Checklist voor Kmo’s: Een kort overzicht van de juridische documenten die uw onderneming nodig heeft (Marlex)

Auteurs: Marc D’hoore en Liesbet Demasure (Marlex)

Een onderneming dient aan veel informatieverplichtingen te voldoen die door de regelgeving worden verplicht alvorens een overeenkomst tot stand komt. We sommen hieronder een aantal van die documenten op.

Algemene voorwaarden

In principe is het niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen. Het is evenwel aangewezen om bepaalde zaken hierin op te nemen, zoals een regeling met betrekking tot de aansprakelijkheid. Daarnaast is het ook zo dat een onderneming verplicht is om bepaalde zaken op voorhand te communiceren aan zijn klanten. Een onderneming dient, conform de Wet op de Garantie, een consument in bepaalde gevallen bijvoorbeeld te informeren van het bestaan van een wettelijke garantie op eventuele niet-conforme goederen.

Een privacybeleid

Een privacybeleid is een eenzijdig informatiedocument dat, uiterlijk voor de verwerking van de persoonsgegevens, dient te worden gecommuniceerd aan de betrokken persoon. Het privacybeleid dient op een gemakkelijk toegankelijke plaats te worden gepubliceerd op de website.

Verplichte vermeldingen op handelsdocumenten

Een onderneming dient ook op de handelsdocumenten, zoals de bestelbon en de factuur, een aantal verplichte vermeldingen op te nemen, zoals o.m. met betrekking tot de levering van goederen:

• de identiteit van de onderneming, haar ondernemingsnummer en haar contactgegevens;
• de belangrijkste kenmerken van de goederen;
• de totale prijs van het goed of de berekeningswijze van die prijs;
• de wijze van betaling;
• de wijze van levering en de termijn waarbinnen de levering voorzien wordt door de onderneming.

Modeldocumenten en andere verplichtingen

Tenslotte, zijn er diverse andere juridische verplichtingen waar een onderneming rekening mee dient te houden. We verwijzen hiervoor bijvoorbeeld naar het modeldocument inzake herroeping van de verkoop bij een verkoop op afstand (i.e. buiten de verkoopruimte) en, in aansluiting hierbij, de toelichting voor de consument over hoe deze het recht op herroeping kunnen uitoefenen.

Te veel informatie geven, leidt uiteindelijk tot gebrekkige informatie in hoofde van de betrokken bestemmeling. Daarom zou het in bepaalde gevallen aangewezen kunnen zijn om met een informatiedocument te werken waarin een overzicht van de belangrijkste elementen wordt opgesomd voor de consument. In de financiële sector is dit zelfs verplicht met betrekking tot het te koop aanbieden van bepaalde financiële producten.

De bovenvermelde opsomming is niet exhaustief.

Bron: Marlex