Ploegenarbeid: KB legt voorwaarden vast voor akkoordverklaring opdat uitzendkantoren de BV-vrijstelling kunnen toepassen (Monard Law)

Auteur: Luk Cassimon (Monard Law)

Uitzendkantoren kunnen ook genieten van de vrijstelling tot doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor ploegen- en nachtarbeid voor de uitzendkrachten die bij klanten-gebruikers worden te werk gesteld. Hiervoor moeten zij sinds oktober 2022 het akkoord hebben van de klant-gebruiker, en sinds januari 2023 moet het akkoord “op de door de Koning bepaalde wijze” verkregen zijn. Het KB van 16 september 2024 legt nu de voorwaarden vast waaraan het akkoord moet voldoen. En dit akkoord heeft ook gevolgen voor de ondernemingen die uitzendkrachten te werk stellen. Inwerkingtreding: januari 2025.

Waarover gaat het?

Ondernemingen waarin ploegen- of nachtarbeid (zowel gewone ploegenarbeid, als volcontinu of voor werken in onroerende staat) wordt verricht, kunnen genieten van een vrijstelling tot doorstorting van bedrijfsvoorheffing. Deze vrijstellingen zijn onderworpen aan strikte voorwaarden (art. 275/5 WIB92).

Uitzendkantoren die uitzendkrachten te werk stellen bij ondernemingen waar in ploegen of ’s nachts wordt gewerkt, kunnen deze vrijstelling ook toepassen voor deze uitzendkrachten.

Maar om aan te tonen dat alle toepassingsvoorwaarden voldaan zijn (bijv. wat zijn de opeenvolgende shiften, uit hoeveel personen bestaan de shiften etc), moet het uitzendkantoor zich wenden tot de klant-gebruiker. In de praktijk bleek dit tijdens controles een heikel punt. Vandaar dat de wet enige tijd geleden werd aangepast, en is het sinds oktober 2022 vereist dat het uitzendkantoor het akkoord heeft gekregen van de klant-gebruiker dat men de vrijstelling kan toepassen.

Maar in de praktijk bleken er veel verschillen bestaan tussen de akkoorden die de uitzendkantoren vroegen (bijv. was er vrijwaringsclausule bij eventuele terugvorderingen, hoe ver reikte de medewerkingsplicht). Om een level playing field te voorzien, werd verduidelijkt dat het akkoord op de door de Koning bepaalde wijze moet zijn verkregen. De bevoegdheid werd dus aan de Koning gedelegeerd om de voorwaarden te bepalen waaraan het akkoord moet voldoen.

En bij Koninklijk Besluit van 16 september 2024 heeft de Koning deze voorwaarden bepaald. Dit KB werd in het Belgisch Staatsblad van 23 september 2024 gepubliceerd en geldt voor bezoldigingen die vanaf januari 2025 worden betaald of toegekend.

KB van 16 september 2024: bijzondere voorwaarden voor uitzendkantoren

In het Verslag aan de Koning wordt verduidelijkt dat het KB beoogt te “garanderen dat het uitzendbureau zich op ondubbelzinnige wijze heeft vergewist dat aan alle toepassingsvoorwaarden (…) voldaan is”. De bedoeling bestaat erin om via “een goed uitgewerkt contractueel kader” te garanderen dat de verklaring van de klant-gebruiker dezelfde gevolgen met zich meebrengt als een fiscale aangifte, en de klant-gebruiker dus contractueel aansprakelijk kan worden gesteld als deze ten onrechte verklaard heeft dat alle toepassingsvoorwaarden voldaan waren.

En alhoewel dezelfde voorwaarden gelden voor alle uitzendkantoren, wordt de wijze waarop het contractueel kader wordt geïmplementeerd, niet geüniformeerd. Uitzendkantoren moeten dus zelf uitmaken hoe hun interne processen het beste kunnen worden aangepast.

Deze bijzondere voorwaarden voor uitzendkantoren houden in dat het uitzendkantoor en de klant-gebruiker op schriftelijke wijze een overeenkomst sluiten waarin het proces en de wijze waarop het bewijs zal worden geleverd, worden toegelicht. Dit kan een afzonderlijke overeenkomst zijn, maar ook als onderdeel van een commerciële overeenkomst of de algemene voorwaarden.

Deze overeenkomst moet volgende elementen bevatten:

Bevestiging ploegenarbeid door klant-gebruiker

De klant-gebruiker moet een verklaring opmaken waaruit ondubbelzinnig blijkt dat de uitzendkracht inderdaad ploegen- of nachtarbeid (incl. volcontinu of werken in onroerende staat) heeft verricht en waarin bevestigd wordt dat de klant-gebruiker de nodige bewijsstukken kan bezorgen.

De verklaring moet ook het type arbeid duiden (gewone ploegenarbeid, volcontinu, werken in onroerende staat, nachtarbeid of tewerkstelling in systeemvaart).

Bevestiging bij bis-variant

Als de klant-gebruiker toepassing maakt van de bis-variant, moet ook het percentage van de afwijking in de omvang worden meegedeeld.

Wijze waarop het akkoord kan worden aangetoond

In deze overeenkomst moet ook worden vastgelegd hoe het uitzendkantoor schriftelijk en ondubbelzinnig het bestaan en het tijdstip kan aantonen van de verklaring door de klant-gebruiker.

De wijze waarop dit bewijs moet worden geleverd, wordt niet bepaald. Het uitzendkantoor is hierin dus vrij. In het Verslag aan de Koning wordt o.a. verwezen naar een (onbetwiste) factuur met een afzonderlijke facturatie van de prestaties als ploegen- of nachtarbeid of het invullen van een afzonderlijke prestatiestaat door de klant-gebruiker.

De verklaring kan zelfs impliciet worden gegeven. Maar in zulk geval moet wel duidelijk aangegeven worden binnen welke termijn en op welke wijze de klant-gebruiker de verklaring kan betwisten. Er moet ook verduidelijkt worden dat de impliciete aanvaarding tot gevolg heeft dat de klant-gebruiker het bewijs moet kunnen leveren dat de toepassingsvoorwaarden voldaan zijn.

In ieder geval moet er een schriftelijk stuk voorhanden zijn waarop de datum kan worden vastgesteld waarop de klant-gebruiker heeft verklaard dat aan alle voorwaarden voldaan is. Deze verklaring moet – volgens een verduidelijking in het Verslag aan de Koning – bestaan “alvorens deze als basis kan dienen voor de aanvraag van de vrijstelling”. Dus ook de datum van de verklaring is belangrijk. Hierbij moet in het achterhoofd worden gehouden dat een aangifte in de bedrijfsvoorheffing in principe binnen de termijn van 15 dagen na toekenning van de bezoldiging moet worden ingediend.

Medewerking door de klant-gebruiker

De overeenkomst moet ook in een medewerkingsplicht voor de klant-gebruiker voorzien bij het leveren van het bewijs dat de uitzendkracht inderdaad in ploegenarbeid of ’s nachts te werk werd gesteld

Aansprakelijkheid van de klant-gebruiker

De aansprakelijkheid van de klant-gebruiker moet ook vastgelegd worden als het bewijs niet kan worden geleverd dat de uitzendkracht in ploegen of ’s nachts te werk werd gesteld.

Inwerkingtreding: 1 januari 2025

De verplichtingen gelden voor bezoldigingen die vanaf 1 januari 2025 worden betaald of toegekend.

Dit geeft uitzendkantoren dus de tijd om hun proces aan te passen en de nodige stappen te ondernemen om een afdoende proces uit te werken. Maar aangezien uitzendkantoren zelf moeten uitmaken hoe het contractueel kader vorm zal worden gegeven, welk concreet proces zal worden gevolgd en de klanten-gebruikers moeten informeren, zullen zij toch op korte termijn de nodige actie moeten ondernemen.

En in het Verslag aan de Koning wordt voorts benadrukt dat de fiscale administratie “geval per geval [zal] nagaan of dit proces wel degelijk aan de voorwaarden en de doelstellingen van dit besluit voldoet”.

Gevolgen voor de klant-gebruiker?

En hoewel het KB voornamelijk de voorwaarden voor het uitzendkantoor vastlegt opdat zij de vrijstelling kunnen toepassen, zijn er ook belangrijke gevolgen voor de klanten-gebruikers.

Zij moeten namelijk een interne procedure voorzien waarbij de nodige gegevens tijdig worden meegedeeld aan het uitzendkantoor en moeten de nodige bewijsstukken bijhouden. Dit kan eventueel gepaard gaan met bijkomende administratie, bijv. wanneer afzonderlijke prestatiestaten moeten worden bezorgd aan het uitzendkantoor. En ieder uitzendkantoor kan in de praktijk een andere procedure volgen.

Als later zou blijken dat de klant-gebruiker het bewijs niet kan leveren, kan men ook aansprakelijk gesteld worden voor schade van het uitzendkantoor.

Dus ook klanten-gebruikers moeten waakzaam zijn m.b.t. de verplichtingen die zij opnemen als men uitzendkrachten te werkstelt en de risico’s die hiermee gepaard gaan.

Bron: Monard Law