deze maatregel toe in een 6-tal punten:

• Controleer nu of je werknemers hebt die geplande vakantiedagen doorheen het jaar niet hebben kunnen opnemen wegens welbepaalde schorsingen (die inmiddels zijn afgelopen). Spoor hen indien mogelijk schriftelijk aan om deze niet-opgenomen vakantiedagen zo snel mogelijk in te plannen voor het einde van het jaar. Nemen zij deze dagen niet op, zullen zij deze dagen kwijt zijn op het einde van het jaar.
• Op het einde van het jaar: controleer en communiceer ons in voorkomend geval het correcte aantal over te dragen wettelijke vakantiedagen. Voor bedienden zal het hieraan gekoppelde vakantiegeld moeten worden uitbetaald ten laatste op 31 december.
• Op het enkel vakantiegeld voor de overgedragen vakantiedagen zijn de normale sociale zekerheidsbijdragen verschuldigd. De eventuele gevolgen van de uitbetaling van dit enkel vakantiegeld bij overdracht van vakantiedagen op de werkbonus, structurele vermindering en doelgroepverminderingen worden vanaf dit jaar geneutraliseerd.
• De overgedragen vakantiedagen zullen in een aparte teller terechtkomen, en moeten binnen de 24 maanden (onbetaald) worden opgenomen, zoniet komen zij te vervallen.
• Vorig jaar werd het algemene cumulatieverbod in de ziektewetgeving opgeheven tussen periodes gedekt door vakantiegeld en mutualiteitsuitkeringen wegens arbeidsongeschiktheid en moederschapsrust. Dit cumulverbod bepaalde dat de mutualiteitsuitkeringen werden geweigerd voor de dagen wettelijke vakantie die de werknemer niet kon opnemen vóór het einde van het vakantiejaar. Gevolg: de Aangifte Sociaal Risico scenario 5 moet sinds vorig jaar niet meer gebeuren.
• Vanaf dit jaar zal een werknemer met overgedragen vakantiedagen, in totaal meer dan 4 weken wettelijke vakantie kunnen opnemen in een bepaald vakantiejaar. Een werknemer heeft steeds jouw akkoord nodig over het tijdstip waarop hij deze dagen wil opnemen, en dit volgens de in jouw bedrijf gangbare wijze.

Bron: Partena