Reclamemails: vaak gebruikt, zelden volgens de regels (Flamée & Partners)

Auteur: Flamée & Partners

We hebben u al via diverse publicaties geïnformeerd over het belang van een goed GDPR-beleid. In dit artikel gaan wij dieper in op een aspect van de GDPR-wetgeving waar veel vragen over rijzen, namelijk het versturen van reclamemails.

Reclamemails, dat mag niet zomaar

Het bijhouden en gebruiken van e-mailadressen is een vorm van gegevensverwerking volgens de GDPR (of in het Nederlands, AVG). Gegevens verwerken is in principe verboden, wat betekent dat het versturen van reclamemails in principe ook verboden is.

Enkel wanneer de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is, is het toegestaan. De GDPR somt zes gevallen op waarbinnen u persoonsgegevens mag verwerken. Wij lichten hieronder de rechtsgronden toe waarop u zich kan beroepen om reclamemails te versturen.

Sowieso geldt ook dat het verplicht is om een goed uitgewerkt privacybeleid te hebben van zodra u reclamemails verstuurt.

Uitvoering van een overeenkomst – bestaande klanten

Vooreerst een eenvoudige uitzondering op het verbod van gegevensverwerking. Als uw berichten puur informatief zijn van aard, mag het wel. Bijvoorbeeld indien u praktische informatie verstuurt naar uw klanten omtrent afspraken, hen inlicht over wijzigingen, etc.

Toestemming – prospecten

Een veelgebruikte rechtsgrond is ‘toestemming’. Hierbij gaat uw klant of prospect er expliciet mee akkoord om reclamemails te ontvangen, bijvoorbeeld via het typische vinkje ‘ik geef toestemming voor het ontvangen van commerciële boodschappen’.

Deze rechtsgrond lijkt eenvoudig, maar is het in de praktijk niet altijd. De toestemming moet vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn. Zo is het bijvoorbeeld verboden om het vinkje ‘toestemming’ te verplichten alvorens een klant een bestelling kan plaatsen, is het verboden het vinkje standaard aangevinkt te laten (waardoor de klant er niet zelf op hoeft te klikken) en moet er voldoende informatie aanwezig zijn voor de (potentiële) klant. Daarnaast kan iedereen te allen tijde zijn of haar toestemming intrekken en moet u daar ook iedereen over informeren.

Deze rechtsgrond leent zich best voor prospecten, omdat daar geen andere rechtsgronden zijn waar u zich op kan beroepen.

Gerechtvaardigd belang – bestaande klanten

Een laatste rechtsgrond is deze van het zogenaamd ‘gerechtvaardigd belang’. Hierbij roept u als verwerkingsverantwoordelijke in dat uw eigen gerechtvaardigd belang sterker doorweegt dan de rechten van de betrokkenen. De meeste reclamemails aan bestaande klanten zijn hierop gebaseerd.

Let wel, ook hier moet u expliciet uw klanten voorzien in de mogelijkheid om zich te verwijderen uit de mailinglijst én moet u hen van die mogelijkheid inlichten.

Concreet

Indien u uw klanten wil informeren zonder daarbij aan reclame te doen, kan dat. Indien u echter commerciële mails wil versturen, moet u goed nadenken over de rechtsgrond waarop u zich zal baseren. Een privacybeleid is hierbij verplicht. Sowieso moet u de personen aan wie u uw mail richt de mogelijkheid geven zich uit te schrijven. Indien u zich naar prospecten richt, heeft u eerst hun geïnformeerde toestemming (en het bewijs hiervan) nodig.

Bron: Flamée & Partners