Diefstal, fraude of ongepast gedrag: hoe voert u een intern onderzoek uit sinds de nieuwe wet op de private opsporing? (Schoups)

Auteur: Schoups

Sinds de inwerkingtreding van de wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing (“WPO”) vallen interne onderzoeken uitgevoerd binnen bedrijven voortaan onder een veel meer gestructureerd wettelijk kader. Deze wet strekt er onder meer toe private onderzoeken te reguleren, de privacy van de betrokken personen te beschermen en de betrouwbaarheid van het verzamelde bewijsmateriaal te waarborgen.

In de praktijk kan een onderneming voortaan op drie manieren een onderzoek uitvoeren:

• door een beroep te doen op een externe, private onderzoeker die beschikt over een vergunning;
• via een erkende interne dienst voor private opsporing binnen de onderneming, d.w.z. elke dienst die door een natuurlijk of rechtspersoon ten eigen behoeve wordt georganiseerd voor het op structurele wijze uitoefenen van activiteiten van private opsporing of zich als dusdanig bekend maakt (bijvoorbeeld een fraudecel binnen een verzekeringsmaatschappij)
• intern, door de personeelsdienst in het kader van een incidentenonderzoek ten laste van een werknemer.

Om de gevolgen van deze nieuwe regelgeving concreet te begrijpen, stellen we ons voor dat u verantwoordelijk bent voor personeelszaken (HR) in de bouwsector. Uw onderneming beschikt niet over een erkende interne dienst. Uw team bestaat uit uzelf en een medewerker die verantwoordelijk is voor de loonadministratie. Als HR-verantwoordelijke moet u rapporteren aan de bestuurder, maar u beschikt niet over een mandaat om werknemers te waarschuwen of tot ontslagen over te gaan. Op 16 maart 2026 meldt een arbeider u dat hij op een bouwplaats heeft gezien hoe een collega materiaal van de onderneming heeft gestolen. De onderneming vraagt u als HR-medewerker om een onderzoek naar het incident in te stellen, zonder een beroep te doen op een externe private onderzoeker, en vervolgens verslag uit te brengen aan de bestuurder.

In dit soort situaties moeten verschillende regels uit de WPO worden geanalyseerd.

We zullen deze problematiek in 7 punten onderzoeken.

1. Is de wet op de private opsporing van toepassing?

De eerste vraag die u zich moet stellen is: valt het onderzoek dat u uitvoert onder de WPO?

Volgens artikel 3 van de WPO is er sprake van een privaat onderzoek wanneer cumulatief aan de volgende voorwaarden is voldaan:

1. de activiteit wordt uitgeoefend door een natuurlijke persoon;
2. de activiteit wordt uitgeoefend in opdracht van een opdrachtgever (bijvoorbeeld een werkgever);
3. met het doel inlichtingen te verzamelen over personen of feiten;
4. de activiteit heeft als doelstelling om de verzamelde inlichtingen te verschaffen aan de opdrachtgever om diens belangen in het kader van een effectief conflict of een mogelijk conflict te vrijwaren of om verdwenen personen of verloren of gestolen goederen op te sporen.

Bijgevolg valt elk lid van de personeelsdienst of elke leidinggevende die een onderzoek uitvoert naar mogelijke feiten (fraude, diefstal, verduistering, ongepast gedrag…) onder de WPO en moet als private onderzoeker worden aangemerkt.

Tenzij de private onderzoeker deel uitmaakt van de personeelsdienst die een onderzoek uitvoert naar een incident, zal hij bijgevolg vooraf moeten beschikken over een legitimatiekaart afgeleverd door de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken.

In ons voorbeeld: als HR-medewerker die zich beperkt tot het toepassen van het HR-beleid van de onderneming, en in het kader van een onderzoek naar een specifiek incident, hoeft u niet over een vergunning of een legitimatiekaart te beschikken. U moet in het kader van uw onderzoek echter wel alle andere vereisten naleven die in de nieuwe wet zijn vastgelegd (hieronder nader omschreven).

Aandachtspunt: activiteiten die worden uitgeoefend in het kader van wettelijke verplichtingen, zoals dewelke zijn toevertrouwd aan de preventieadviseur of die voortvloeien uit de wetgeving inzake klokkenluiders, vallen in principe niet onder de wet op de private opsporing. Voorzichtigheid is evenwel geboden: indien deze interventies het strikte kader van de wettelijke verplichtingen waarop ze zijn gebaseerd, overschrijden, zouden ze kunnen aangemerkt worden als activiteiten van private opsporing en bijgevolg onder het toepassingsgebied van de wet kunnen vallen.

2. Moet u beschikken over een intern reglement?

Wanneer een onderzoek betrekking heeft op een werknemer, schrijft de WPO voor dat de onderneming beschikt over een intern reglement dat de private opsporing regelt.

Dit reglement moet met name vermelden:

• in welke situaties onderzoeken mogen worden uitgevoerd,
• welke methoden mogen worden gebruikt,
• welke waarborgen er voor de werknemers bestaan.

In de praktijk kan dit reglement de vorm aannemen van een intern beleid (Policy), een ondernemings-CAO of worden opgenomen in het arbeidsreglement, op voorwaarde dat het schriftelijk wordt vastgelegd en ter kennis wordt gebracht van de werknemers. Het wordt aanbevolen om eerder gebruik te maken van een Policy en deze ter raadpleging voor te leggen aan de sociale organen, indien u die heeft.

Het ontbreken van een dergelijk reglement zal vanaf 16 december 2026 belangrijke gevolgen hebben voor de geldigheid van het onderzoek.

De wet bepaalt immers dat bepaalde bewijzen door de rechter geweerd kunnen worden of nietig kunnen worden verklaard wanneer een onderzoek met betrekking tot een werknemer tot stand kwam zonder het vereiste reglement.

Er is echter voorzien in een overgangsperiode om ondernemingen toe te laten hun interne procedures aan te passen. Ondernemingen zullen uiterlijk op 16 december 2026 volledig aan de voorschriften moeten voldoen.

In ons voorbeeld: vermits het onderzoek plaatsvindt in maart 2026, zou het ontbreken van een intern reglement niet tot enige sanctie mogen leiden, omdat de overgangsperiode loopt tot 16 december 2026. Vanaf 16 december 2026 zal – indien dit reglement niet bestaat – geen enkel onderzoek meer dat onder de wet op de private opsporing valt, kunnen worden uitgevoerd en zullen eventueel verzamelde bewijzen nietig kunnen worden verklaard.

3. Hoe wordt het onderzoek gestart?

Een onderzoek begint altijd met een aanwijzing, zoals een melding of de vaststelling van mogelijke onregelmatigheden. De werkgever moet vervolgens nagaan of er een “gerechtvaardigd belang” bestaat om een onderzoek te starten en of dit noodzakelijk en evenredig is.

Het voorwerp van het onderzoek, de informatiebronnen die geraadpleegd zullen worden en de persoon die belast is met het uitvoeren van het onderzoek moeten duidelijk gedefinieerd worden.

Als de private onderzoeker een werknemer van de werkgever is, moet deze een opdrachtenregister bijhouden, waarin de naam van de opdrachtgever (de werkgever), de nauwkeurige beschrijving van de opdracht, de datum waarop de onderzoeker met de opdracht is belast en de datum waarop de opdracht afloopt, worden vermeld.

De private onderzoeker moet vervolgens voor elke opdracht een onderzoeksdossier aanleggen, dat alle stukken en documenten van het onderzoek bevat, een chronologisch overzicht van alle opsporingshandelingen, de aangewende methoden en middelen, evenals de verantwoording van de keuze van deze middelen en methoden, de namen van de private onderzoekers, de door hen gemaakte nota’s en de gegevensdragers die informatie bevatten die op de private opsporing betrekking heeft.

In ons voorbeeld: de melding is afkomstig van een arbeider die beweert een collega materiaal van de onderneming te hebben zien stelen. Als HR-verantwoordelijke moet u eerst de geloofwaardigheid van de melding controleren en het voorwerp van het onderzoek definiëren, namelijk bepalen of er daadwerkelijk een diefstal gepleegd werd. Vervolgens moet u het starten van het onderzoek en de eerste stappen die zijn ondernomen documenteren, zodat u later het verloop van het onderzoek kunt aantonen.

4. Mag HR interviews afnemen?

In het kader van een onderzoek dat onder de WPO valt, mag de onderzoeker interviews afnemen om informatie te verzamelen die nuttig is voor het onderzoek.

Een gesprek mag echter alleen plaatsvinden met de vrije toestemming van de bevraagde persoon. Deze kan dus weigeren deel te nemen aan het gesprek of het op elk moment beëindigen.

Voorafgaand aan het interview moet de bevraagde persoon duidelijk worden ingelicht:

• over de reden van het gesprek en het gebruik van zijn of haar verklaring;
• over het feit dat hij/zij niet verplicht is op de vragen te antwoorden;
• over het feit dat hij/zij zich kan laten bijstaan door een persoon van zijn/haar keuze (dit hoeft niet noodzakelijkerwijs een vakbondsvertegenwoordiger te zijn);
•  over zijn/haar recht om het verslag van het gesprek na te lezen, te corrigeren en een afschrift ervan te ontvangen.

Er wordt aangeraden hiervoor een schriftelijk model te gebruiken om te kunnen bewijzen dat aan deze informatieplicht voldaan is.

De onderzoeker moet zich bovendien onthouden van elke druk of suggestie die de vrijheid van de verklaring zou kunnen aantasten.

Het opnemen van de gesprekken is enkel en alleen toegestaan met voorafgaande schriftelijke toestemming.  Als er geen opname wordt gemaakt, moet een gedetailleerd verslag van het gesprek worden opgesteld en ter ondertekening aan de werknemer worden voorgelegd.

In ons voorbeeld: als de werknemer weigert deel te nemen aan het interview of het verslag van het gesprek te ondertekenen, moet deze weigering in het onderzoeksdossier worden genoteerd. U kunt het onderzoek niettemin voortzetten en de werkgever kan besluiten de werknemer te sanctioneren op basis van andere rechtmatige bewijselementen.

5.  Hoe sluit u het onderzoek af?

De private onderzoeker verzamelt alle elementen van het onderzoek in het onderzoeksdossier (zie punt 3).

Na de laatste onderzoekshandeling moet de private onderzoeker binnen de maand een schriftelijk onderzoeksrapport opstellen ten behoeve van de opdrachtgever. Er geldt echter een uitzondering: als er al mondeling verslag werd uitgebracht, moet het eindrapport binnen de acht dagen overgemaakt worden.

Er bestaan dan twee hypotheses:

• ofwel deelt de opdrachtgever (werkgever) aan de private onderzoeker mee dat hij geen maatregelen zal nemen op basis van het rapport. De opdrachtgever moet het rapport dan vernietigen;
• ofwel deelt de opdrachtgever aan de private onderzoeker mee dat hij maatregelen gaat nemen op basis van het rapport (die niet aan de private onderzoeker hoeven te worden gespecificeerd). De private onderzoeker is dan ertoe gehouden de personen van wie de persoonsgegevens in het rapport verwerkt zijn, in te lichten over hun rechten in het kader van de verwerking van deze persoonsgegevens. De werkgever mag de aan hem verstrekte informatie niet gebruiken zolang de identificeerbare personen hun rechten niet hebben kunnen uitoefenen.

In bepaalde gevallen kan de verplichting om de betrokkenen in te lichten, worden opgeschort met instemming van de procureur des Konings wanneer deze informatie een strafrechtelijk onderzoek in gevaar zou kunnen brengen.

De private onderzoeker bewaart in alle gevallen zijn volledige onderzoeksdossier gedurende drie jaar en neemt tevens de nodige maatregelen om een voldoende beveiligingsniveau te waarborgen.

In ons voorbeeld: vermits het interne onderzoek kan leiden tot een ontslag om dringende reden, moet er aandacht worden besteed aan het moment waarop de persoon die bevoegd is om te ontslaan, in dit geval de bestuurder, op de hoogte wordt gebracht van de feiten. Een ontslag om dringende reden moet immers verplicht plaatsvinden binnen een termijn van drie dagen nadat zekere kennis van de dringende reden verworven werd. In theorie begint deze termijn dus te lopen vanaf de datum waarop de bestuurder kennisneemt van het eindrapport. Als de feiten echter al eerder zijn meegedeeld (bijvoorbeeld via een tussentijds rapport of een mondelinge mededeling van HR), zou een rechtbank kunnen oordelen dat de termijn eerder is beginnen te lopen. Documenteer daarom goed het moment waarop de werkgever (de persoon die bevoegd is om te ontslaan) op de hoogte is gebracht van de feiten die de dringende reden rechtvaardigen.

6. Moet u het parket op de hoogte brengen van de diefstal?

De WPO voorziet dat de private onderzoeker die feiten ontdekt die een misdaad of een wanbedrijf kunnen vormen, de territoriaal bevoegde procureur des Konings hiervan onmiddellijk en schriftelijk op de hoogte moet brengen. Hoewel we wachten op een koninklijk besluit dat de inhoud en de modaliteiten van de melding zal vastleggen, is het verstandig om deze wettelijke bepaling, die al in werking getreden is, na te leven.

In ons voorbeeld: als het onderzoek ernstige aanwijzingen voor een strafbaar feit (zoals diefstal) aan het licht brengt op basis van duidelijke feiten, moet u het parket inlichten.

Dit belet de werkgever evenwel niet om interne disciplinaire maatregelen te nemen, zoals een ontslag om dringende reden.

7. Wat zijn de risico’s en sancties bij niet-naleving van deze verplichtingen?

Het niet naleven van de WPO kan belangrijke gevolgen hebben.

Naast eventuele strafrechtelijke boetes kan de rechter met name de bewijskracht van de onderzoeksresultaten afwijzen of bepaalde informatie als nietig beschouwen, met name wanneer het onderzoek zonder toestemming of in strijd met de toepasselijke regels wordt uitgevoerd.

In de praktijk betekent dit dat een slecht uitgevoerd onderzoek het onmogelijk kan maken om een ernstige fout aan te tonen.

Conclusie

De WPO heeft de manier waarop ondernemingen hun interne onderzoeken moeten uitvoeren ingrijpend veranderd.

Zelfs wanneer het gaat om een eenvoudig HR-onderzoek naar een incident, is het essentieel om:

• uiterlijk op 16 december 2026 over een adequaat intern reglement te beschikken,
• het onderzoek te structureren,
• de ondernomen stappen correct te documenteren,
• een duidelijke rolverdeling te voorzien tussen de private onderzoeker en de werkgever

Bij gebrek hieraan stelt de onderneming zich bloot aan een reëel risico: de ongeldigverklaring van het tijdens het onderzoek verzamelde bewijsmateriaal.

Bron: Schoups