Aanwezigheidsregistratie onderhouds-en reinigingswerken verplicht vanaf 1 september 2024 (Commit Law)

Auteurs: Stefanie De Cleen en Joris De Keersmaeker (Commit Law)

In onze blogberichten van 24 januari 2023 en 12 maart 2024 brachten wij u reeds op de hoogte van een nieuwe verplichting tot aanwezigheidsregistratie voor onderhouds-en reinigingswerken die werd ingevoerd door de Programmawet van 26 december 2022.

Voor de effectieve inwerkingtreding van deze verplichting waren echter nog één of meerdere koninklijk besluiten nodig.

Door de 2 koninklijke besluiten van 15 mei 2024 zal de nieuwe aanwezigheidsregistratie vanaf 1 september 2024 verplicht zijn.

Wie moet registeren?

Op elke arbeidsplaats waar onderhouds- en reinigingswerken aan onroerende goederen voor rekening van derden worden verricht, moet de aanwezigheid , d.w.z. aankomst, vertrek en rustpauzes van elke natuurlijke persoon elektronisch geregistreerd worden.

Dit geldt voor alle natuurlijke personen die aanwezig zijn op een arbeidsplaats waar onderhouds- en reinigingswerken worden verricht, en dit ongeacht hun statuut, zoals bijvoorbeeld (gedetacheerde) werknemers, (gedetacheerde) zelfstandigen, aannemers, onderaannemers, …

Wat registreren?

De volgende gegevens moeten worden geregistreerd:

• de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon (rijksregister en/of Limosa);

• het adres of de geografische beschrijving van de werkplek;

• de hoedanigheid waarin de natuurlijke persoon zich bevindt op de werkplek: werknemer, zelfstandige, aannemer, onderaannemer, …;

• de identificatiegegevens van de werkgever (wanneer de natuurlijke persoon een werknemer is);

• de identificatiegegevens van de natuurlijke of rechtspersoon (aannemer, opdrachtgever of gelijkgestelde) in wiens opdracht een activiteit door een zelfstandige wordt uitgevoerd;

• het begin en het einde (datum en uur) van de activiteiten op de werkplek;

• het begin en het einde van de rustpauzes (datum en uur).

De geregistreerde gegevens moeten  worden doorgestuurd naar de gegevensbank van de RSZ.

Deze gegevensbank heeft bewijskracht wat betreft de hoger vermelde gegevens.

De RSZ bewaart de gegevens gedurende minstens 3 jaar en hoogstens 11 jaar in geval van fraude.

Opgelet! Voor een werkplaats waar de registratieplicht geldt, moet  vooraf ook een aangifte van werken worden gedaan. De registratieplicht voor schoonmaakactiviteiten geldt ongeacht het bedrag van de aangifte van werken.

Hoe registreren?

In de Programmawet werd voorzien dat de registratieverplichting kan door middel van:

• Ofwel het elektronisch aanwezigheidssysteem van de RSZ, genaamd ‘Check In and Out at Work’. Dit kan via de Smartphone of via de onlinedienst op de portaalsite van de socialezekerheid.

• Ofwel een alternatieve registratiewijze, zolang deze gelijkwaardige waarborgen biedt als het systeem van de RSZ. Momenteel zijn er verschillende spelers op de markt die apps aanbieden om de aanwezigheidsregistratie uit te voeren.

Indien reeds gebruik werd gemaakt van een registratiesysteem, bijvoorbeeld via een badge, dan hoeft men niets anders te doen om zich aan te melden bij Check In and Out at Work. Men registreert zich zoals gewoonlijk op de werkplaats en is dan meteen in orde met de verplichte aanwezigheidsregistratie. Ook moet er gebadged worden bij start en einde van de pauzes. De gegevens worden dan automatisch doorgestuurd naar de databank van de sociale zekerheid.

Foute registratie?

Om gegevens te laten corrigeren moeten zowel de opdrachtgever als de uitvoerder samen een verzoek indienen bij de RSZ. Dit dient te gebeuren binnen de 30 dagen na de registratiedatum. Als er voldoende bewijs is, past de RSZ de gegevens aan.

Verantwoordelijkheid?

De verantwoordelijkheid voor de registratie ligt  zowel bij diegene die iemand aan het werk zet, als bij de persoon die het werk uitvoert:

• Elke aannemer of onderaannemer die een beroep doet op een onderaannemer dient zijn onderaannemer contractueel te wijzen op zijn verplichting om alle gegevens betreffende zijn aanwezigheid daadwerkelijk en correct te registreren alsook op zijn verplichting om deze gegevens naar de gegevensbank van de RSZ door te sturen.

• Het contract dient bovendien ook de verbintenis te bevatten van de aannemer of onderaannemer die een beroep doet op een onderaannemer om alle gegevens betreffende zijn eigen aanwezigheid effectief en correct te registreren en door te sturen naar de gegevensbank van de RSZ.

In de praktijk ziet dit er als volgt uit:

• De opdrachtgever moet het registratieapparaat ter beschikking stellen van aannemers waarop hij een beroep doet. In principe zal de onderaannemer dus het apparaat gebruiken dat door de aannemer ter beschikking wordt gesteld. Deze aannemer en de onderaannemer kunnen in hun overeenkomst echter bepalen dat een andere gelijkwaardige registratiewijze toegepast wordt.

• Elke aannemer heeft dus een dubbele verplichting:

  • Hij moet enerzijds het apparaat gebruiken voor de registratie van zijn werknemers of de zelfstandigen waarop hij een beroep doet.

  • Anderzijds moet hij dit registratieapparaat ter beschikking stellen van elke onderaannemer waarop hij zelf een beroep doet. Indien gebruik gemaakt wordt van een andere registratiewijze die afgesproken werd in de overeenkomst met de opdrachtgever, moeten de regels betreffende deze alternatieve registratiewijze nageleefd worden.

• Elke onderaannemer moet op zijn beurt het registratieapparaat dat hij van de aannemer heeft ontvangen gebruiken en ter beschikking stellen van de onderaannemers op wie hij een beroep doet.

• De aannemers en onderaannemers die beroep doen op zelfstandigen moeten zich ervan vergewissen dat deze in het bezit zijn van een registratiemiddel dat compatibel is met het registratieapparaat op de arbeidsplaats. Hebben zij er geen, dan moet hij hen er een bezorgen, of contractueel bepalen dat de zelfstandige de registratie zal uitvoeren via een ander automatisch systeem.

• De werkgever is verantwoordelijk voor de aflevering van de badges of andere registratiemiddelen aan zijn werknemers. Deze dienen compatibel te zijn met het op de arbeidsplaats gebruikte registratiesysteem.

• Ingeval er een beroep wordt gedaan op uitzendkrachten, is de gebruiker verplicht om deze verplichtingen na te leven.

Controle en sanctie?

Verschillende inspectiediensten kunnen toezicht houden op de naleving van de aanwezigheidsregistratie:

Het niet naleven van de verplichtingen in het kader van de verplichte aanwezigheidsregistratie kan worden bestraft met een sanctie van niveau 3. Vanaf 1 juli 2024 betekent dit  een administratieve geldboete van 800 euro tot 8.000 euro of een strafrechtelijke geldboete van 1;600 tot 16.000 euro. Deze geldboeten worden vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers.

Bron: Commit Law