De principes inzake het afsluiten van een professioneel e-mailadres bij werknemers gelden ook voor de aandeelhouder / bestuurder die geen werknemer is (Lydian)

Auteur: Isabel Plets (Lydian)

Op 1 juli 2025 heeft de Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit een beslissing genomen na een klacht door een bestuurder en aandeelhouder bij een vennootschap. De samenwerking werd stopgezet en de aandelen van de klager waren verkocht.

Het voorwerp van de klacht betrof het gebruik van het professionele e-mailadres op naam van de klager door de verweerder en dit na de beëindiging van zijn functie en activiteiten voor de verweerder.

Wat te leren uit de beslissing?

1. Er moet voldoende voorafgaandelijke informatie zijn over wat gebeurt met het e-mailadres en de mailbox na het einde van de professionele relatie.
2. Er moet een automatisch bericht zijn met de nieuwe contactgegevens (of algemene e- mailadres) uiterlijk op de dag van het feitelijk vertrek.
3. Het behoud van een automatisch bericht tussen 1 tot 3 maanden kan (rekening houdend met het feit dat het gaat om een medebestuurder van een boekhoudkantoor), maar afsluiten van het e-mailadres en van de mailbox is verplicht na die periode.
4. Een rechtsgrond voor het tijdelijk actief blijven van het e-mailadres en de mailbox na het einde van de professionele relatie is een gerechtvaardigd belang, maar betrokkene moet voorafgaandelijk geïnformeerd zijn.

Sanctie:

1. Berisping (welke volstaat, omdat ondertussen het bewijs is geleverd dat de mailaccount is afgesloten)
2. Waarschuwing voor de toekomst dat het zich toegang verschaffen tot én e-mails versturen vanuit de professionele mailbox een inbreuk is op de GDPR als dat gebeurt na 1/3 maanden na het einde van de samenwerking en zonder dat betrokkene is geïnformeerd of dat er andere afspraken zijn gemaakt.

Lees hier de Beslissing ten gronde 113/2025 van 1 juli 2025