De notulen: een niet te onderschatten document (DLPA advocaten)

Auteurs: Maude Mertens en Carlo De Groote (DLPA advocaten)

Vennootschapsnotulen brengen schriftelijk verslag uit van de diverse aspecten die behandeld worden door een vennootschapsvergadering. Zij hebben enkele belangrijke functies binnen het vennootschapsleven:

• Het opmaken van notulen is in de eerste plaats belangrijk omwille van de bewijskracht die aan notulen toekomt. Zij worden bijgevolg opgemaakt met het oog op een latere verantwoording van de regelmatigheid van de procedure en van de getroffen beslissingen en laten toe om het besluitvormingsproces te reconstrueren.

• Daarnaast zijn ze ook dienstig als geheugensteun. Zonder notulen weet na verloop van tijd niemand meer wat er precies is besloten en wie op welke taak kan worden aangesproken. Ook in het kader van de uitvoering van de genomen beslissingen en om een controle uit te voeren op de opvolging ervan is het opmaken van notulen bijgevolg cruciaal.

• Ten slotte kunnen notulen een heel belangrijke rol spelen indien er spanningen of conflicten ontstaan tussen de diverse bestuurders of aandeelhouders van een vennootschap. Nog meer dan anders wordt het dan belangrijk om goede notulen op te maken van de vennootschapsvergaderingen waarbij alle wettelijke en statutaire bepalingen punctueel worden nageleefd, en waaruit de standpunten van de individuele aandeelhouders en bestuurders duidelijk blijken. Bovendien kunnen deze notulen een middel zijn om te trachten een dossier op te bouwen tegen een andere bestuurder of aandeelhouder.

Het notuleren van de beslissingen van de raad van bestuur en de algemene vergadering van een vennootschap is dan ook een belangrijk facet van de vennootschapshuishouding. Maar anders dan de term laat uitschijnen is het opmaken van notulen niet altijd standaardwerk. Zeker in gevallen waar belangrijke beslissingen dienen te worden genomen (en gemotiveerd), alsook wanneer er spanningen en conflicten zijn tussen de diverse bestuurders of aandeelhouders van een vennootschap is het opmaken ervan minutieus maatwerk.

Het maken van goede notulen is niet eenvoudig. Aandachtspunten zijn naleving van de wettelijke en statutaire bepalingen, duidelijkheid, volledigheid en getrouwheid aan het verloop van de debatten.

Hierna gaan we kort in op enkele belangrijke aspecten van het notuleren. De uiteenzetting werd om praktische redenen beperkt tot de naamloze vennootschap en de besloten vennootschap.

Vorm en inhoud van de notulen

Notulen zijn niet onderworpen aan bepaalde vormvereisten. Zij worden gewoonlijk bij onderhandse akte opgesteld, tenzij voor beslissingen waarvoor de wet een authentieke akte vereist.

Notulen moeten in elk geval een getrouw beeld weergeven van de vergadering waarop zij betrekking hebben,. Daarenboven moeten de notulen melding maken van de detailpunten die bepaalde wetsartikelen aangeven.

Aangezien zij het relaas van de vergadering bevatten, moeten de notulen als het ware een bondig “ooggetuigenverslag” zijn. Als vuistregel geldt dat wie de notulen raadpleegt op ondubbelzinnige wijze moet begrijpen welke aangelegenheden tijdens de vergadering werden besproken, welke beslissingen werden genomen en met welke meerderheid. Wie meewerkt aan het opstellen van notulen waarin bewust onjuiste gegevens worden opgenomen (antidatering, onjuiste vermelding van naleving van bepaalde formaliteiten,… ) kan zich schuldig maken aan het misdrijf van valsheid in geschrifte.

Doorgaans is het echter opportuun uitgebreidere notulen op te maken. Zeker in gevallen waar zich tijdens de vergadering incidenten voordoen (bijvoorbeeld weigering van de vergadering om een bepaalde persoon toe te laten, weigering van het bestuur om een vraag te beantwoorden), wanneer men vreest dat een besluit later zal aangevochten worden of, meer algemeen, wanneer tussen de bestuurders of vennoten onenigheid bestaat, is een meer uitvoerige notulering aangewezen.

Het kan ook nuttig zijn in de notulen te vermelden dat bepaalde statutaire en/of wettelijke voorschriften werden gerespecteerd, ook al bevatten de statuten of de wet geen verplichting om de naleving van de betreffende voorschriften te notuleren. In bepaalde gevallen schrijft de wetgever overigens zelf voor een aantal verrichtingen bijzondere vermeldingen in de notulen voor (belangenconflict op niveau van de raad van bestuur, aansprakelijkheidsvordering bestuurder, bijkomende inbreng, kapitaalverhoging, fusie en splitsing, aankaarten van overtredingen van het WVV of de statuten op de AV…) om zich ervan te verzekeren dat de wettelijke regeling correct zou worden nageleefd.

De bewijskracht van notulen

De notulen hebben bewijskracht, tot bewijs van het tegendeel, tegen de vennootschap en tegen de personen die de notulen ondertekend hebben. Door ondertekening hebben laatstgenoemden immers de waarheid erkend van wat in de notulen is vastgesteld. Uit de ondertekening mag weliswaar niet worden afgeleid dat de betrokkene zich akkoord verklaart met het getroffen besluit, maar wel dat hij zich aansluit bij de weergave van de beslissing in de notulen.

De notulen zullen in principe ook tegenwerpbaar zijn aan de bestuurders of de aandeelhouders die niet ondertekend hebben, aangezien het een geschrift betreft dat uitgaat van een orgaan van de vennootschap. Zij kunnen wel met alle middelen van recht het tegenbewijs leveren van wat zich werkelijk tijdens de vergadering heeft afgespeeld. De bewijskracht van de notulen zal sterker zijn ten aanzien van die bestuurders of aandeelhouders die aanwezig waren op de vergadering, de voorlezing en de ondertekening van de notulen hebben bijgewoond en hiertegen niet hebben geprotesteerd. Hun aanwezigheid en stilzwijgen geldt als goedkeuring.

Publicatie en bewaring

Als de notulen besluiten bevatten die moeten worden gepubliceerd, dan moet een uittreksel uit de notulen neergelegd worden in het vennootschapsdossier ter griffie van de ondernemingsrechtbank van het rechtsgebied waarbinnen de vennootschap haar zetel heeft. Zo is het wettelijk verplicht om zowel de benoeming als het ontslag van een bestuurder door de algemene vergadering openbaar te maken door de neerlegging van (de specifieke passage uit) de notulen van de algemene vergadering op de griffie van de ondernemingsrechtbank, teneinde het ontslag te kunnen tegenwerpen aan derden.

De akten en gegevens waarvan de openbaarmaking is voorgeschreven zijn ten aanzien van derden tegenstelbaar vanaf de datum van bekendmaking in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, tenzij de vennootschap kan aantonen dat de derden er tevoren reeds kennis van hadden.

Om de mogelijkheid van vervalsingen te beperken, gelet op de bewijskracht die aan notulen toekomt en in het kader van een goede organisatie van de vennootschap, doet men er goed aan de notulen (chronologisch) bij te houden in een register of een notulenboek op de zetel van de vennootschap.

De origineel ondertekende notulen worden bewaard op de zetel van de vennootschap. Zij vormen immers een stuk van de vennootschap, waarvan de erin vervatte besluiten bindend zijn voor de betrokken vennootschap. Alleen zo kan het recht worden gewaarborgd van de aandeelhouder, elke andere effectenhouder en zelfs derden om, mits het bewijs van een legitiem, persoonlijk en actueel belang, de notulen van de algemene vergadering in te kijken of er een kopie van te vragen.

Alternatieve methodes van besluitvorming

Het wetboek van vennootschappen en verenigingen biedt de algemene mogelijkheid aan de raad van bestuur te besluiten bij eenparig schriftelijk besluit. Bij schriftelijke besluitvorming beslist de raad van bestuur zonder effectieve bijeenkomst. Hiervoor is geen statutaire machtiging vereist. De statuten kunnen uiteraard wel die mogelijkheid uitsluiten in bepaalde gevallen.

Ook de algemene vergadering kan eenparig en schriftelijk gehouden worden. Schriftelijke besluitvorming is mogelijk voor alle besluiten die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van statutenwijzigingen. Het ontslag van een bestuurder, goedkeuring van de jaarrekening en het verlenen van kwijting aan de bestuurders kunnen dus wel het voorwerp uitmaken van de schriftelijke besluitvorming.

Voorwaarde voor de schriftelijke algemene vergadering is dat alle aandeelhouders aan de stemming deelnemen en de beslissingen met eenparigheid van stemmen worden genomen. Is er geen unanimiteit, dan moet de vergadering fysiek bijeenkomen.

Bijzondere aandacht is vereist bij de redactie van de notulen van de schriftelijke besluitvorming. Uiteraard zullen de notulen van een schriftelijke algemene vergadering inhoudelijk grotendeels in de lijn liggen van die van een klassieke algemene vergadering. Zo dienen de besluiten van de vergadering op duidelijke en objectieve wijze worden weergegeven en zullen aan de notulen de documenten worden gehecht waarvan de algemene vergadering kennis neemt of die door de algemene vergadering worden goedgekeurd.

Anderzijds zullen de notulen geen melding maken van de gebruikelijke vergaderformaliteiten (samenstelling bureau, vaststelling van de regelmatige oproeping, controle van de personen die zich ter vergadering aanbieden, enz.). In plaats daarvan kan desgevallend wel melding worden gemaakt van de werkwijze die werd gehanteerd om de vennoten te informeren over de schriftelijk geformuleerde voorstellen en hen te verzoeken hun instemming daarmee te betuigen.

Voor de ondertekening van de notulen worden in de rechtsleer twee scenario’s uitgewerkt. Een eerste procédé bestaat er in slechts één exemplaar van de notulen op te stellen en dit ofwel ter zetel van de vennootschap ter ondertekening voor te leggen ofwel te verzenden aan één vennoot voor ondertekening met verzoek de notulen aan een volgende vergaderingsgerechtigde als “kettingbrief” door te sturen. Een tweede mogelijkheid bestaat erin de ontwerpnotulen in evenveel exemplaren op te maken als er vergaderingsgerechtigden zijn en elk één exemplaar voor ondertekening toe te sturen, met verzoek om ze nadien aan de vennootschap terug te bezorgen.

Rol van notulen bij belangenconflict

De belangenconflictprocedure van het WVV bestaat uit twee belangrijke elementen: transparantie en een stemverbod.

In de BV met een collegiaal bestuursorgaan, in de BV met meerdere concurrerende bestuurders en in de NV met een (monistisch) collegiaal bestuursorgaan, is er een onthoudingsplicht voor de bestuurder die geconfronteerd wordt met een belang van vermogensrechtelijke aard dat strijdig is met het belang van de vennootschap.

Deze onthoudingsplicht geldt zowel voor de beraadslaging als de stemming over de beslissing of verrichting waarop het belangenconflict betrekking heeft. Indien alle leden van het bestuursorgaan een belangenconflict hebben, wordt de betrokken beslissing of verrichting ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene vergadering, waarna deze door het bestuursorgaan kan worden uitgevoerd. Dit laatste geldt ook wanneer de BV of NV slechts één bestuurder heeft.

De sanctie voor het niet naleven van deze procedure is de nietigheid van de beslissing. In de notulen van het bestuursorgaan moeten de verklaring en toelichting over de aard van dit strijdig belang van de bestuurder worden opgenomen. Verder moeten de overige bestuurders de algemene vergadering of de enige bestuurder die ook de enige aandeelhouder is:

• de aard van de beslissing of verrichting en de vermogensrechtelijke gevolgen ervan voor de vennootschap in de notulen omschrijven; en
• het genomen besluit verantwoorden.

Wanneer de enige bestuurder een belangenconflict heeft of alle bestuurders (van het college) een belangenconflict hebben, wordt de beslissing of de verrichting aan de algemene vergadering voorgelegd. Indien de algemene vergadering de beslissing of de verrichting goedkeurt, kan het bestuursorgaan ze uitvoeren. De notuleringsplicht zal dan uit hoofde van de algemene vergadering plaatsvinden.

Conclusie

Notulen hebben onmiskenbaar erg belangrijke functies binnen het vennootschapsleven en het is dan ook, gelet op deze belangrijke functies, cruciaal om ze op een correcte manier op te stellen en te gebruiken.

Bron: DLPA Advocaten