Wet Private Opsporing: waarom je nu best al werk maakt van een intern onderzoeksreglement (Acerta)

Auteur: Florence Cordonnier (Acerta)

Een vermoeden van fraude, een werknemer die vertrouwelijke informatie deelt met een concurrent, of signalen van misbruik van bedrijfsmiddelen, etc. Werkgevers kunnen interne onderzoeken voeren om dit soort feiten te achterhalen en gepaste maatregelen te nemen. De nieuwe Wet Private Opsporing (WPO) voorziet nu echter strenge regels, en wie niet tijdig de nodige voorbereidingen treft, riskeert dat onderzoeksresultaten later niet of moeilijker bruikbaar zijn. In deze blog lees je welke voorbereidingen je moet treffen.

Waarover gaat het precies?

De Wet Private Opsporing trad op 16 december 2024 in werking en vervangt de oude privédetectivewet. De wet heeft als doel meer duidelijkheid en bescherming te bieden wanneer privéactoren onderzoek voeren naar mogelijke onregelmatigheden. De impact van de wet reikt ver, want ook bepaalde interne onderzoeken binnen organisaties kunnen onder het toepassingsgebied vallen. Het moet gaan om activiteiten die in opdracht worden uitgevoerd, en die als doel hebben om aan de opdrachtgever inlichtingen over personen te bezorgen onder meer in het kader van een bestaand of mogelijk conflict.

Denk bijvoorbeeld aan onderzoeken naar:

• fraude of diefstal;
• schending van vertrouwelijkheid;
• concurrentievervalsing;
• misbruik van bedrijfsmiddelen;
• ernstige inbreuken op interne procedures.

Wanneer dergelijke onderzoeken worden uitgevoerd met als doel feiten vast te stellen (en eventueel sancties te voorzien), zullen de regels van de Wet Private Opsporing van toepassing zijn.

Waarom is deze wet in het leven geroepen?

Werkgevers moeten kunnen optreden wanneer er ernstige vermoedens zijn van onregelmatigheden. Tegelijkertijd moeten werknemers ook beschermd worden tegen disproportionele onderzoeksmaatregelen. De nieuwe wet probeert dit evenwicht te bewaken door een aantal voorwaarden op te leggen rond transparantie, proportionaliteit en de manier waarop onderzoeken worden gevoerd.

Voor werkgevers betekent dit dat een interne onderzoeksaanpak die vroeger volstond, vandaag mogelijk moet worden aangepast. En wie pas bij een concreet incident begint na te denken over de nieuwe regels, dreigt kostbare tijd te verliezen of fouten te maken die later gevolgen kunnen hebben.

Nieuwe verplichting: het intern onderzoeksreglement

Een van de grootste verandering is de verplichting tot invoering van een intern onderzoeksreglement. Werkgevers krijgen tot 16 december 2026 de tijd om dit reglement op te stellen en te implementeren.

In dit reglement moet worden opgenomen:

• welke onderzoeken mogelijk zijn in de organisatie;
• in welke situaties deze kunnen plaatsvinden;
• welke onderzoeksmethoden gebruikt kunnen worden;
• welke rechten en waarborgen gelden voor betrokken werknemers.

Het reglement moet ook rekening houden met de bestaande policies binnen de onderneming, bijvoorbeeld op het vlak van GDPR en controle op het gebruik van e-mail en internet of de camera policy.

Het doel is om duidelijkheid te creëren voor alle partijen nog vóór er zich een probleem voordoet. En hoewel de deadline nog ver weg lijkt, vraagt de opmaak van zo’n reglement vaak meer voorbereiding dan verwacht. Werkgevers moeten bestaande policies analyseren, procedures afstemmen en in sommige gevallen ook nog overleg organiseren met sociale partners. Als je na 16 december 2026 geen intern onderzoeksreglement hebt, dan kan je geen geldige private onderzoeken naar je werknemers meer (laten) verrichten.

De risico’s van een niet-conform onderzoek

Wanneer een onderzoek niet volgens de wettelijke regels verloopt, kan dat leiden tot discussies over de geldigheid van de verkregen informatie. In bepaalde situaties kan het gebruik van die informatie als bewijs in vraag worden gesteld. Dat heeft uiteraard een grote impact wanneer een werkgever bijvoorbeeld disciplinaire maatregelen neemt of een ontslag om dringende reden moet motiveren.

Hoe bereid je je onderneming voor?

Een goede voorbereiding begint met een analyse van de huidige situatie.

Stel jezelf alvast volgende vragen:

• Welke interne onderzoeken voeren we vandaag uit?
•  Beschikken we over duidelijke procedures voor dergelijke onderzoeken?
•  Sluiten onze bestaande policies aan bij de nieuwe regelgeving?
• Wie is verantwoordelijk voor de opvolging van onderzoeken?
• Welke stappen moeten we zetten om tijdig een intern onderzoeksreglement in te voeren?

De deadline van december 2026 lijkt misschien nog ver weg, maar een goede voorbereiding vraagt tijd. Door vandaag al je bestaande procedures in kaart te brengen en werk te maken van een intern onderzoeksreglement, vermijd je juridische risico’s én zorg je ervoor dat toekomstige onderzoeken op een correcte en rechtsgeldige manier kunnen verlopen.

Bron: Acerta