De algemene vergadering in tijden van Corona (Theoma)

Auteur: Ivan Coppens (Theoma)

Publicatiedatum: 12/03/2020

De algemene vergadering is elk jaar een leuk weerzien van syndicus en mede-eigenaars. De heren drukken elkaar de hand en de dames wisselen gretig zoenen uit. Samen zitten ze in een te krappe vergaderzaal of dicht opeen aan een grote vergadertafel. Gezellig? Niet in tijden van COVID-19 of Corona. Vooral niet met een publiek dat voor een groot deel uit 60+ers bestaat. Het is dan wel geen bijeenkomst van meer dan 1.000 personen, maar toch zijn de risico’s niet minder.

Uitstellen dan maar?

Niet zo evident. De wet schrijft immers voor dat het reglement van interne orde (voorheen was dit in het reglement van mede-eigendom) de periode van 15 dagen moet vermelden waarin jaarlijks de algemene vergadering bijeenkomt. De wetgever heeft dit zo voorzien, omdat men de mede-eigenaars nauwer wou betrekken bij het beheer van gebouw. Plichtsbewuste mede-eigenaars kunnen zich zo organiseren om in die periode van 15 dagen zeker beschikbaar te zijn voor de algemene vergadering. De syndicus kan dus niet op eigen initiatief beslissen om de vergadering op een ander tijdstip te laten plaatsvinden.

Wat kunt u als syndicus wel adviseren?

Vooreerst zult u de (vooral oudere) mede-eigenaars aanbevelen om een volmacht uit te schrijven. Zo vermijden zij contact met het virus. Niemand kan evenwel meer dan drie volmachten hebben, tenzij men met zijn eigen aandelen en volmachten niet meer dan 10% van alle stemmen of aandelen vertegenwoordigt.

Vervolgens kunt u aankondigen (en op de uitnodiging vermelden) dat indien op de vergadering niet voldaan wordt aan het dubbel aanwezigheidsquorum, er een tweede vergadering volgt en dat u die dan pas zal bijeenroepen eens het virus uitgeraasd is en elkeen elkaar weer onbezorgd de hand kan drukken of zoenen. De wet voorziet immers dat de tweede vergadering ten vroegste kan bijeengeroepen worden 15 dagen na de eerste vergadering; een maximum termijn is evenwel niet voorzien. Het is dan aan de mede-eigenaars om te evalueren of zij het risico nemen om niet te komen, in de hoop dat de andere mede-eigenaars hun voorbeeld volgen.

Nog een alternatief.

In een ideale wereld hoeft niemand zich nog te verplaatsen voor een algemene vergadering. Elkeen blijft in quarantaine thuis (of op een cruise schip) om via zijn pc, tablet of smartphone deel te nemen aan de algemene vergadering. Via itsme of met EID worden de aanwezigen genoteerd. Op het scherm geen veilingmeester maar de voorzitter, geflankeerd door de syndicus. De mede-eigenaars krijgen de punten van stemming op hun scherm te zien en klikken of zij akkoord gaan of niet. Op een digitaal prikbord wisselen zij opmerkingen en gedachten uit. Op het einde van de vergadering ondertekent elkeen de notulen vanop een touch screen, zoals wanneer men een aangetekende zending van de postbode ontvangt.

Lees hier het originele artikel