7 vragen over de verplichte arbeidstijdregistratie in 2027 (SD Worx)

Vanaf 1 januari 2027 wil de regering een algemene verplichting invoeren om de arbeidstijd van werknemers te registreren. De wetgeving is er nog niet, maar de grote lijnen zijn al duidelijk. Met de antwoorden op deze vragen kun je je alvast voorbereiden.

Er zijn regels rond maximale arbeidstijd en minimale rusttijden. Die kun je alleen afdwingen als je objectief en betrouwbaar vaststelt hoeveel uren een werknemer effectief heeft gewerkt. Zonder registratie lukt dat niet en zijn geschillen over overuren en rustperiodes moeilijk te beslechten.

Met de verplichting brengt België zijn arbeidswetgeving in lijn met Europese rechtspraak. Het Europees Hof van Justitie oordeelde eerder al dat lidstaten werkgevers moeten verplichten om zo’n objectief en betrouwbaar systeem in te voeren.

De verplichting geldt voor alle werkgevers, ongeacht de sector of omvang.

Wel zijn er uitzonderingen voorzien voor werknemers die werk met ‘bijzondere kenmerken’ uitoefenen. Vanwege die kenmerken wordt hun arbeidstijd niet gemeten en/of niet vooraf bepaald – of ze bepalen hun arbeidstijd gewoon zelf. Concreet gaat het over:

• personen die werken in een familieonderneming waar alleen bloedverwanten, aanverwanten of pleegkinderen werken onder gezag van vader, moeder of voogd;
• werknemers met een leidende functie of vertrouwenspost;
• handelsvertegenwoordigers;
• huisarbeiders en telewerkers (structureel of occasioneel);
• reizend personeel (werknemers die hoofdzakelijk prestaties uitvoeren buiten de vaste vestiging van de werkgever – denk aan technici en thuisverpleegkundigen).

In de toekomst zouden ook nog andere categorieën kunnen worden uitgesloten.

Neen. De wet laat je de ruimte om het systeem af te stemmen op jouw onderneming. In sommige bedrijven ligt een digitaal tijdsregistratiesysteem voor de hand, zoals software met een badge of een mobiele app. In andere organisaties werkt een andere aanpak beter, bijvoorbeeld glijdende uurroosters of een systeem waarbij enkel afwijkingen op het uurrooster worden bijgehouden.

Ja – toch als de wet tijdig gestemd raakt. Voor wie op 1 januari nog geen passend systeem heeft, komt er een overgangsregeling tot het einde van het eerste kwartaal van 2027. 31 maart wordt in dat geval de harde deadline.

Het hangt ervan af. De belangrijkste criteria zijn objectiviteit en betrouwbaarheid. Het moet gaan om de werkelijk gepresteerde arbeidstijd. Heb je al een tijdregistratiesysteem dat daaraan voldoet? Dan kan dat perfect in overeenstemming zijn met de regels.

Er bestaan in België al wettelijke registratieplichten in specifieke gevallen. Die blijven bestaan. Denk aan tijdopvolging bij glijdende uurroosters, registratie van afwijkingen bij bijkomende prestaties bij deeltijders, prestatiebladen in bijvoorbeeld de transportsector.

Vanaf de invoer in het systeem zul je de gegevens vijf jaar lang moeten bewaren. Je zult dus ook moeten nadenken over wie toegang krijgt tot de gegevens, hoe ze worden bewaard, hoelang ze raadpleegbaar blijven en hoe de registratie zich verhoudt tot privacy- en hr-processen.

De verplichting lijkt nog ver weg, maar voor veel organisaties is dit geen puur technische ingreep. Arbeidstijdregistratie raakt aan werkorganisatie, uurroosters, flexibiliteit, rapportering, payrollprocessen en soms ook aan de bedrijfscultuur. Wie vandaag nog niet registreert, wacht dus beter niet tot eind 2026 om aan de oefening te beginnen.

Ons advies? Breng nu al in kaart hoe er in je onderneming wordt gewerkt. Wijken de uren geregeld af van het formele uurrooster, breng die afwijkingen dan al in kaart. Zo kun je tijdig nadenken over het systeem dat het beste past bij jouw organisatie. Vervolgens neem je een geïnformeerde beslissing die juridisch correct is én gedragen wordt door je medewerkers.