Communicatie naar aanleiding van het vertrek van werknemers: beperk je tot de essentie (Claeys & Engels)

Auteur: Claeys & Engels

Publicatiedatum: 09/06/2021

In het kader van de uitvoering van een arbeidsovereenkomst is het een werkgever toegestaan om zijn medewerkers te informeren over het loutere feit dat een einde werd gesteld aan de overeenkomst van een medewerker. Er moet wel rekening worden gehouden met het beginsel van minimale gegevensverwerking. Dit betekent dat de meegedeelde informatie beperkt moet blijven tot hetgeen strikt noodzakelijk is om het doel, m.n. een passend personeelsbeleid, te bereiken.

Feiten

Twee ex-werknemers waren van mening dat hun toenmalige werkgever de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) schond wanneer deze per e-mail het overige personeel op de hoogte bracht omtrent het gegeven ontslag en de omstandigheden voorafgaand aan het ontslag. Beiden dienden bijgevolg een klacht in bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Klager 1 verzocht tevens om een financiële vergoeding.

Beide klachten werden samengevoegd en behandeld in één dossier.

Beslissing van de Geschillenkamer van de GBA

Rechtmatigheid van de verwerking

De GBA is van oordeel dat de verwerking door de werkgever van persoonsgegevens van zijn ex-werknemers als rechtmatig moeten worden beschouwd daar de verwerking ervan kadert binnen de beëindiging van de arbeidsverhouding en bijgevolg deel uitmaakt van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.

Beginsel van minimale gegevensverwerking

De werkgever moet wel rekening houden met het beginsel van minimale gegevensverwerking. Dit beginsel bepaalt dat de persoonsgegevens toereikend en ter zake dienend moeten zijn en dat de verwerking ervan beperkt moet blijven tot wat noodzakelijk is om het doel te bereiken.

Het louter feitelijk meedelen dat de samenwerking met klager 1 werd stopgezet en hij niet meer op de werkvloer zal verschijnen, is volgens de GBA geoorloofd aangezien er niet meer informatie wordt meegedeeld dan strikt hetgeen noodzakelijk is voor het beoogde doeleinde, m.n. het voeren van een passend personeelsbeleid.

De vermelding van de omstandigheden voorafgaand aan het ontslag m.n. het aantal verwittigingen en het plaatsvinden van bijsturingsgesprekken, werd daarentegen door de GBA als overmatig en daarom niet geoorloofd beschouwd. De GBA oordeelde bijgevolg dat de werkgever in zijn communicatie omtrent het ontslag van klager 2 wel een inbreuk had gepleegd op bovenvermeld beginsel. De Geschillenkamer van de GBA gaf een berisping aan de werkgever ingevolge een inbreuk op het beginsel van minimale gegevensverwerking.

Schadevergoeding

Tot slot oordeelde de Geschillenkamer dat het verzoek tot financiële vergoeding van klager 1 niet kon worden toegekend daar het niet over die bevoegdheid beschikt en er overigens geen inbreuk kon worden vastgesteld.

Actiepunt

Let er steeds op dat de informatie in een mededeling aan werknemers omtrent het vertrek van voormalige werknemers beperkt blijft tot hetgeen strikt noodzakelijk is.

Lees hier het orignele artikel