Digital nomads: wat moeten werkgevers weten? (Partena)

Auteur: Wim Lavaerts (Partena)

Telewerk heeft de manier waarop bedrijven hun teams organiseren grondig veranderd. Vandaag willen steeds meer medewerkers vanuit het buitenland werken, soms enkele weken, soms voor een veel langere periode.

In die context is een profiel ontstaan dat niet meer weg te denken is: de digital nomad.

Achter deze aantrekkelijke term schuilen echter belangrijke juridische, fiscale en payrollgevolgen voor werkgevers. Voor je dit soort situaties toestaat of actief aanbiedt, is het essentieel om goed te begrijpen wat erbij komt kijken.

Wat is een digital nomad?

Een digital nomad is een werknemer die zijn professionele activiteiten vanop afstand uitvoert terwijl hij in het buitenland woont of reist. Dankzij digitale tools kan hij werken vanuit een ander land dan waar zijn werkgever gevestigd is, soms tijdelijk en soms voor langere periodes.

In tegenstelling tot expats of impats wordt een digital nomad meestal niet door zijn werkgever naar het buitenland gestuurd. Vaak gaat het om een persoonlijk initiatief: de medewerker wil vanuit een ander land werken terwijl hij zijn functie, taken en arbeidsovereenkomst behoudt.

Deze manier van werken is de voorbije jaren sterk toegenomen, onder meer door de brede invoering van telewerk en de groeiende vraag naar flexibiliteit en work-life balance.

Digital nomad, expat of impat: wat is het verschil?

Hoewel deze situaties op elkaar kunnen lijken, verschillen ze fundamenteel van elkaar.

Een expat wordt doorgaans door zijn werkgever naar het buitenland gestuurd binnen een duidelijk omlijnd kader, met een aangepast contract, mobiliteitspolitiek en payrollstructuur.

Een impat is een medewerker die vanuit het buitenland naar het land van de werkgever komt werken.

In beide gevallen wordt de internationale mobiliteit georganiseerd en omkaderd door de werkgever, met duidelijke sociale, fiscale en contractuele afspraken.

Bij digital nomads bevindt de situatie zich vaak in een grijze zone. De medewerker behoudt meestal een contract in het thuisland, terwijl hij vanuit het buitenland werkt zonder dat alle juridische, fiscale en sociale gevolgen vooraf volledig zijn geanalyseerd.

En precies daar ontstaan de grootste risico’s.

Waarom stelt het statuut van digital nomad werkgevers voor uitdagingen?

Een medewerker toestaan om vanuit het buitenland te werken, is veel meer dan een HR- of managementbeslissing. Het kan belangrijke gevolgen hebben die vaak onderschat worden.

Op fiscaal vlak kan een langdurige aanwezigheid in een ander land leiden tot lokale fiscale verplichtingen, zowel voor de medewerker als voor de werkgever. In sommige gevallen kan de onderneming zelfs beschouwd worden als economisch aanwezig in dat land.

Ook op sociaal vlak gelden verschillende regels afhankelijk van het land en de duur van het verblijf. Zonder duidelijk kader kan de medewerker onvoldoende sociaal beschermd zijn en kan de werkgever in een situatie van non-compliance terechtkomen.

Daarnaast moeten ook contractuele en administratieve aspecten bekeken worden. Laat de arbeidsovereenkomst werken vanuit het buitenland toe? Zijn addenda nodig? Moeten vergunningen, visa of lokale meldingen geregeld worden?

Bovendien kunnen bepaalde lokale arbeidsrechtelijke regels automatisch van toepassing worden, zelfs wanneer de medewerker een Belgisch contract behoudt.

Ten slotte kan ook payroll snel complex worden. Zodra loon, sociale bijdragen en aangiftes over meerdere landen verdeeld moeten worden, stijgt de administratieve complexiteit aanzienlijk.

Digital nomads: opportuniteit of risico?

Het fenomeen van digital nomads biedt bedrijven duidelijke opportuniteiten om talent aan te trekken en te behouden. Flexibiliteit en internationale mobiliteit worden steeds belangrijker voor medewerkers.

Maar zonder duidelijke afspraken kan die flexibiliteit snel omslaan in juridische, fiscale of sociale risico’s.

Daarom kiezen steeds meer bedrijven ervoor om een formeel beleid rond internationaal telewerk uit te werken, met duidelijke afspraken over:

• toegelaten landen,
• maximale verblijfsduur,
• sociale en fiscale voorwaarden,
• payroll- en rapporteringsregels.

Zo kunnen bedrijven flexibiliteit combineren met juridische zekerheid.

Hoe kan je dit correct organiseren?

De sleutel ligt in een gestructureerde aanpak. Elke situatie moet individueel beoordeeld worden, rekening houdend met:

• het land van verblijf,
• de duur van het verblijf,
• de aard van de activiteiten,
• de contractuele situatie,
• de sociale en fiscale impact.

Een voorafgaande analyse helpt om risico’s te beperken en duidelijke afspraken vast te leggen voor zowel werkgever als medewerker.

Bron: Partena