De alarmbelprocedure in vennootschappen: wat, hoe en wanneer? (PIA Group)

Auteur: Glenn Baeke (PIA Group)

De alarmbelprocedure is een wettelijke verplichting die bestuurders verplicht om in te grijpen wanneer de financiële situatie van hun vennootschap ernstig verslechtert. Maar wat is de alarmbelprocedure precies? Wanneer moet ze worden opgestart? En geldt ze voor elke vennootschapsvorm op dezelfde manier? Onder het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) verschilt de toepassing naargelang het type vennootschap. We leggen graag uit hoe je juridisch correct aan de slag gaat.

Wat is de alarmbelprocedure in vennootschappen?

De alarmbelprocedure is een beschermingsmechanisme voorzien in het WVV dat bestuurders verplicht om de algemene vergadering bijeen te roepen wanneer het voortbestaan van de vennootschap financieel in gevaar komt.

Het doel is dubbel:

• aandeelhouders tijdig informeren
• bestuurdersaansprakelijkheid beperken
• schuldeisers beschermen

De concrete trigger verschilt echter naargelang de rechtsvorm van een NV, BV of CV.

Wanneer moet de alarmbelprocedure verplicht worden opgestart?

De vraag “wanneer moet ik de alarmbel luiden en deze procedure opstarten?” hangt dus af van de rechtsvorm.

1. Voor een NV (naamloze vennootschap)

Bij een NV geldt nog steeds het klassieke kapitaalcriterium.

De alarmbelprocedure moet worden opgestart wanneer:

• het nettoactief daalt tot minder dan de helft van het kapitaal
• het nettoactief daalt tot minder dan een kwart van het kapitaal

Het bestuursorgaan moet dan binnen twee maanden de algemene vergadering bijeenroepen.

2. Voor een BV of CV (kapitaalloze vennootschappen)

Sinds de invoering van het WVV werd het kapitaalbegrip overboord gegooid binnen de BV en CV. Daarom geldt hier een andere benadering.

De alarmbelprocedure wordt (behoudens strengere bepalingen in de statuten) geactiveerd wanneer:

• het nettoactief negatief is of dreigt negatief te worden (balanstest), of
• het bestuursorgaan vaststelt dat de vennootschap, volgens redelijkerwijs te verwachten ontwikkelingen, haar schulden niet zal kunnen betalen gedurende minstens de 12 volgende maanden, naarmate deze opeisbaar worden (liquiditeitstest).

Dit betekent dat bestuurders bij een BV of CV veel actiever moeten monitoren. Niet alleen het eigen vermogen telt, maar ook de toekomstige betalingscapaciteit.

Het voorgaande moet wel enigszins genuanceerd worden doordat het ‘algemeen deel’ van het WVV in een soortgelijke bepaling voorziet – nl. art. 2:52 WVV wat van toepassing is op elke rechtsvorm. Hierdoor wordt aan het bestuur de verplichting opgelegd om te handelen (lees: herstelmaatregelen nemen om de continuïteit van de economische activiteit voor een minimumduur van 12 maanden te vrijwaren) wanneer ‘gewichtige en overeenstemmende feiten’ de continuïteit van de onderneming in het gedrang kunnen brengen.

3. Is de alarmbelprocedure van toepassing op een CommV (commanditaire vennootschap)?

De zoekterm alarmbelprocedure commanditaire vennootschap zorgt vaak voor verwarring.

Voor de commanditaire vennootschap (CommV) geldt de formele alarmbelprocedure zoals bij NV/BV/CV niet op identieke wijze. Dit om de werkende vennoten (de ‘gecommanditeerde vennoten’) zijn hier immers onbeperkt en hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de verbintenissen van de vennootschap.

Daarnaast blijven de bestuurders (zaakvoerders) wél onderworpen aan algemene aansprakelijkheidsregels alsook aan de algemene bepaling omtrent ‘gewichtige en overeenstemmende feiten’ de continuïteit van de onderneming in het gedrang kunnen brengen. Wanneer zij bij financiële moeilijkheden niet tijdig handelen, kan hun aansprakelijkheid alsnog in het gedrang komen.

Met andere woorden: in hoofde van de zaakvoerders geen klassieke alarmbelprocedure, maar wel een zware zorgvuldigheidsplicht.

Wie is verantwoordelijk voor het opstarten van de alarmbelprocedure?

Het bestuursorgaan draagt de volledige verantwoordelijkheid.

Dat betekent concreet:

• financiële situatie actief opvolgen
• tijdig vaststellen of een wettelijke trigger is bereikt
• binnen twee maanden een algemene vergadering bijeenroepen
• een bijzonder verslag opstellen

Het niet naleven van deze verplichting kan leiden tot persoonlijke aansprakelijkheid.

Welke financiële signalen activeren de alarmbelprocedure?

Voor een NV:

• nettoactief < 50% van het kapitaal
• nettoactief < 25% van het kapitaal

Voor een BV of CV:

• negatief eigen vermogen/dreigt negatief te worden
• structurele liquiditeitsproblemen
• dreigende betalingsonmacht binnen de 12 volgende maanden

In de praktijk wordt dit vaak voorafgegaan door:

• opeenvolgende verliesjaren
• negatieve cashflow
• achterstanden bij RSZ of fiscus
• structureel dalend eigen vermogen

Voorgaande ‘triggers’ kunnen overigens ook wijzen op ‘gewichtige en overeenstemmende feiten’ de continuïteit van de onderneming in het gedrang kunnen brengen, zonder dat er sprake is van een formele toepassing van de alarmbelprocedure. Om die reden zou het kunnen voorkomen dat je een dergelijke kennisgeving ontvangt van je accountant (zgn. ‘kennisgeving cfr. artikel XX.23.§3 WER’), zij zijn immers verplicht zulke brief te versturen vanuit hun wettelijke informatieverplichting als beroepsbeoefenaar.

Hoe verloopt de alarmbelprocedure stap voor stap?

Stap 1: vaststelling
Het bestuursorgaan stelt vast dat een wettelijke trigger is bereikt.

Stap 2: opmaak bijzonder verslag
Dit verslag bevat:

• analyse van de financiële toestand
• oorzaken van de moeilijkheden
• voorstel tot ontbinding of voortzetting
• indien voortzetting: concrete herstelmaatregelen

Stap 3: algemene vergadering
Binnen twee maanden wordt de algemene vergadering samengeroepen.

Stap 4: beslissing
De aandeelhouders beslissen over ontbinding of voortzetting van de vennootschap.

Maar opgelet!

• Binnen een NV kan besloten worden tot de ontbinding met een 1/4e meerderheid van de uitgebrachte stemmen (ipv. de traditionele meerderheden voor een statutenwijziging), wanneer het nettoactief ten gevolge van geleden verlies gedaald is tot minder dan 1/4e van het kapitaal.
• Wanneer het nettoactief van een NV gedaald is tot beneden € 61.500, kan iedere belanghebbende of het openbaar ministerie de ontbinding van de vennootschap voor de rechtbank vorderen. De rechtbank kan in zulk geval wel een regularisatietermijn toestaan.

Wat moet er in het verslag van de alarmbelprocedure worden opgenomen?

Het verslag moet minstens bevatten:

• een duidelijke financiële analyse
• motivering waarom voortzetting nog verantwoord is (indien van toepassing)
• concrete herstelmaatregelen
• inschatting van de toekomstperspectieven

Dit document is cruciaal in het kader van eventuele latere aansprakelijkheidsprocedures.

Wat zijn de gevolgen als de alarmbelprocedure niet (tijdig) wordt toegepast?

Het niet correct toepassen van de alarmbelprocedure kan leiden tot:

• persoonlijke bestuurdersaansprakelijkheid
• verhoogd risico bij faillissement (bijvoorbeeld kennelijke grove fout die heeft bijgedragen tot de faling of de zgn. ‘wrongful trading’ m.n. de voorzetting van een reddeloos verloren activiteit)
• mogelijke aansprakelijkheidsvorderingen door schuldeisers

Kan een alarmbelprocedure meerdere keren worden toegepast?

Ja. Wanneer de financiële situatie opnieuw onder de wettelijke drempels zakt, moet de procedure opnieuw worden doorlopen. Elke situatie vereist een afzonderlijke beoordeling. Sowieso doe je er goed aan periodiek in opvolging te voorzien.

Het naleven van de alarmbelprocedure geeft namelijk geen vrijgeleide Zo kan de financiële situatie zodanig verslechteren dat we spreken van ‘definitieve staking van betaling’. In dit laatste geval zijn er geen daadwerkelijke kansen op herstel van de onderneming, zodat er aangifte van faillissement (het neerleggen van de boeken) dient te gebeuren ter griffie van de Insolventierechtbank binnen één maand nadat de onderneming heeft opgehouden te betalen.

Wat is het verschil tussen de alarmbelprocedure en gerechtelijke reorganisatie?

De alarmbelprocedure is een interne vennootschapsrechtelijke verplichting. Gerechtelijke reorganisatie is een procedure via de ondernemingsrechtbank met bescherming tegen schuldeisers.

De alarmbelprocedure is dus een vroegtijdig waarschuwingsmechanisme, geen (insolventie)procedure waaraan externe uitwerking wordt gegeven met (tijdelijke) schuldeisersbescherming.

Hoe ziet een concreet voorbeeld van een alarmbelprocedure er uit?

Voorbeeld NV

Een NV heeft een kapitaal van 300.000 euro.
Na verlieslatende jaren bedraagt het nettoactief nog 130.000 euro.

Dat is minder dan de helft van het kapitaal.
De alarmbelprocedure moet worden opgestart.

Als het nettoactief verder zou dalen tot 60.000 euro (dit is minder dan 1/4e van het kapitaal) kan tot de ontbinding worden besloten met een 1/4e meerderheid van de uitgebrachte stemmen (ipv. de traditionele meerderheden voor een statutenwijziging. In theorie kan ‘iedere belanghebbende’ of het ‘openbaar ministerie’ de ontbinding van de vennootschap voor de rechtbank vorderen, dit om reden dat het kapitaal gedaald is beneden de minimumdrempel van 61.500 euro.

Voorbeeld BV

Een BV heeft geen kapitaal (het kapitaalbegrip wed vervangen door ‘inbreng’).
Het eigen vermogen is negatief en de cashflowprognose toont dat schulden binnen 8 maanden niet meer betaald kunnen worden.

Zowel de balans- als liquiditeitstest zijn negatief in dit geval.
Het bestuursorgaan moet de alarmbelprocedure opstarten.

Welke rol speelt de algemene vergadering?

De algemene vergadering:

• neemt kennis van het bijzonder verslag
• bespreekt de voorgestelde maatregelen
• beslist over ontbinding of voortzetting

Hoe kan ik ondersteund worden bij de alarmbelprocedure?

Onze boekhouders en experts spelen een sleutelrol bij:

• monitoring van het eigen vermogen
• uitvoeren van balans- en liquiditeitstesten
• opmaak van tussentijdse cijfers
• ondersteuning bij opmaak van het bijzonder verslag
• begeleiding bij de bijeenroeping/organisatie van de algemene vergadering
• advies rond herstelmaatregelen / opmaak van een herstelplan

Bron: PIA Group