Wie, wat, waar: verduidelijking over de deelname van het bureau aan een digitale algemene vergadering (Crivits & Persyn)

Auteur: Crivits & Persyn

Sinds 2020 kan het bestuursorgaan de leden van een VZW de mogelijkheid geven om op afstand, lees digitaal, deel te nemen aan de algemene vergadering (art. 9:16/1 WVV). Hiervoor is geen statutaire toelating nodig. Een van de voorwaarden om op een rechtsgeldige manier digitaal te vergaderen, is dat de leden van het bureau ter plaatse aanwezig moeten zijn. Zij kunnen niet louter deelnemen langs elektronische weg. Het “bureau” verwijst naar de groep personen die verantwoordelijk is voor het organisatorische en procedurele verloop van die vergadering. Denk aan de voorzitter, secretaris en één of meer stemopnemers.

Deze voorwaarde zorgt voor wat verwarring in de praktijk en wordt niet steeds consequent toegepast. In antwoord op een parlementaire vraag, bracht minister Van Tigchelt recent wat meer duidelijkheid. Vooreerst wordt eraan herinnerd dat de mogelijkheid van de digitale algemene vergadering niet de verplichting vervangt om een fysieke ledenvergadering te organiseren. De leden van het bureau volgen samen de fysieke algemene vergadering die gelijktijdig plaatsvindt. Dit belet niet dat één of meerdere leden van het bureau via één van de communicatieapplicaties – zoals Skype, Zoom, Teams – ook individueel ingelogd mogen zijn. Behalve dat zo bijkomend kan worden toegezien op een vlot verloop van de algemene vergadering, heeft dit geen toegevoegde waarde.

Hoewel de parlementaire vraag betrekking had op VZW’s, biedt ze ook verduidelijking voor vennootschappen vermits daar eenzelfde verplichting bestaat voor het bureau.

Bron: Crivits & Persyn