Opzegging en verbreking van de arbeidsovereenkomst: ontslagmodaliteiten van naderbij bekeken (DLPA Advocaten)

Auteurs: Bram Delbecke en Matthias Dhaene (DLPA Advocaten)

Wat als finaal blijkt dat een werknemer niet geheel voldoende blijkt te matchen met de functie of bedrijfscultuur? Wat als er simpelweg te weinig werk is? Wat als u om andere organisatorische redenen genoodzaakt bent van een werknemer afscheid te nemen?

De redenen voor een individueel ontslag zijn zeer uiteenlopend. Wat de reden ook is, als werkgever heeft u er steeds belang bij de ontslagprocedure op een correcte manier te laten verlopen.

Wij zetten hieronder de belangrijkste aandachtspunten op een rij.

De beëindiging van de arbeidsovereenkomst door ontslag

De Arbeidsovereenkomstenwet bevat diverse mogelijkheden voor werkgever en werknemer om afscheid te nemen van elkaar.

De meest voorkomende wijze van beëindiging van een arbeidsovereenkomst betreft uiteraard het ontslag van een werknemer met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur.

Dergelijk ontslag betreft in wezen de handeling van de werkgever waarbij hij aan de werknemer ter kennis brengt dat hij besloten heeft om een einde te maken aan de tussen hen bestaande arbeidsovereenkomst.

Een werkgever heeft in dat opzicht drie mogelijkheden:

• ofwel de opzegging van de arbeidsovereenkomst met het presteren van een opzegtermijn door de werknemer (deze termijn is wettelijk vastgelegd);
• ofwel de onmiddellijke beëindiging van de arbeidsovereenkomst door de betaling van een verbrekingsvergoeding (die overeenstemt met de duur van de opzegtermijn);
• ofwel het inroepen van een ontslag om dringende reden (o.b.v. een ‘ernstige tekortkoming of fout’ in hoofde van de werknemer).

Hierna wijzen wij u op de concrete ‘spelregels’ in geval van opzegging en verbreking van de arbeidsovereenkomst. Het ontslag om dringende reden wordt niet in deze publicatie maar verderop in onze reeks behandeld.

Opzegging van de arbeidsovereenkomst

De opzegging van de arbeidsovereenkomst door de werkgever betreft een vorm van ontslag waarbij de werkgever aan de werknemer ter kennis brengt dat hij de arbeidsovereenkomst eenzijdig wenst te beëindigen, dit na verloop van een zekere periode (de ‘opzeggingstermijn’).

De filosofie van deze opzeggingstermijn is uiteraard dat een werknemer na opzegging de kans en de tijd moet krijgen om een nieuwe job te zoeken.

Vormvereisten bij opzegging?

Een opzegging moet beantwoorden aan formele vormvereisten.

Feit is dat de opzegging (i.t.t. tot het louter meedelen van het ‘ontslag’ dat niet aan vormvereisten is onderworpen), op straffe van nietigheid, schriftelijk moet gebeuren.

Als werkgever bent u dus verplicht om bij opzegging schriftelijk kennis te geven van uw wil om de arbeidsovereenkomst te beëindigen. Dit geschrift moet minstens het begin én de duur van de opzeggingstermijn van de werknemer vermelden.

Deze beslissing moet tevens ondertekend worden door de werkgever of een persoon die binnen de onderneming bevoegd is / gemachtigd wordt (bv. een HR-manager die een volmacht krijgt van de werkgever) om tot ondertekening over te gaan.

Hoe dit geschrift finaal moet worden overgemaakt, hangt af van de partij die de opzegging geeft. Als werkgever heeft u 2 opties om de opzegging ter kennis te brengen van de werknemer:

• hetzij met een aangetekende brief (die uitwerking heeft de derde werkdag na datum van verzending);
• hetzij bij deurwaardersexploot.

De opzegtermijn gaat vervolgens in de maandag volgend op de week waarin de opzegging ter kennis werd gegeven. Een kennisgeving per aangetekende brief wordt verondersteld uitwerking te hebben 3 werkdagen na verzending.

In de praktijk wordt haast altijd overgegaan tot kennisgeving van de opzegging d.m.v. een aangetekende brief.

Wat als niet is voldaan aan de vormvereisten?

Zoals reeds aangegeven zijn voormelde vormvereisten voorgeschreven op straffe van nietigheid. Wanneer de opzegging uitgaat van de werkgever, betreft dit een ‘absolute’ nietigheid. Dit betekent dat als de werkgever bijvoorbeeld een opzeggingsbrief fysiek overhandigt aan de werknemer (en dus in strijd met wettelijke wijzen van kennisgeving) de opzegging hoe dan ook ongeldig is. Deze absolute nietigheid kan dus niet gezuiverd worden door de aanvaarding van de werknemer.

In dat verband houdt het ‘ontslag’ van de werknemer weliswaar stand, maar door de ongeldige opzegging wordt de arbeidsovereenkomst finaal onregelmatig beëindigd.

In dat geval zal de werkgever dan een opzeggingsvergoeding verschuldigd zijn aan de werknemer.

Duur van de opzeggingstermijn?

Bij ontslag door opzegging neemt de arbeidsovereenkomst van de werknemer maar een einde na het verstrijken van de opzegtermijn.

De wettelijke opzegtermijn waar u als werkgever rekening moet mee houden, hangt af van het moment waarop de arbeidsovereenkomst van de werknemer werd gesloten.

Sedert de invoering van de wet op het eenheidsstatuut gelden namelijk vanaf 1 januari 2014 voor alle arbeiders en bedienden dezelfde, vaste opzegtermijnen voor de anciënniteit die werd opgebouwd ná 1 januari 2014.

Is de werknemer vóór 1 januari 2014 in dienst gekomen, dan is de opzegtermijn opgebouwd uit twee delen.

Het eerste deel van de opzeggingstermijn bevat dan een berekening van de opgebouwde anciënniteit in de periode vóór 1 januari 2014 (indien van toepassing). De berekeningsregels in dat verband verschillen naargelang de betrokken werknemer arbeiders of bediende was. Tevens wordt specifiek voor bedienden ook nog een onderscheid gemaakt naargelang het brutoloon waarop de bediende aanspraak maakte op 31 december 2013.

Deze regels vallen evenwel buiten het bestek van deze bijdrage.

Indien de werknemer daarentegen in dienst trad na 1 januari 2014, zijn de regels vrij eenvoudig. Binnen deze context dient louter te worden teruggegrepen naar de uniforme opzeggingstermijnen voor arbeiders en bedienden die met de wet op het eenheidsstatuut in de arbeidsovereenkomstenwet werden ingevoerd.

Tegenopzeg door de werknemer

De werknemer die door de werkgever werd ontslagen d.m.v. een opzegtermijn, heeft steeds de mogelijkheid om alsnog zelf een einde te maken aan de arbeidsovereenkomst door het geven van een tegenopzeg (met verkorte opzegtermijn).

Deze tegenopzeg moet door de werknemer – op straffe van nietigheid – het begin en de duur van de opzegtermijn vermelden en moet gebeuren:

• hetzij door de afgifte aan de werkgever van een geschrift;
• hetzij met een aangetekende brief (die uitwerking heeft de derde werkdag na verzending;
• hetzij bij gerechtsdeurwaardersexploot.

Afhankelijk van de anciënniteit van de werknemer, bedraagt de tegenopzegtermijn minimaal 1 week en maximaal 4 weken (in dit laatste geval vanaf 1 jaar anciënniteit en meer).

Ook binnen deze context geldt dat de tegenopzegtermijn ingaat de maandag volgend op de week waarin hij werd gegeven.

Verbreking van de arbeidsovereenkomst met onmiddellijke ingang

Als werkgever kan u tevens een einde stellen aan de arbeidsovereenkomst zonder inachtneming van een opzegtermijn. In dat verband kan u dus ook de arbeidsovereenkomst onmiddellijk beëindigen (zonder dringende reden of inachtneming van de opzeggingstermijn) door deze te ‘verbreken’.

Deze verbreking betekent dat u de arbeidsovereenkomst beëindigt door uitbetaling van een ‘verbrekingsvergoeding’.

Vormvereisten bij verbreking?

In tegenstelling tot de opzegging, is de verbreking van de arbeidsovereenkomst niet aan (strikte) vormvereisten onderworpen.

Dergelijke verbreking is vormvrij en zou dus in principe zelfs mondeling kunnen gebeuren. Niettemin is het steeds aangewezen dat de verbreking van de arbeidsovereenkomst steeds op schrift wordt gesteld en bezorgd aan de werknemer, dit teneinde eventuele (bewijs)discussies naderhand te vermijden.

Begroting van de verbrekingsvergoeding

De verbrekingsvergoeding is gelijk aan het lopend loon dat overeenstemt met de duur van de opzeggingstermijn die partijen in geval van opzegging in acht moesten nemen.

Indien de arbeidsovereenkomst initieel werd opgezegd maar naderhand, tijdens de loop van de opzegtermijn, alsnog wordt verbroken door de werkgever, dient de werkgever een verbrekingsvergoeding te betalen die gelijk is aan het loon voor de resterende opzeggingstermijn.

Voor de berekening van de verbrekingsvergoeding dient men niet alleen rekening te houden met het brutoloon dat door de werknemer werd verdiend op het ogenblik van het ontslag, maar tevens met alle voordelen verworven krachtens de arbeidsovereenkomst. Het gaat dan onder meer om bonussen, premies, werkgeversbijdragen in de maaltijdcheques, groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, het privégebruik van de bedrijfswagen, e.d.m.

De verbrekingsvergoeding moet onmiddellijk na het einde van de arbeidsovereenkomst worden uitbetaald.

Te overhandigen documenten bij het einde van de arbeidsovereenkomst

Indien u als werkgever de arbeidsovereenkomst van een werknemer heeft opgezegd of verbroken, dient u uiteraard nog een aantal andere formaliteiten te vervullen.

Immers heeft elke werkgever de verplichting om bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst een aantal sociale en fiscale documenten aan de werknemer te bezorgen.

Concreet moet elke werkgever volgende documenten aan de ontslagen werknemer overhandigen:

• het C4-werkloosheidsbewijs met opgave van de juiste reden van werkloosheid;
• de laatste loonfiche van de werknemer (met afrekening van de laatste betalingen);
• de individuele rekening van het lopende jaar;
• het vakantieattest, wanneer het een ontslag van een bediende betreft;
• de fiscale fiche 281.10;
• het attest van tewerkstelling dat begin- en einddatum van de arbeidsovereenkomst aangeeft en de aard van de verrichte arbeid.

Ten slotte mag de werkgever uiteraard niet vergeten om de Dimona-aangifte van de uitdiensttreding uit te voeren.

Het niet-naleven van deze verplichtingen door de werkgever wordt strafrechtelijk of administratief gesanctioneerd.

Het is dus steeds van belang om deze verplichtingen telkens voor ogen te houden bij ieder ontslag van een werknemer.

CAO 109: ontslagmotivering

Bent u als werkgever verplicht om het ontslag van een werknemer te motiveren of niet? Het antwoordt op deze vraag luidt: “het hangt er van af”.

Voor een (geldig) ontslag is in beginsel de spontane opgave van een motief of reden niet vereist. Weliswaar moet een werkgever op het C4-formulier van de werknemer de juiste oorzaak van werkloosheid vermelden, in beginsel geldt er geen verplichting om uit eigen beweging de redenen van het ontslag (verder) aan de werknemer toe te lichten. Wel wordt dit in de praktijk haast altijd mondeling toegelicht.

Evenwel heeft elke werknemer (arbeider of bediende) sedert 1 april 2014 en voor ontslagen die vanaf die datum betekend werden, op grond van de CAO nr. 109 het recht om van zijn werkgever de concrete redenen te kennen die tot zijn ontslag hebben geleid.

In welke gevallen speelt de ontslagmotivering?

De ontslagmotivering door de werkgever kent een duidelijk afgebakend toepassingsgebied. Zo is de ontslagmotivering niet van toepassing op werknemers die worden ontslagen:

• om dringende reden;
• tijdens de eerste 6 maanden van de tewerkstelling;
• tijdens een arbeidsovereenkomst voor uitzendarbeid;
• tijdens een arbeidsovereenkomst voor studentenarbeid;
• met het oog op werkloosheid met bedrijfstoeslag;
• om aan de voor onbepaalde tijd gesloten arbeidsovereenkomst een einde te maken vanaf de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin de werknemer de wettelijke pensioenleeftijd bereikt;
• wegens de definitieve stopzetting van de activiteit;
• wegens de sluiting van hun onderneming;
• in het kader van een collectief ontslag.

Het recht om de concrete redenen die tot het ontslag hebben geleid te kennen

Wij herhalen dat er geenszins sprake is van een plicht tot motivering van het ontslag door de werkgever. Het betreft steeds een keuze die de werkgever heeft, zij het met een concrete sanctie die hem boven het hoofd hangt indien hij na de expliciete vraag van de werknemer alsnog weigert de concrete redenen mee te delen.

De werknemer die de concrete redenen van zijn ontslag wenst te kennen, moet zijn verzoek bij aangetekende brief (!) richten tot de werkgever binnen een termijn van 2 maanden nadat de arbeidsovereenkomst een einde heeft genomen.

De werkgever heeft dan op zijn beurt vanaf de ontvangst tevens 2 maanden de tijd om te reageren op dit schrijven en de werknemer – eveneens aangetekend – de concrete ontslagredenen schriftelijk mee te delen.

Deze aangetekende brief moet de ‘concrete’ elementen bevatten die de werknemer toelaten te weten waarom hij werd ontslagen. Aldus dient de werkgever deze redenen duidelijk te concretiseren. Summiere of vage beschrijvingen (die in de praktijk vaak de revue passeren) als ‘herstructurering’ of ‘voldoet niet aan de functievereisten’ zullen niet volstaan. Een verwijzing naar het C4-formulier van de werknemer wordt evenmin door de rechtspraak aanvaard.

Indien u als werkgever evenwel reeds de concrete ontslagmotieven heeft meegedeeld in de initiële opzeggingsbrief of verbrekingsbrief, dient er niet op het verzoek van de werkgever te worden ingegaan.

Wat bij laattijdige ontslagmotivering?

Indien de ontslagmotieven laattijdig (buiten de termijn van 2 maanden) worden meegedeeld, is de werkgever aan de werknemer een forfaitaire burgerlijke boete verschuldigd ten belope van 2 weken loon.

Het is dus steeds van belang om de 2-maanden termijn goed in de gaten te houden teneinde dergelijke onnodige boete te vermijden.

CAO 109: kennelijk onredelijk ontslag

Naast het recht van de werknemer om de concrete redenen te kennen die tot zijn ontslag hebben geleid, bevat de CAO 109 nog een tweede krachtlijn, nl. het recht voor de werknemer op een schadevergoeding indien zijn ontslag ‘kennelijk onredelijk’ was.

De CAO 109 omschrijft een kennelijk onredelijk ontslag als “een ontslag van een werknemer die is aangeworven voor onbepaalde tijd, dat gebaseerd is op redenen die geen verband houden met de geschiktheid of het gedrag van de werknemer of die niet berusten op de noodwendigheden inzake de werking van de onderneming, de instelling of de dienst en waartoe nooit beslist zou zijn door een normale en redelijke werkgever”.

Feit is dat een werkgever steeds een legitieme reden moet kunnen aanwijzen om tot het ontslag van de werknemer over te gaan. Een werkgever riskeert op grond van de CAO 109 immers dat het ontslag als ‘kennelijk onredelijk’ wordt beschouwd indien het gebaseerd is op redenen die:

• géén verband houden met de geschiktheid van de werknemer of het gedrag van de werknemer;
• niet berusten op de noodwendigheden inzake de werking van de onderneming, de instelling of de dienst.

De toetssteen binnen deze context is de ‘normale en redelijke werkgever’, geplaatst binnen dezelfde omstandigheden.

In geval van betwisting tussen de werkgever en de werknemer is het aan de rechter (arbeidsrechtbank of in hoger beroep arbeidshof) om te oordelen of een ontslag kennelijk onredelijk is. De toetsing die de rechter in dat opzicht kan of mag maken, is weliswaar marginaal. Alleen de kennelijke onredelijkheid van het ontslag mag getoetst worden en niet de opportuniteit van het beleid van de werkgever (te verstaan als zijn keuze uit de verschillende redelijke beleidsalternatieven die hij heeft).

Als de rechter oordeelt dat het ontslag kennelijk onredelijk is, kan de werkgever veroordeeld worden tot betaling van een vergoeding die overeenstemt met minimaal 3 weken en maximum 17 weken loon. Het bedrag van de vergoeding hangt af van de gradatie van de kennelijke onredelijkheid van het ontslag.

Deze vergoeding is cumuleerbaar met de forfaitaire burgerlijke boete van 2 weken loon die kan worden opgelegd wegens het niet of laattijdig meedelen van de concrete ontslagmotieven.

Indien u als werkgever zou beslissen om de arbeidsovereenkomst van een werknemer te beëindigen, is het raadzaam deze regels te allen tijde in acht te nemen. Aldus is het steeds aangewezen voorafgaandelijk stil te staan bij de reden van ontslag en de vraag of deze (concrete) reden legitiem en/of motiveerbaar is.

Recht op bezoldigde afwezigheid tijdens de opzegtermijn

Wanneer de werknemer wordt ontslagen met het presteren van een opzegtermijn, mag hij of zij met behoud van het loon van het werk afwezig blijven om een nieuwe job te zoeken. Dit ‘sollicitatieverlof’ geldt zowel voor arbeiders als bedienden.

De berekening van de hoeveelheid sollicitatieverlof hangt af van de situatie waarin een werknemer zich bevindt:

1. De werknemer die kan rekenen op outplacementbegeleiding, heeft het recht op één volledige dag of twee halve dagen sollicitatieverlof per week. De outplacementbegeleiding zelf moet verplicht gevolgd worden tijdens het sollicitatieverlof.
2. Heeft de werknemer geen outplacementbegeleiding en een opzegtermijn van 26 weken of minder? Dan heeft de werknemer recht op één volledige dag (of twee halve dagen) sollicitatieverlof per week gedurende de volledige opzegtermijn.
3. Heeft de werknemer geen outplacementbegeleiding en een opzegtermijn van 27 weken of langer? Dan heeft de werknemer recht op een één volledige dag (of twee halve dagen) sollicitatieverlof in de laatste 26 weken van de opzegtermijn. In de voorgaande weken gaat het om een halve dag per week.

Voor deeltijdse werknemers staat het recht op sollicitatieverlof in verhouding tot de duur van hun arbeidsprestaties.

Outplacement

Voor sommige werknemers bestaat er bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst een recht op outplacementbegeleiding.

Outplacement houdt in dat een werkgever de ontslagen werknemer via een (gespecialiseerd) outplacementbureau moet voorzien van begeleiding bij het zoeken naar werk. Het gaat daarbij om administratieve steun, het opmaken van een persoonlijke balans, psychologische begeleiding, hulp bij het vinden van jobs, begeleiding tijdens de integratie in het nieuwe werkmilieu, e.d.m.

In twee gevallen heeft de werknemer recht op outplacementbegeleiding:

• De werkgever beëindigde de arbeidsovereenkomst omwille van medische overmacht.

• De werknemer werd ontslagen en beantwoordt aan een aantal voorwaarden:
  1. hij of zij werd níet ontslagen omwille van een dringende reden;
  2. hij of zij heeft een opzegtermijn van minstens 30 weken of een opzegvergoeding die een periode dekt van minstens 30 weken.

Heeft de werknemer evenwel een opzegtermijn van minder dan 30 weken of een opzegvergoeding die een periode dekt van minder dan 30 weken? Dan heeft de werknemer recht op outplacementbegeleiding als hij of zij aan de volgende 3 voorwaarden beantwoordt:

• de werknemer was werkzaam bij een werkgever uit de privésector;

• de werknemer was op de datum van het ontslag minstens 45 jaar; en

• de werknemer werkte één jaar ononderbroken bij de werkgever.

Wij merken op dat in geval de werknemer werd ontslagen met betaling van een verbrekingsvergoeding t.b.v. minstens 30 weken, u als werkgever 4 weken loon van de verbrekingsvergoeding mag aftrekken, ongeacht of de werknemer het outplacementaanbod aanvaardt.

Bron: DLPA Advocaten