Taal van de factuur (Schoups)

Auteurs: Dave Mertens en Camille Richelle (Schoups)

Stel, u bent een onderneming gelegen in Vlaanderen maar werkt vaak samen met Franstalige of Engelstalige klanten. Is uw factuur opgesteld in het Frans of Engels rechtsgeldig? Ja, maar ….

het Nederlands taalgebied van ons land is dit het Nederlands, voor het Franse taalgebied het Frans, voor het Duitse taalgebied het Duits en voor het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad is dit het Nederlands of het Frans, afhankelijk van de taal van de bestemmeling. De “exploitatiezetel” is de plaats waar de onderneming haar technische, industriële en/of commerciële activiteiten uitoefent. Dit komt niet altijd overeen met de zetel waar de onderneming “officieel” gevestigd is (de zgn. “maatschappelijke zetel”).

Voor Vlaanderen werd deze regel vastgelegd in het Vlaams Taaldecreet van 19 juli 1973. Luidens artikel 5 zijn facturen die worden opgesteld door ondernemingen met exploitatiezetel in Vlaanderen in een andere taal dan het Nederlands, absoluut nietig. Deze regel kan in de praktijk echter tot moeilijkheden leiden, zeker voor ondernemingen die actief zijn over de taal- en landsgrenzen heen.

2. Uitzondering binnen de Europese Economische Ruimte (EER)

Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft in een arrest van 21 juni 2016 (C-15/15, New Valmar) geoordeeld dat de Vlaamse taalwetgeving het vrij verkeer van goederen binnen de EU schendt, m.n. omdat deze wetgeving geen mogelijkheid laat om facturen op te stellen in een taal die beide partijen machtig zijn.

De Vlaamse wetgever reageerde daarop met een nieuw artikel 5, §2/1 Taaldecreet. Dit artikel bepaalt dat een factuur ook in een andere taal mag worden opgesteld, doch enkel als aan volgende voorwaarden wordt voldaan:

• Beide partijen moeten de taal waarin de factuur is opgemaakt, begrijpen; en
• De partij aan wie de factuur is gericht, moet zich bevinden in een lidstaat van de EER, met uitzondering van België.

Dergelijke factuur zal ook rechtsgeldig zijn, maar deze blijft bijkomstig. Er moet met name nog steeds een factuur opgesteld worden in de taal van de exploitatiezetel én bij tegenstrijdigheid heeft deze laatste voorrang.

Voor ondernemingen met exploitatiezetel in het Franse, Duitse en tweetalig taalgebied in ons land, was het reeds mogelijk om een bijkomstige factuur te maken in een andere taal.

3. Buiten de Europese Economische Ruimte

Indien een onderneming facturen verstuurt naar klanten buiten de EER, is de enige rechtsgeldige factuur, de factuur die is opgesteld in de taal van de exploitatiezetel van de onderneming. Een vertaling is uiteraard aangewezen, maar zal niet rechtsgeldig zijn.

4. Algemene factuurvoorwaarden (en andere niet-verplichte vermeldingen)

De voorgenoemde taalregel geldt echter enkel voor de verplichte vermeldingen van de factuur (zoals de identiteit van de partijen, het voorwerp van de factuur, de beschrijving van de goederen of diensten, de hoeveelheid, de datum en de prijs). `

Niet-verplichte vermeldingen, zoals de algemene (factuur)voorwaarden, dienen niet noodzakelijk in de taal van de exploitatiezetel worden opgesteld. Sterker nog, de algemene voorwaarden moeten steeds worden opgesteld in een taal die voor de bestemmeling duidelijk en begrijpelijk is; in de praktijk de taal zijn waarin men gebruikelijk met de klant communiceert (e-mailuitwisseling, bestelbonnen, enz.), wat niet altijd de taal is van de exploitatiezetel van de onderneming. Ook alle andere niet-verplichte vermeldingen (bv. time sheets), kunnen in een andere taal worden opgenomen.

5. Gevolgen van een factuur die in de verkeerde taal werd opgesteld

Een factuur die opgesteld is in de verkeerde taal is nietig. Aangezien de taalwetgeving van openbare orde is, betreft dit een absolute nietigheid. Op het moment dat men via gerechtelijke weg invordert,  zal de rechter ambtshalve (zonder dat een partij dit vraagt) de factuur nietig moeten verklaren.

Dit betekent echter niet dat de schuldenaar wordt vrijgesteld van de betaling. De schuldeiser heeft de mogelijkheid om (i) de vordering tot betaling op een andere manier te bewijzen (vaak een zware bewijslast) of (ii) om een nieuwe identieke factuur in de correcte taal op te stellen (wat tijdsverlies uitmaakt en een impact heeft op de interesten, die worden berekend op basis van de nieuwe factuurdatum).

6. Te onthouden

Gelet op het voorgaande, kan men als volgt samenvatten:

• Stel uw facturen steeds op in de taal van het taalgebied waar uw exploitatiezetel zich bevindt;
• Indien het toch wenselijk is om de factuur in een andere taal op te stellen, vertaal deze dan zorgvuldig en voeg de originele factuur altijd toe;
• De algemene voorwaarden die u aan uw facturen toevoegt, dienen in een taal te zijn die de bestemmeling duidelijk begrijpt.

Bron: Schoups