Buitenlandse chauffeurs in België: waar moeten transportondernemingen rekening mee houden? (Van Havermaet)

Van Havermaet International begeleidt dagelijks ondernemingen die internationaal actief zijn. Daarbij merken we dat buitenlandse transportbedrijven vaak worstelen met de regels rond detachering van chauffeurs in België. Het is een kluwen van arbeidsrecht, sociale zekerheid en fiscaliteit waarin kleine fouten grote gevolgen kunnen hebben.

Onze specialisten Anna Mordkowicz en Anouk Vanderwegen delen in dit interview hun inzichten en ervaringen. Ze leggen uit waar ondernemingen rekening mee moeten houden, vertellen over concrete situaties en geven praktische tips om problemen en boetes te vermijden.

Waarom is dit nu zo’n belangrijk thema?

VH: We horen steeds vaker dat controles op buitenlandse chauffeurs verstrengen. Waarom is dit thema juist vandaag zo actueel?

Anouk: Dat klopt. Sinds de invoering van het Europese Mobility Package zijn de spelregels aangescherpt. Inspectiediensten in de verschillende lidstaten werken nauwer samen en wisselen informatie sneller uit. Voor buitenlandse ondernemingen betekent dit dat de kans op controle groter is dan vroeger.

Anna: We merken dat ook bij onze klanten. Vroeger werd er soms ‘weggekeken’ bij onduidelijkheden. Vandaag worden zaken zoals detacheringsverklaringen, correcte verloning en rij- en rusttijden veel strikter gecontroleerd. En de boetes zijn niet mals. Daarom is het voor transportbedrijven belangrijker dan ooit om hun zaken op orde te hebben.

Anna Mordkowicz (l) en Anouk Vanderwegen (r)

Wanneer is er sprake van detachering?

VH: Moeten buitenlandse transportbedrijven die in België rijden automatisch de Belgische regels volgen?

Anna: Dat wordt vaak gedacht, maar het klopt niet. Niet elke rit door België betekent automatisch dat de Belgische arbeidsvoorwaarden gelden. Deze arbeidsvoorwaarden zijn namelijk enkel van toepassing indien en van zodra een buitenlandse transportonderneming een chauffeur naar België detacheert. Zodra de chauffeur België weer verlaat, stopt die detachering, tenzij hij daarna in een ander land wordt gedetacheerd. Indien de loon- en arbeidsvoorwaarden in de lidstaat van vestiging van de werkgever voordeliger zijn voor de werknemer, dan zullen deze voorwaarden van toepassing zijn.

Anouk: De twee belangrijkste gevallen van detachering zijn cabotage en derdelandenvervoer. Cabotage is het geval indien een buitenlandse transporteur binnen België vervoer uitvoert, zoals bijvoorbeeld een Slovaakse onderneming die goederen vervoert van Gent naar Luik. Bij derdelandenvervoer gaat het om een buitenlandse onderneming die een rit uitvoert tussen twee landen waar de werkgever niet is gevestigd, bijvoorbeeld een Roemeense onderneming die van België naar Frankrijk rijdt.

Anna: Wat vaak vergeten wordt, zijn de lege ritten. Een vrachtwagen die leeg van Luik naar Gent rijdt om daar een volgende lading op te pikken, valt óók onder detachering.

VH: Dat klinkt voor veel bedrijven onlogisch?

Anouk: Absoluut. Onlangs begeleidden we een Oost-Europese klant die dacht dat lege ritten niet meetelden. Toen een chauffeur in België werd gecontroleerd, gaf hij eerlijk aan dat hij leeg reed. Het bedrijf was verbaasd dat dit toch als detachering gold. Dat toont hoe belangrijk het is om het onderscheid goed te begrijpen.

Wanneer geldt detachering níet?

VH: En in welke gevallen hoeven buitenlandse ondernemingen zich géén zorgen te maken over detachering?

Anna: Er zijn twee duidelijke uitzonderingen. De eerste is transitvervoer: België wordt enkel doorkruist zonder laden of lossen. Denk aan een rit van Nederland naar Spanje via België.

Anouk: De tweede zijn bilaterale ritten: ritten van het vestigingsland naar een ander land. Een Poolse onderneming die van Polen naar Spanje rijdt, hoeft zich dus geen zorgen te maken. Het verschil met transit is dat tijdens bilaterale activiteiten in de doorkruiste landen bepaalde handelingen kunnen plaatsvinden zonder dat dit als detachering wordt beschouwd. Dit geldt echter alleen voor voertuigen die zijn uitgerust met slimme tachografen.

Zo is er bijvoorbeeld geen sprake van detachering bij bilaterale activiteiten wanneer in de doorkruiste landen maximaal één laad- en/of losactiviteit plaatsvindt, op voorwaarde dat de goederen niet in hetzelfde land worden geladen en gelost. Ook is er geen sprake van detachering wanneer op de weg terug naar het land van vestiging maximaal twee laad- en/of losactiviteiten plaatsvinden, opnieuw op voorwaarde dat er niet in hetzelfde land wordt geladen en gelost. En er mogen op de heenweg geen extra activiteiten hebben plaatsgevonden.

Anna: In de praktijk zien we dat bedrijven zekerheid willen: “Valt dit eronder of niet?” Ons advies is: documenteer altijd goed en ga bij twijfel niet uit van aannames, maar zoek begeleiding.

Belgische arbeidsvoorwaarden: veel misverstanden

VH: Stel dat er wél sprake is van detachering. Wat moet een onderneming dan concreet doen?

Anouk: Dan moeten de Belgische loon- en arbeidsvoorwaarden gerespecteerd worden. Zo moet onder andere het brutoloon van de chauffeur tijdens de periode in België minstens aan de Belgische minima voldoen.

Anna: Daar gaat het vaak mis. Veel ondernemingen betalen hoge dag- of kostenvergoedingen en denken dat dit voldoende is. Maar die vergoedingen mogen niet meetellen als loon. Ze zijn enkel bedoeld om extra kosten te dekken.

Anouk: Die kostenvergoedingen mogen wél gebruikt worden om te voldoen aan de verplichte Belgische vergoedingen, zoals een forfaitaire verblijfsvergoeding, ARAB of verplaatsingskosten.

VH: Komt dat vaak voor bij uw klanten?

Anna: Ja. We hadden een klant die chauffeurs dagelijks 70 euro vergoeding betaalde. Dat leek royaal, maar het brutoloon lag te laag. Tijdens een controle werd dat vastgesteld. Gelukkig konden we snel bijsturen en werd een zware boete vermeden.

Anouk: Het toont hoe belangrijk het is om niet alleen de goede intentie te hebben, maar ook de juiste kennis.

Documenten en administratie: de grootste valkuil

VH: Welke documenten moeten buitenlandse ondernemingen voorzien?

Anouk: Vooraf moet er altijd een detacheringsverklaring worden ingediend via het Europese IMI-portaal. Die detacheringsverklaring vervangt de vroegere Limosa-melding.

Anna: Voor werkgevers die gevestigd zijn in een land dat geen EU-lidstaat of het Verenigd Koninkrijk is, verloopt dit niet via IMI maar via de Belgische Arbeidsinspectie. Zij moeten de vereiste gegevens doorgeven via een specifieke applicatie.

Anouk: Belangrijk is dat de werkgever die detacheringsverklaring steeds up-to-date houdt in de IMI-databank of via de applicatie van de Belgische Arbeidsinspectie.

Anna: Daarnaast is de werkgever verplicht om de gedetacheerde chauffeur vooraf schriftelijk te informeren over de toepasselijke lonen. Voor België zijn die te raadplegen via de officiële website van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.

VH: En wat tijdens controles?

Anna: Tijdens een wegcontrole moet de chauffeur de verklaring kunnen tonen, samen met vrachtbrieven en tachograafgegevens. Als die documenten ontbreken, kan de boete in België oplopen tot meer dan 50.000 euro per werknemer.

Anouk: En daar stopt het niet. Ook na afloop kan de Belgische arbeidsinspectie nog documenten opvragen, zoals arbeidsovereenkomsten, loonstroken en arbeidstijdenoverzichten. Alles moet binnen acht weken digitaal worden aangeleverd.

Anna: Wij zien vaak dat ondernemingen onderschatten hoeveel administratie erbij komt kijken. Een Spaanse klant vertelde ons ooit dat ze pas besefte wat er allemaal nodig was toen de inspectie er al stond. Dat bezorgde hen niet alleen stress, maar ook extra kosten.

Rij- en rusttijden: meer dan een formaliteit

VH: Hoe streng wordt toegezien op de rij- en rusttijden?

Anouk: Heel streng. De regels zijn Europees en gelden altijd, ongeacht of er sprake is van detachering. Ze zijn opgesteld om de veiligheid en gezondheid van chauffeurs te beschermen.

Anna: De kern is duidelijk: maximaal 9 uur per dag rijden (twee keer per week 10 uur), na 4,5 uur verplicht 45 minuten pauze, maximaal 56 uur per week en 90 uur over twee weken. Daarnaast moet een chauffeur dagelijks minstens 11 uur rust nemen en wekelijks 45 uur. Belangrijk om te weten is dat die wekelijkse rusttijd niet in het voertuig mag worden doorgebracht. Er moet toegang zijn tot een geschikte accommodatie met slaapfaciliteiten en sanitaire voorzieningen.

VH: In de praktijk slapen chauffeurs vaak in hun cabine. Mag dat?

Anouk: Voor de wekelijkse rust is dat verboden. Toch zien we dat het vaak gebeurt, omdat het praktisch lijkt. Maar de inspectie treedt daar hard tegen op. Wij hadden een klant die zijn chauffeurs systematisch in de vrachtwagen liet slapen. Bij controle leverde dat meteen een boete op.

Oneerlijke concurrentie tegengaan

VH: Hoe voorkomt men dat buitenlandse ondernemingen oneerlijk concurreren met lokale bedrijven?

Anouk: Daarvoor bestaat de cooling-offperiode. Na maximaal drie cabotageritten in zeven dagen moet dezelfde vrachtwagen vier dagen wachten voor hij opnieuw cabotage mag uitvoeren in dat land.

Anna: Binnen de Benelux geldt een uitzondering: daar mogen cabotageritten onbeperkt. Maar dat betekent niet dat er geen detachering is. Dat betekent dat de rij- en rusttijden van het land waar de cabotage gebeurt, moeten worden nageleefd, net zoals alle andere verplichtingen uit de detacheringsrichtlijn. De bedoeling is dus om cabotage echt tijdelijk te houden en op die manier de lokale markt te beschermen. Veel ondernemingen vergissen zich daarin.

Sociale zekerheid: één stelsel kiezen

VH: Hoe zit het met de sociale zekerheid van chauffeurs?

Anna: Een chauffeur mag slechts onder één sociaal zekerheidsstelsel vallen. De basisregel is dat slechts één stelsel van toepassing is, ook al werkt iemand in meerdere landen.

Anouk: Via zogenaamde aanwijsregels wordt bepaald welk land dat precies is, zodat er geen dubbele bijdragen zijn en de sociale rechten van de werknemer beschermd blijven. Een chauffeur die werkt voor een Nederlandse transportonderneming en in meerdere landen rijdt, valt in beginsel onder de Nederlandse sociale zekerheid. Maar als diezelfde chauffeur in België woont en/of daar een andere baan heeft, kan de Belgische sociale zekerheid van toepassing zijn.

Anna: Fouten leiden tot dubbele bijdragen of verlies van sociale rechten voor de chauffeur. Dat is niet alleen financieel zwaar, maar ook schadelijk voor de werknemer zelf.

Fiscaliteit: dubbele belasting vermijden

VH: Hoe zit het met belastingen?

Anouk: Het basisprincipe is dat het werkland belasting mag heffen over het loon dat aan die dagen gekoppeld is. Maar er bestaan uitzonderingen, zoals de 183-dagenregel.

Anna: Zeker. Voor buitenlandse transportondernemingen die werknemers in meerdere landen tewerkstellen is het belangrijk om te weten welk land belasting mag heffen over het arbeidsinkomen. En ook welke fiscale verplichtingen gelden: moet de werkgever loonbelasting afdragen? Moet de werknemer een aangifte inkomstenbelasting indienen? Kan hij gebruik maken van fiscale aftrekposten?

Wat vaak vergeten wordt, is dat werken in een ander land dan waar de werkgever gevestigd is, ook fiscale gevolgen heeft. Neem bijvoorbeeld een chauffeur die in België woont en werkt voor een Nederlands transportbedrijf. Hij rijdt op maandag en vrijdag in België (40%) en op dinsdag, woensdag en donderdag in Nederland (60%). Nederland mag dan belasting heffen over 60% van het inkomen. De Nederlandse werkgever hoeft dus ook maar over die 60% loonbelasting af te dragen. Als de werkgever toch 100% Nederlandse loonbelasting inhoudt, moet de werknemer een Nederlandse aangifte indienen om de te veel betaalde belasting terug te krijgen.

Anouk: In dit kader raden wij altijd aan een zogenoemde reiskalender bij te houden zodat duidelijk is over welke arbeidstijd een land heffingsrecht heeft. Uiteraard kan dat ook op een andere manier worden gedocumenteerd. Maar het is cruciaal om discussies te vermijden.

Vooruitblik: wat verandert er nog?

VH: Wat moeten ondernemingen de komende jaren nog verwachten?

Anna: Vanaf 2026 worden de regels uitgebreid naar lichte vrachtwagens vanaf 2,5 ton in internationaal vervoer. Veel kleinere transportbedrijven realiseren zich dat nog niet, maar ook zij zullen straks aan dezelfde verplichtingen moeten voldoen.

Anouk: Dat betekent dat niet alleen grote spelers, maar ook kleinere transporteurs zich tijdig moeten voorbereiden. Het Mobility Package is dus nog lang niet ‘af’.

Ons advies

Bij Van Havermaet International zien wij dagelijks hoe complex detachering in de transportsector is. Buitenlandse ondernemingen die actief zijn in België moeten niet alleen rekening houden met arbeidsrecht, maar ook met sociale zekerheid en fiscaliteit.

Anna: Ons advies: regel alles vooraf correct. Achteraf corrigeren is moeilijker en duurder.

Anouk: En onderschat de details niet. Een chauffeur die zijn rust in de vrachtwagen neemt of een werkgever die denkt dat dagvergoedingen een brutoloon kunnen vervangen, kan snel in de problemen komen.

Met de juiste voorbereiding en begeleiding vermijden ondernemingen niet alleen boetes, maar ook onnodige stress. Dat is precies waar wij onze klanten bij helpen.

Bron: Van Havermaet