Arbeidsovereenkomst, arbeidsreglement of policy: de verschillen (Recht op zaterdag)

Auteur: Marc Vandecasteele (Recht op zaterdag)

Arbeidsovereenkomst: aard en draagwijdte

De arbeidsovereenkomst is een contract onder bezwarende titel waarbij de werknemer arbeid verricht onder gezag tegen loon, met wederkerige verbintenissen voor beide partijen; wilsautonomie geldt, maar vele kernvoorwaarden zijn vooraf bepaald door wet, cao en arbeidsreglement.

Zij kan gunstigere voorwaarden bevatten dan minima en specifieke clausules zoals exclusiviteits- of anciënniteitsbedingen, voor zover verenigbaar met dwingend recht en toepasselijke bronnen in hogere rang.

De geschreven individuele overeenkomst staat in de bronnenhiërarchie na dwingende wet en toepasselijke cao’s en vóór het arbeidsreglement.

Arbeidsreglement: inhoud, werking en procedure

Het arbeidsreglement is verplicht (art. 4 Arbeidsreglementenwet) en bindt werkgever en werknemers; het kan niet tegen een werknemer worden ingeroepen zonder overhandiging van een kopie.

Het moet een reeks verplichte vermeldingen bevatten, waaronder onder meer arbeidstijdregeling, meet- en controlemethoden van arbeid, loonbetaling, sanctiestelsel en boetes, procedure bij beëindiging, vermelding toepasselijke cao’s, en de contactprocedure met arbeidsongeschikte werknemers (art. 6 Arbeidsreglementenwet en art. I.4‑71/2 Codex Welzijn).

Specifieke arbeidsduurmodaliteiten zoals flexibele of wisselende weekregimes vergen opname van parameters in het arbeidsreglement en naleving van voorafgaande kennisgevings- en bewaarplichten; tijdelijke of bepaalde rubriekswijzigingen kennen uitzonderingsprocedures met aanplakking (art. 14 Arbeidsreglementenwet; art. 20quater en art. 20bis Arbeidswet; bekendmaking en neerlegging).

Boetes zijn slechts geldig indien zij beantwoorden aan de wettelijke voorwaarden en in het arbeidsreglement zijn vermeld; enkel vermelden in een policy volstaat niet.

Policy: functie, binding en verhouding tot hogere normen

Policies concretiseren praktische afspraken over bedrijfswagens, gsm, computers of fietsen en regelen o.m. gebruik, aansprakelijkheid, kosten, onderhoud, schade, en sancties; zij zijn bindend tussen werkgever en werknemer voor zover geldig aangegaan, maar latere eenzijdige wijzigingen zonder instemming zijn in beginsel niet bindend, in tegenstelling tot een correct gewijzigd arbeidsreglement dat alle werknemers bindt.

Policies kunnen geen boetes doen naleven tenzij de boetes voldoen aan de wettelijke voorwaarden en expliciet in het arbeidsreglement zijn opgenomen.

In de normhiërarchie staan policies als contractuele of interne regels lager dan wet, cao’s en, naargelang hun incorporatie, lager dan de geschreven individuele overeenkomst; zij kunnen dus niet afwijken van dwingend recht, toepasselijke cao’s of het arbeidsreglement.

Welke bron van rechtsregels gaat voor bij tegenstrijdige arbeidsvoorwaarden?

Bronnenhiërarchie en lex specialis

Wanneer meerdere aansprakelijkheids- of arbeidsrechtelijke regels tegelijk toepasselijk lijken, wordt de keuze niet aan partijen overgelaten maar volgt men de hiërarchie der normen: Unierecht en internationaal recht primeren, vervolgens gaat de hogere wet voor de lagere, en binnen hetzelfde niveau geldt de regel lex specialis derogat legi generali.

Die rangorde kan door wet of contract uitzonderlijk worden aangepast via exclusiviteit, maar enkel binnen de grenzen die de hogere norm toelaat.

In het arbeidsrecht betekent dit concreet dat een collectieve arbeidsovereenkomst die in de rangorde boven de individuele overeenkomst staat, voorrang heeft wanneer bepalingen botsen, conform de bronnenhiërarchie toegepast in de rechtspraak.

Daarnaast bevestigen Unierechtelijke kaders dat gelijkebehandelingsbeginselen integraal deel uitmaken van de toe te passen hogere norm bij conflict.

Individuele overeenkomst en ius variandi

Op grond van artikel 1134 BW (oud recht) en artikelen 17, 1° en 20, 1° van de Arbeidsovereenkomstenwet mogen overeengekomen essentiële bestanddelen nooit eenzijdig worden gewijzigd; overeengekomen bijkomstige voorwaarden evenmin, tenzij een geldig contractueel wijzigingsbeding bestaat.

Niet-overeengekomen bijkomstige voorwaarden kan de werkgever eenzijdig vaststellen en wijzigen binnen de grenzen van het ius variandi. Deze beginselen gelden identiek voor mondeling en schriftelijk overeengekomen arbeidsvoorwaarden; mondelinge wijzigingen zijn mogelijk mits akkoord, waarbij de oude bepalingen ophouden te bestaan zodat geen conflict resteert. Een ingrijpende wijziging van een essentieel bestanddeel kan als ontslag gelden met onmiddellijke beëindiging tot gevolg.

Bij botsing tussen individuele clausules en hogere collectieve normen, gaat de hogere norm voor volgens artikel 51 van de cao-wet zoals toegepast in de rechtspraak.

Unierechtelijke gelijkebehandeling als hogere norm

Het non-discriminatiebeginsel inzake arbeidsvoorwaarden voor werknemers met een contract voor bepaalde tijd verplicht gelijke behandeling t.o.v. vaste werknemers, inclusief voor anciënniteitscriteria, behoudens objectieve rechtvaardiging, zoals wettelijk verankerd en bevestigd in de rechtspraak.

De gelijkebehandeling geldt eveneens in de context van deeltijd arbeid en uitzendarbeid: deeltijdwerkers en uitzendkrachten hebben recht op ten minste dezelfde essentiële arbeidsvoorwaarden als vergelijkbare voltijders of rechtstreeks aangeworven werknemers, behoudens toegelaten afwijkingen of pro rata-toepassing.

Ratione temporis werkt de toepassing van deze Unieregels door naar de toekomstige gevolgen van situaties die onder oud recht zijn ontstaan, bij gebreke aan bijzondere temporele bepalingen. Bij conflict met nationale of contractuele bepalingen primeert deze hogere Unierechtelijke norm en wordt een ongelijke behandeling slechts aanvaard indien objectief gerechtvaardigd en proportioneel.

Moeten afschriften van arbeidsovereenkomsten of werkroosters op de plaats van tewerkstelling bewaard worden?

Ja, voor bepaalde categorieën werknemers moeten afschriften van overeenkomsten en/of werkroosters op de plaats van tewerkstelling worden bewaard.

In het bijzonder:

• voor deeltijdse werknemers moet een afschrift van de arbeidsovereenkomst of een uittreksel met hun werkroosters aanwezig zijn op elke plaats waar werknemers worden tewerkgesteld, d.i. waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd;
• voor studenten moet de studentenovereenkomst worden bijgehouden op de plaats waar de student is tewerkgesteld;
• voor sekswerkers onder arbeidsovereenkomst moet een afschrift van de arbeidsovereenkomst worden bewaard op de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd.

De rechtspraak preciseert bovendien dat niet elke plek waar iemand toevallig werkt automatisch een “plaats van tewerkstelling” is in de zin van de bekendmakings- en bewaarplichten, en dat de stukken tijdens de controle ter plaatse beschikbaar moeten zijn om onmiddellijke controle mogelijk te maken.