Mag je als werkgever de professionele mailbox van jouw werknemer controleren? (VDV Advocaten)

Auteur: Febe Meheus (VDV Advocaten)

Publicatiedatum: 18/04/2020

Online communicatiemiddelen, zoals internet, e-mails, sociale media, … zijn niet meer weg te denken uit de arbeidsrechtelijke context. Kan een werkgever iemand om dringende reden ontslaan door overmatig surfgedrag of e-mailgebruik tijdens de werkuren?

Het is begrijpelijk dat een werkgever zijn werknemers wil controleren, zeker wanneer er vermoedens rijzen dat bepaalde communicatiemiddelen niet correct worden gebruikt. Toch moet rekening gehouden worden met het spanningsveld tussen het controlerecht van de werkgever en het recht op privacy van de werknemer.

Er gelden verschillende regels. Ten eerste is er artikel 8 EVRM, dat het recht op privacy inhoudt. Het is Europese rechtspraak dat werknemers ook op het werk genieten van hun recht op privacy, zeker bij het gebruik van online communicatiemiddelen. Daarnaast zijn er in België ook specifieke wetsbepalingen inzake de controle op online communicatiemiddelen door de werkgever, onder andere de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 81. Het recht op privacy van de werknemer wordt bijkomend beschermd door twee strafbepalingen, nl. artikel 314bis van het Strafwetboek en artikel 124 van de Wet Elektronische Communicatie. Daardoor wordt het onrechtmatig controleren van de door de werknemer gebruikte online communicatiemiddelen strafrechtelijk gesanctioneerd. Uitzonderingen op de voorgaande wetsbepalingen zijn zeer beperkt en er dient te worden voldaan aan strikte voorwaarden.

Recent heeft het Hof van Cassatie het Arbeidshof te Brussel nog teruggefloten inzake het controlerecht van de werkgever.

Een werkgever had e-mails van een werknemer gebruikt om deze laatste te ontslaan wegens dringende reden. Volgens het Arbeidshof was de toestemming van de werknemer niet vereist, aangezien de e-mails werden verstuurd en ontvangen op communicatieposten/technologie van de werkgever en ook een zuiver professionele inhoud hadden.

Volgens het Hof van Cassatie moet de werkgever rekening houden met de rechtsregels op het gebied van het verwerken van persoonlijke gegevens (o.a. CAO nr. 81, Wet op de elektronische communicatiegegevens, Art. 8 EVRM, …). Een toestemming van de werknemer is noodzakelijk vereist, opdat de werkgever gebruik kan maken van deze e-mails als bewijsmiddel, ongeacht of deze e-mails een puur professioneel karakter hebben/verstuurd werden vanop een pc van de werkgever. Het is duidelijk dat het Hof van Cassatie het recht op privacy van de werknemer vooropzet en wil benadrukken dat een inmenging slechts in zeer uitzonderlijke gevallen toegelaten is.

Voormelde situatie kan vermeden worden door het opmaken van een ICT-policy. Deze policy kan betrekking hebben op het intern gebruik van internet/e-mails/sociale media, e-monitoring, het gebruik van privétoestellen voor professioneel gebruik (“Bring Your Own Device”), etc. Voor de geldigheid van zo’n policy is het voldoende dat de werknemers er kennis kunnen van nemen. Het instemmen met de inhoud door de werknemer is niet vereist, doch sterk aan te bevelen met het oog op mogelijke bewijsproblemen.

Heeft u advies nodig in een arbeidsrechtelijke context of bijstand nodig bij het opmaken van een ICT-policy, aarzel dan niet om ons te contacteren.

Lees hier het originele artikel