Checklist: bevat uw factuur wel alle verplichte vermeldingen? (Marlex)

Auteurs: Lobke Pottie en Larissa Blondeel (Marlex)

De factuur heeft een cruciale rol op verschillende vlakken in het handelsleven én is bij wet verplicht: alleen via een factuur (met de correcte vermeldingen) kan de btw worden gerecupereerd. Ook heeft het document in de relatie b2b een bewijsfunctie: een aanvaarde factuur levert een bewijs van overeenkomst op tussen zakelijke partners. Een factuur betreft daarnaast een boekhoudkundig document en kan zelfs als zekerheid dienen: een factuur kan bijvoorbeeld in pand gegeven worden. U zorgt er dus maar beter voor dat uw factuur correct wordt opgesteld. Dit kan gemakkelijk door onze checklist na te gaan.

Wat moet er op mijn factuur staan?

De verplichte vermeldingen op een factuur worden hoofdzakelijk bepaald door de btw-wetgeving [1].  U dient minstens het volgende op uw factuur te plaatsen:

✔ Datum van uitreiking en het volgnummer van de factuur.

✔ De gegevens van de leverancier van de goederen / dienstverrichter:

1. De naam of de maatschappelijke benaming (officiële naam waaronder de onderneming in de Kruispuntbank der Ondernemingen is ingeschreven);
2. Het adres van de administratieve of maatschappelijke zetel;
3. Het btw-nummer.

✔ De gegevens van de afnemer / medecontractant:

1. De naam of de maatschappelijke benaming;
2. Het adres van de afnemer;
3. Het btw-nummer (indien van toepassing).

✔ De leveringsdatum of de datum van voltooiing van de dienst.

✔ Een beschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen en/of van de verstrekte dienst, alsmede alle gegevens om de aard van de verrichte handeling te kunnen vaststellen.

✔ Het btw-tarief alsook het bedrag van de verschuldigde btw.

✔ De prijs (desgevallend gesplitst per handeling of voorwerp wanneer verschillende btw-tarieven van toepassing zijn).

✔ Indien de handeling van btw is vrijgesteld, dient men de reden van vrijstelling aan te geven.

✔ Een verwijzing naar voorgaande facturen, wanneer voor eenzelfde handeling meerdere facturen of stukken werden opgemaakt.

Er zijn ook enkele wettelijk verplichte bijzondere vermeldingen. Bijvoorbeeld in het geval de btw verschuldigd is door uw medecontractant, dan moet de vermelding ‘btw verlegd’ te vinden zijn op uw factuur.

Naast de wettelijk verplichte vermeldingen adviseren wij u om uiteraard ook het IBAN nummer, de betalingstermijn en de vervaldag op uw factuur te plaatsen. Heel belangrijk in het kader van eventuele betwistingen: zorg voor algemene voorwaarden en plaats deze onder meer op de achterzijde van uw factuur. De legal architects van Marlex voorzien u met plezier van algemene voorwaarden op maat.

Onregelmatige factuur? Administratieve boetes en gevolgen voor zowel u als uw medecontractant

Wanneer een factuur onjuiste vermeldingen bevat wordt een geldboete opgelegd gelijk aan het dubbel van de op de handeling verschuldigde belasting, zonder dat ze minder mag bedragen dan 50 euro. Die geldboete is verschuldigd individueel door de leverancier of de dienstverrichter én door zijn medecontractant [1].

Naast een geldboete kan het ook zijn dat uw medecontractant de factuur zal protesteren daar deze onregelmatig is en hij deze dus niet als een factuur beschouwt. Wanneer er bijvoorbeeld geen btw-nummer vermeld wordt van uw b2b-klant, heeft uw klant geen recht op aftrek van de btw, niettemin wordt de btw wel aangerekend op de factuur. Gevolg: u als dienstverlener of leverancier dient de btw door te storten. Het is bijgevolg in elke hoedanigheid (leverancier / dienstverrichter of klant) van belang dat een factuur regelmatig werd opgesteld.

Bron: Marlex