De Algemene Vergadering in tijden van Corona (Stappers Advocaten)

Vennootschappen & Verenigingen | 29 april 2020

Auteur: Katrijn Van der Maat (Stappers Advocaten)

Publicatiedatum: 27/04/2020

Vooraf

De algemene vergadering van een vennootschap bestaat in beginsel uit een fysieke vergadering waarbij de aandeelhouders op een bepaalde plaats op een bepaald tijdstip samenkomen om te beraadslagen en beslissingen te nemen. Het is evident dat dergelijke vergadering niet steeds is aangewezen gedurende de Corona crisis, zeker indien de omstandigheden (grootte van de locatie en aantal aandeelhouders) van aard zijn dat de nodige social distance niet kan gegarandeerd worden.

Hoewel het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen reeds in een aantal alternatieven voorzag om het fysiek contact te vermijden of minstens te beperken bij een algemene vergadering (unanieme schriftelijke besluitvorming, mogelijkheid tot vergadering via tele- of videoconference of schriftelijk stemmen mits statutaire machtiging, deelname via volmacht onder de voorwaarden voorzien in de statuten), bleken deze in de praktijk ruim onvoldoende.

Het Koninklijk Besluit van 9 april 2020

Het Koninklijk Besluit nr. 4 van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie komt hieraan tegemoet door twee bijkomende alternatieven te voorzien. Enerzijds gaat het om het organiseren van een algemene vergadering “achter gesloten deuren”. Anderzijds wordt voorzien in de mogelijkheid om de algemene vergadering uit te stellen.

Het KB is van toepassing op algemene vergaderingen die gehouden of opgeroepen moeten worden (of hadden moeten worden opgeroepen) in de periode van 1 maart tot 30 juni 2020. Deze periode kan nog worden verlengd.

De algemene vergadering achter gesloten deuren

In deze hypothese wordt er wel degelijk een algemene vergadering gehouden op een bepaalde plaats op een bepaald tijdstip met een bepaalde agenda. Er wordt echter in systemen voorzien die maken dat de aandeelhouders niet effectief aanwezig hoeven te zijn.

De organisatie van een algemene vergadering achter gesloten deuren kan conform artikel 6 van voormeld KB op twee wijzen.

Twee opties om de fysieke aanwezigheid te vermijden

Ofwel zullen de aandeelhouders voorafgaand aan de algemene vergadering schriftelijk hun stem uitbrengen. Voor de NV gebeurt dit door middel van een formulier dat de vennootschap ter beschikking stelt zoals voorzien in artikel 7:146 WVV. Voor de andere rechtsvormen gebeurt dit op de wijze voorzien in de statuten en, bij gebreke aan statutaire bepaling omtrent schriftelijk stemmen, op dezelfde wijze als voor de NV. Op die manier hoeven de aandeelhouders niet fysiek aanwezig te zijn op de algemene vergadering

Ofwel zullen de aandeelhouders een volmacht geven. De idee is daarbij dat er door het bestuur één persoon wordt aangeduid als universele volmachthouder en dat de verschillende aandeelhouders dus aan dezelfde persoon volmacht verlenen. Volmachten die eerder reeds werden gegeven aan een ander persoon dan de universele volmachthouder zullen toch worden aanzien als een volmacht aan die universele volmachthouder. Het is wel noodzakelijk dat de volmacht steminstructies bevat per agendapunt. Door in een universele volmachthouder te voorzien, wordt het aantal aanwezigen op de algemene vergadering aanzienlijk beperkt.

Beide opties, zowel het vooraf schriftelijk stemmen als het werken met volmachten, zullen sowieso mogelijk zijn, zelfs als de statuten dit uitsluiten.

Recht op fysieke deelname?

De vraag stelt zich of aandeelhouders nog het recht hebben om aanwezig te zijn op voormelde algemene vergadering. Dienaangaande worden verregaande bevoegdheden gegeven aan het bestuur. Zo mag het bestuur de aanwezigheid van de aandeelhouders verbieden wanneer men niet kan garanderen dat de op dat ogenblik geldende maatregelen ter bestrijding van de Covid-19 pandemie kunnen worden nageleefd. Let wel, dit toegangsverbod kan niet worden opgelegd aan de leden van het bureau van de algemene vergadering als dat wordt samengesteld, de leden van het bestuur, de commissaris en de persoon aan wie in voorkomend geval een universele volmacht werd gegeven (zie supra).

Het bestuur mag echter ook beslissen om de aandeelhouders toch te laten deelnemen aan de algemene vergadering door middel van tele- of videoconference. Ook kan het bestuur ervoor opteren om de algemene vergadering op te nemen en live dan wel nadien uit te zenden. In dat laatste geval is er geen sprake van deelname maar wordt er, ten behoeve van de transparantie, toch inkijk verleend in de wijze waarop de algemene vergadering is verlopen.

De personen die effectief moeten deelnemen aan de algemene vergadering zoals de leden van het bureau van de algemene vergadering als dat wordt samengesteld, de leden van het bestuur, de commissaris en de persoon aan wie in voorkomend geval een universele volmacht werd gegeven, kunnen bovendien deelnemen via tele- of videoconference waardoor iedere nood tot fysiek contact wordt uitgesloten. Het loutere feit dat men deze deelname via tele- of videoconference organiseert voor de noodzakelijke deelnemers maakt geenszins dat men dit systeem ook toegankelijk moet maken voor de gewone aandeelhouders. Dit is voornamelijk nuttig in ondernemingen met een groot aantal aandeelhouders waarin het organiseren van een vergadering op afstand met veel deelnemers praktisch niet werkbaar is.

Het recht op deelname aan de algemene vergadering wordt dus toch enigszins beperkt.

Voor algemene vergaderingen die moeten plaatsvinden bij de notaris middels authentieke akte volstaat het dat, in geval van schriftelijk stemmen, een lid afgevaardigd door het bestuur en, in geval van het werken met volmachten, de universele volmachthouder, zich naar de notaris begeeft.

Vraagrecht

Ook het vraagrecht van de aandeelhouders wordt aan banden gelegd.

Zo heeft het bestuur de mogelijkheid om te beslissen dat vragen enkel schriftelijk gesteld kunnen worden en kan het ook opleggen dat deze vragen ten laatste 4 dagen voor de algemene vergadering moeten gesteld worden.

Het bestuur kan de vragen schriftelijk beantwoorden ten laatste op de dag van de algemene vergadering maar vóór de stemming. Het bestuur mag de vragen ook mondeling beantwoorden indien het ervoor kiest de aandeelhouders te laten deelnemen via tele- of videoconference of als zij de algemene vergadering uitzendt.

Echter, aangezien de aandeelhouders vooraf reeds hun schriftelijke stem dienden uit te brengen of minstens een volmacht met steminstructies dienden te geven, zal het antwoord van het bestuur veelal niet van aard zijn om de stemming nog te beïnvloeden. Ook het vraagrecht wordt op die manier grotendeels uitgehold.

Uitstel van de algemene vergadering

Het bestuur van een onderneming kan er ook voor kiezen om de algemene vergadering uit te stellen tot op een ogenblik dat deze wel veilig kan plaatsvinden. Dat kan zelfs voor algemene vergaderingen die al bijeengeroepen zijn.

In het kader van deze mogelijkheid tot uitstel worden ook de termijnen voor goedkeuring en neerlegging van de jaarrekening met 10 weken verlengd. Voor ondernemingen die hun boekjaar op 31 december 2019 afsloten wil dit zeggen dat de gewone jaarlijkse algemene vergadering tot 8 september 2020 kan worden uitgesteld en de neerlegging ervan tot 8 oktober 2020.

De mogelijkheid tot uitstel geldt echter niet voor algemene vergaderingen die moeten worden bijeengeroepen worden op verzoek van de commissaris, op verzoek van 1/10 van de aandeelhouders of in het kader van de alarmbelprocedure wanneer het netto-actief van een onderneming negatief dreigt te worden. In deze gevallen is de algemene vergadering “achter gesloten deuren” uiteraard wel nog een optie.

Conclusie

Ondernemingen hebben thans voldoende tools voorhanden voor het organiseren van een algemene vergadering zonder fysiek contact en hoeven zo geen onnodige risico’s te nemen gedurende de Covid-19 pandemie. Wie toch vasthoudt aan een klassieke fysieke algemene vergadering kan deze, behoudens uitzonderingen, uitstellen tot na de crisis.