Offerte indienen via e-Tendering: best niet op het laatste nippertje (Blockeel Timmermans Advocaten)

Auteur: Blockeel Timmermans Advocaten (21/09/2021)

Het arrest nr. 250.180 van 23 maart 2021 van de Raad van State heeft betrekking op het elektronisch indienen van offertes via het e-Tenderingplatform.

Niet in de eerste plaats de rechtspraak van de Raad van State is opmerkelijk. Het arrest illustreert vooral de stress van menig inschrijver bij het tijdig en volledig elektronisch indienen van zijn offerte op het e-Tenderingplatform, evenals de frustratie wanneer dit niet (onmiddellijk) wil lukken.

De feiten die aan het arrest ten grondslag liggen zijn in die zin even banaal als dramatisch: de inschrijver was er niet in geslaagd om zijn offerte, omvangrijk zowel op het vlak van aantal documenten als MB’s, tijdig op te laden in e-Tendering.

Met name was hij daarbij gebotst op de limieten van het platform: “Deze limieten zijn: maximum 80 MB per document, maximum 350 MB voor het geheel van de documenten, maximum 20 bestanden tegelijk opladen en maximum 50 documenten per offerte.

Uit het door de verzoekende partij geschetste feitenverloop lijkt echter te mogen worden afgeleid dat zij bij het opladen van haar offerte op de eerste plaats gestoten is op de limiet van maximum 80 MB per document en dit bij haar ZIP bestand 2.0 Minimale eisen. Toen zij dit bestand blijkbaar heeft gedecomprimeerd en alsdan gestart is met het opladen van de documenten die tot dit bestand behoorden, is zij tegen de limiet van maximum 50 documenten per offerte gestoten”.

Op veel begrip van de Raad van State kan de ongelukkige inschrijver echter niet rekenen, aangezien voor de Raad: “niet onmiddellijk [lijkt] te kunnen worden ingezien dat het voor de verzoekende partij niet mogelijk zou zijn geweest om dit ZIP bestand 2.0 Minimale eisen, één van de zeven, te herwerken tot meerdere ZIP bestanden die onder de bewuste limiet blijven. Dat zij dit niet heeft gedaan, lijkt eerder een kwestie van een tekort aan de benodigde tijd, gelet op het naderende einde van de indieningstermijn, dan dat het zou te wijten zijn aan de kwestieuze limieten of een gebrek aan toegelaten comprimeringstechniek”.

De Raad voegt hier nog aan toe: “Voorts lijken de voormelde limieten van het e-tenderingplatform de gebruikers van wie een zekere professionalisme inzake het indienen van offertes – ook digitaal – mag worden verwacht, niet onbekend te mogen zijn”. Om dit kracht bij te zetten verwijst de Raad naar de diverse plaatsen waar de limieten van het e-Tenderingplatform terug te vinden waren: het toepasselijk bestek, de “handleiding voor ondernemingen” op de website van het platform en nogmaals in de FAQ’s van dezelfde website.

In zijn beoordeling van het tweede middel laat de Raad van State er overigens geen misverstand over bestaan dat een inschrijver “die capaciteitsproblemen ondervindt door geen afdoende rekening te houden met de limieten van het platform” geen aanspraak kan maken op een verdaging van het tijdstip van indiening van de offertes:

Overeenkomstig artikel 57, § 1, koninklijk besluit plaatsing 2017 mag de aanbestedende overheid beslissen “de uiterste datum en uur voor het indienen van de aanvragen tot deelneming of van de offertes te verdagen, wanneer zij kennis heeft gekregen van de onbeschikbaarheid van de in artikel 14, § 7, wet overheidsopdrachten 2016, bedoelde elektronische platformen”.

Onbeschikbaarheid in de zin van artikel 57, § 1, koninklijk besluit plaatsing 2017 lijkt op het eerste gezicht enkel betrekking te hebben op een storing aan de zijde van het elektronisch platform, niet op een probleem dat zich voordoet aan de zijde van de inschrijver zelf.

Geen beter besluit is te formuleren dan de moraal van het verhaal die de Raad van State zelf meegeeft:

Van een normaal zorgvuldig inschrijver lijkt op het eerste gezicht te mogen worden verwacht dat hij, voordat hij aan het opladen van zijn offerte begint, zich rekenschap heeft gegeven van de omvang van zijn offerte en heeft nagegaan of de offertebestanden de limieten van het elektronisch platform niet overschrijden”.

[RvS 23 maart 2021, nr. 250.180, NV IMMO CORDEEL-AERTSSEN]

Bron: Blockeel Timmermans Advocaten