Arbeidstijdregistratie vanaf 1 januari 2027 – FAQ (Partena)

Auteur: Katty Kerkhofs (Partena)

De federale regering wil vanaf 1 januari 2027 een algemene verplichting invoeren om de arbeidstijd van werknemers te registreren. Werkgevers zouden zelf kunnen bepalen welk registratiesysteem zij daarvoor gebruiken. Het systeem moet toelaten om de gepresteerde arbeidstijd objectief en betrouwbaar vast te stellen. 

Minister van Werk David Clarinval bevestigde op 29 april 2026 in de Kamer dat de regering een algemene verplichting tot arbeidstijdregistratie voorbereidt. Werkgevers uit de private en de publieke sector die nog niet over een geschikt systeem beschikken, zouden tot uiterlijk 1 april 2027 de tijd krijgen om een objectief en betrouwbaar registratiesysteem op te zetten. De minister verduidelijkte dat geen specifieke registratiemethode zal worden opgelegd en dat ondernemingen niet verplicht zullen worden een echte prikklok te gebruiken.

1. Waarom komt er een verplichting om de arbeidstijd te registreren?

De Europese Arbeidstijdenrichtlijn bevat regels over onder meer de maximale arbeidstijd, minimale dagelijkse en wekelijkse rusttijden en pauzes. Een doeltreffende controle op deze regels vereist dat kan worden vastgesteld hoeveel uren een werknemer heeft gewerkt. 

De druk om de Belgische wetgeving aan te passen aan deze Europese Arbeidstijdenrichtlijn is de voorbije jaren toegenomen, zowel vanuit Europese hoek als door de ontwikkelingen in België. 

Het Europees Hof van Justitie oordeelde in het CCOO-arrest van 14 mei 2019 dat de lidstaten werkgevers moeten verplichten om een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem in te voeren waarmee de dagelijkse arbeidstijd van iedere werknemer kan worden gemeten. In het Loredas-arrest van 19 december 2024 bevestigde het Hof dit standpunt.

De registratie van de arbeidstijd heeft een belangrijke bewijsfunctie. Ze kan gebruikt worden om vast te stellen hoeveel uren een werknemer heeft gewerkt, op welke tijdstippen die arbeid werd verricht en hoeveel overuren eventueel werden gepresteerd. 

2. Heeft de Europese rechtspraak vandaag al gevolgen voor Belgische werkgevers?

Zeker. Belgische Arbeidsrechtbanken en -hoven hebben zich al meermaals uitgesproken over de problematiek.

Er zijn rechtbanken die in betwistingen over overuren meer verantwoordelijkheid leggen bij de werkgevers die geen dergelijk systeem van arbeidstijdregistratie hebben. Omdat de werkgevers in dat geval zelf niet konden bewijzen welke uren al dan niet gewerkt werden, veroordeelde de rechter hen sneller tot de betaling van achterstallig loon en overloon.

Zo oordeelde het Arbeidshof van Brussel al in 2020 dat een werkgever een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem moet invoeren waarmee de dagelijkse arbeidstijd wordt geregistreerd. De werkgever beschikte niet over zo’n systeem en werkte volgens het hof daardoor onvoldoende mee aan de bewijsvoering. Het hof verklaarde de vordering van de werknemer tot betaling van 34 overuren gegrond. 

Ook het Arbeidshof van Luik volgde deze redenering in 2021. Volgens het Arbeidshof verlicht de Europese rechtspraak de bewijslast van de werknemer. De werkgever werd veroordeeld tot betaling van de overuren die de werknemer aan de hand van routebladen had aangetoond en waarvan de werkgever niet bewees dat ze waren gecompenseerd. 

Andere rechtbanken geven dan weer aan dat het de verplichting van de Belgische overheid is om een algemeen systeem van arbeidstijdregistratie op te zetten en dat een werkgever daar in discussies met een werknemer over bijvoorbeeld achterstallig loon en overloon, niet de dupe van mag zijn.

In deze uitspraken zal de werknemer die recht meent te hebben op overuren bij het ontbreken van een tijdsregistratiesysteem zelf moeten bewijzen welke uren hij presteerde, wat vaak moeilijk blijkt te zijn. 

De Belgische rechtspraak is dus niet unaniem in de interpretatie van de toepassing van de Europese arresten in Belgische context.

Een werkgever wordt vandaag daarom niet automatisch gesanctioneerd omdat hij geen algemeen tijdsregistratiesysteem heeft. Het ontbreken van betrouwbare gegevens kan wel gevolgen hebben voor de bewijsvoering en kan bijdragen tot een veroordeling tot betaling van overloon. 

3. Geldt de verplichting voor iedere werkgever en werknemer?

De aangekondigde verplichting geldt voor werkgevers uit de private en de publieke sector. Het lijkt weinig waarschijnlijk dat de wetgeving een onderscheid zou maken op basis van de sector of de omvang van de werkgever. De minister van Werk deed ook geen uitspraken in die richting. 

We verwachten dat uitsluitingen zullen voorzien worden voor bepaalde werknemers. Het gaat om werknemers van wie de arbeidstijd wegens de “bijzondere kenmerken” van hun werkzaamheden niet kan worden gemeten of vooraf bepaald kan worden, of om werknemers die hun arbeidstijd zelf kunnen bepalen.

Het zou immers logisch zijn dat werknemers die vandaag al niet onderworpen zijn aan de wettelijke bepalingen over de arbeidsduur ook uitgesloten zullen worden uit het toepassingsgebied van de arbeidstijdregistratie. Denk bijvoorbeeld aan: 

• werknemers met een leidende functie of vertrouwenspost; 
• handelsvertegenwoordigers; 
• huisarbeiders, met inbegrip van structurele en occasionele telewerkers; 
• werknemers met een mobiele functie.

4. Moet iedere werkgever hetzelfde registratiesysteem gebruiken?

Minister van Werk David Clarinval gaf aan dat de wetgeving geen specifieke vorm of technologie verplicht zou opleggen. De werkgever kan het systeem afstemmen op de organisatie van de onderneming. Zo kan een tijdsregistratie bijvoorbeeld gebeuren via software, een badge, een mobiele toepassing of een ander geschikt systeem. 

De gekozen methode moet toelaten om de arbeidstijd van iedere werknemer objectief en betrouwbaar vast te stellen. Een klassieke prikklok is dus geen wettelijke vereiste. 

Ook een systeem waarin alleen de afwijkingen van het toepasselijke vaste of variabele uurrooster worden bijgehouden, kan volstaan. Het meegedeelde uurrooster en de geregistreerde afwijkingen moeten in dat geval samen een correct beeld geven van de werkelijk gepresteerde arbeidstijd. 

5. Wat moet ik precies registreren?

Volgens de minister van Werk moet het systeem de daadwerkelijk gepresteerde dagelijkse en wekelijkse arbeidstijd van iedere werknemer objectief en betrouwbaar kunnen vaststellen. 

Er zou dus geen algemene verplichting komen om ieder begin- en einduur en elke pauze afzonderlijk te registreren. De werkgever kan uitgaan van het toepasselijke vaste of variabele uurrooster en uitsluitend de afwijkingen van dat uurrooster registreren. Op basis van beide gegevens moet de werkelijke arbeidstijd kunnen worden vastgesteld. 

Een uurrooster kan dus als uitgangspunt voor de registratie dienen. Alle relevante afwijkingen moeten dan correct worden bijgehouden. Een uurrooster dat uitsluitend de geplande prestaties weergeeft en geen rekening houdt met de werkelijk gepresteerde uren, voldoet niet aan deze voorwaarde. 

In specifieke sectoren (bv. horeca, transport, bouw, schoonmaak, …) of arbeidsregelingen (glijdende uurroosters, afwijkingen deeltijdse arbeid, …) kunnen al meer gedetailleerde registratieverplichtingen gelden. Die bestaande verplichtingen blijven behouden. 

6. Moet ik op 1 januari 2027 al een registratiesysteem hebben?

Volgens een voorontwerp van wet van minister van Werk David Clarinval zou de verplichting tot tijdsregistratie op 1 januari 2027 in werking treden. 

Werkgevers die vóór 1 januari 2027 nog niet over een geschikt registratiesysteem beschikken, zouden volgens de overgangsregeling tot eind maart 2027 de tijd krijgen om zich met de nieuwe bepalingen in regel te stellen. Zij zouden dus uiterlijk op 1 april 2027 over een passend systeem moeten beschikken. 

7. Ik heb al een registratiesysteem. Ben ik dan in orde?

Een bestaand systeem kan behouden blijven wanneer het de gepresteerde dagelijkse en wekelijkse arbeidstijd van iedere werknemer objectief en betrouwbaar kan vaststellen. 

In België bestaan al registratieverplichtingen voor specifieke arbeidsregelingen en sectoren. Zo onder meer: 

• de tijdsopvolging bij glijdende uurroosters; 
• het afwijkingsdocument voor deeltijdse werknemers; 
• sectorale prestatiebladen en tachograaf in de transportsector;
• het geregistreerde kassasysteem in de horeca;
• Check in  en out @work bouw, Check in and Out @ Work in de schoonmaaksector…;
• het specifieke Dimona-aangiftesysteem in de landbouw, de tuinbouw en de horeca. 

De nieuwe verplichting zal dus niet gelden wanneer de bestaande systemen toelaten om de arbeidstijd objectief en betrouwbaar vast te stellen. Hetzelfde geldt voor andere registratiesystemen die al binnen een onderneming worden gebruikt en aan deze voorwaarden beantwoorden. 

De werkgever moet nagaan welke gegevens het bestaande systeem registreert, hoe afwijkingen worden verwerkt en of de werkelijk gepresteerde arbeidstijd achteraf kan worden vastgesteld. 

8. Hoe lang moet ik de gegevens bewaren?

Het lijkt waarschijnlijk dat de geregistreerde gegevens gedurende vijf jaar moeten worden bewaard. Dat is vandaag al de bewaartermijn voor de belangrijkste sociale documenten. 

Die termijn begint te lopen vanaf de invoer van de gegevens in het tijdsregistratiesysteem. 

De tijdsregistratie bevat persoonsgegevens. De werkgever moet daarom bepalen wie toegang heeft tot de gegevens, voor welke doeleinden zij worden gebruikt en hoe zij worden beveiligd. Ook de afstemming met de bestaande HR- en payrollprocessen moet worden onderzocht. 

9. Waarom moet ik mij nu al voorbereiden?

De definitieve wetgeving is er nog niet. De invoering van een tijdsregistratiesysteem kan wel gevolgen hebben voor de werkorganisatie, de uurroosters, de loonverwerking en de bestaande afspraken over flexibiliteit. 

Werkgevers kunnen daarom al onderzoeken welke werknemers en arbeidsregelingen binnen hun organisatie voorkomen. Daarbij kan worden nagegaan welke gegevens vandaag worden geregistreerd, waar de werkelijk gepresteerde uren afwijken van de formele uurroosters en welke bestaande systemen kunnen worden gebruikt. 

Op basis van deze inventaris kan de werkgever beoordelen welke aanpassingen nodig zijn. De definitieve keuze en de aanpassing van het arbeidsreglement kunnen vervolgens worden afgestemd op de uiteindelijke wetgeving. 

Het invoeren van een tijdsregistratiesysteem kan zeker voordelen opleveren voor een werkgever: 

• Transparantie: tijdsregistratie voorkomt discussies over prestaties en overuren. Inzicht in de gepresteerde uren is essentieel voor een correcte loonberekening en zal leiden tot minder fouten in de loonadministratie. 
• Work-life Balance: tijdsregistratie kan bijdragen aan het monitoren van welzijn en het voorkomen van overbelasting van werknemers. 
• Afwezigheden opvolgen: tijdsregistratie is ruimer dan alleen in- en uitklokken en biedt een objectieve basis om vakantieaanvragen, ziektes en andere afwezigheden op te volgen en zo onder andere onwettige afwezigheden te detecteren. 

Bron: Partena