Als management assistant / office manager bent u dé partner bij uitstek van de advocaten en neemt u hen zoveel mogelijk niet-juridisch werk uit handen, zodat zij zich maximaal op de dossiers en de cliënten kunnen concentreren. U handelt proactief en u heeft zin voor initiatief om bestaande processen nog te verbeteren. U bent niet alleen de partner van alle advocaten, maar vooral ook vertrouwenspersoon van de verantwoordelijke vennoten, die u bijstaat in alles wat te maken heeft met het management van het kantoor.

Concrete taakomschrijving

Uw takenpakket zal onder meer bestaan uit:

• Onthaal bezoekers (zowel telefonisch als op kantoor zelf)
• Opvolging slechte betalers (telefonische en schriftelijke rappellering)
• De advocaten beheren de dossiers tot in de puntjes op juridisch vlak, u op administratief vlak (klassement, zowel elektronisch als in hard copy, cliëntenbestanden bijhouden, registratie uurtarieven en ereloonafspraken, engagement letters, nazicht teksten i.v.m. typo’s, verzorging stukkenbundels, …)
• Uittypen dictaat (conclusies, adviezen, briefwisseling)
• Postverdeling
• Agendabeheer (beheer afspraken, termijnen in dossiers, …)
• Beheer KMO-portefeuille en opvolging permanente vorming advocaten

Op termijn kunnen hier eventueel bij komen:

• Inboeken aankoop- en verkoopfacturen, betalingen, enz. …
• Opmaak verslagen en voorbereiding interne vergaderingen
• Bibliotheek- en documentatiebeheer

Profiel

• U heeft na uw middelbare studies een opleiding gevolgd als management assistant / office management of beschikt over relevante ervaring en kunt vlot overweg met de laatste versies van programma’s als Word, Excel en PowerPoint.
• U beheerst vlot de volgende talen, zowel mondeling als schriftelijk: Nederlands, Frans en Engels.
• U bent communicatief, sociaal en tegelijk discreet waar nodig.
• U kan zelfstandig werken, problemen zien, oplossingen aanreiken en u heeft een neus voor organisatie.
• Indien u noties heeft van boekhouden, is dat een pluspunt.

Beschikbaarheid

Zo snel mogelijk.

Interesse?

Stuur uw CV en motivatiebrief naar mr. Koen Clonen – koen.clonen@crowelegal.be