Overheidsopdrachten geplaatst door federale overheden : wat verandert er door het federaal elektronisch aankoopplatform? (Lydian)

Overheid & Aanbesteding | 1 maart 2018

Auteur: Jens Debièvre (Lydian)

Publicatiedatum: 27/02/2018

Aanbestedende overheden hebben veel te winnen bij het samen aankopen van werken, leveringen en diensten. Niet in het minst zijn er schaalvoordelen, waaronder voordeligere prijzen en een verlichting van de administratieve lasten te behalen.

In een koninklijk besluit van 22 december 2017 (B.S. 16 januari 2018) worden de federale aanbestedende overheden, met uitzondering van de federale politiediensten, verplicht voorrang te verlenen aan gemeenschappelijk geplaatste overheidsopdrachten voor leveringen en diensten en wordt aldus betracht een gezamenlijk federaal aankoopbeleid vorm te geven.

In deze e-zine gaan we dieper in op de krachtlijnen van dit KB.

Het voormeld KB telt 4 doelstellingen:

Federale aanbestedende overheden moeten efficiënter kunnen aankopen via een uniek elektronisch aankoopplatform dat aanvrager, aankoper en leverancier | dienstverlener zal ondersteunen. Uit een cijferstudie blijkt immers onder meer dat er een gebrek aan zichtbaarheid van de aankopen op federaal niveau heerst.
De betrokken overheden moeten gaan samenwerkingen binnen een consensusmodel, waarbij de bestaande ‘actoren’ in een coördinatie- en besluitvormingsstructuur worden geplaatst, zonder dat nieuwe ‘actoren’ in het leven worden geroepen (geen bestuurlijke verrommeling).
KMO’s moeten worden aangemoedigd om deel te nemen. Dit is overigens één van de uitgangspunten van de meest recente generatie overheidsopdrachtenrichtljnen op Europees niveau (2014).
Duurzame aankopen moeten worden bevorderd. Dit bevestigt de duurzaamheidsdoelstelling die vervat zit in de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten (Wet Overheidsopdrachten).

Het KB kent een aantal beperkingen:

Het is niet van toepassing op werken of op concessies. Evenmin zijn de opdrachten op vlak van defensie- en veiligheidsgebied geviseerd.
Ook strikt vertrouwelijke of als strategische te beschouwen leveringen en diensten worden uitgesloten.

Echter, alle (centrale) federale overheidsdiensten (met uitzondering van de federale politiediensten) worden verplicht deel te nemen aan het federale aankoopmodel. Deze worden in het KB de ‘actieve deelnemers’ genoemd. Vrijwillige toetreding van andere federale actoren, bv. openbare instellingen (incl. van sociale zekerheid), parastatalen e.d. is mogelijk via een zgn. aansluitingsovereenkomst. Zijn worden ‘passieve deelnemers’ genoemd.

Hoe ziet het samenwerkingsmodel eruit? 3 actoren zijn bepalend:

Het ‘Strategisch Federaal Aankoopoverleg’ (S.F.A.), dat het federaal aankoopbeleid opstelt, ter goedkeuring voorlegt aan de federale minsterraad en na goedkeuring het beleid verder aanstuurt. Dit is als het ware de stuurgroep van het initiatief.
Het ‘Tactisch-Operationeel Federaal Overlegorgaan’ (T.O.F.A.), dat aangewezen wordt door het S.F.A om operationele beslissingen te nemen over de gemeenschappelijke aankopen (bijv.: welke federale aanbestedende overheid zal ageren als aanbestedende overheid en dus de opdrachtdocumenten opstellen en de plaatsingsprocedure opvolgen tot en met gunning?). Het TOFA wordt bevolkt door de operationelen van de actieve deelnemers die belast zijn met de coördinatie van de overheidsopdrachten binnen hun organisatie.
Het ‘dienstencentrum Procurement’, een onderdeel van de FOD Beleid en Ondersteuning, dat zal fungeren als secretariaat en kenniscentrum.

Het KB tackelt verder reeds een aantal juridische vragen:

Wat bij een geschil met een deelnemer over de gemeenschappelijke aankopen verricht op basis van het KB?

Het T.O.F.A. zal telkens één federale aanbestedende overheid aanwijzen die de overheidsopdracht (‘gemeenschappelijke overeenkomst’) plaatst (en dus als aanbestedende overheid zal ageren). Deze ‘penhouder’ is niet verplicht de andere deelnemers aan het platform te betrekken bij de keuze van de gunningsprocedure, het opstellen van de opdrachtdocumenten en het gunnen van de overheidsopdracht. Hij zal, bij een geschil met een deelnemer, als enige in en buiten rechte optreden (zoals nu reeds in de rechtspraak wordt aangenomen t.a.v. penhouders bij samenaankoop, al dan niet onder de vorm van een aankoopcentrale). De bewaking van de goede uitvoering van de opdracht ligt daarentegen bij de individuele leden van de gemeenschappelijke overeenkomst, inzoverre zij afnemen. De opdrachtdocumenten kunnen van dit laatste principe afwijken.

Wie kan beslissen tot niet-gunnen van een deel of geheel van de gemeenschappelijke overeenkomst op basis van het KB?

De federale aanbestedende overheid die de gemeenschappelijke overeenkomst plaatst, kan enkel bij consensus met de andere deelnemers overgaan tot gedeeltelijke of gehele niet-gunning van de gemeenschappelijke overeenkomst.

Wat met de verplichte opdeling in ‘percelen’?

De aanbestedende overheid blijft verplicht, op basis van artikel 58 van de Wet Overheidsopdrachten, om te motiveren waarom overheidsopdrachten met hogere raming dan EUR 144.000,- (excl. B.T.W.), niet worden opgedeeld in percelen. Het KB wijkt hiervan niet af (aangezien het een wettelijke verplichting betreft, kan dit ook moeilijk).

Moet een ‘actieve deelnemer’ al zijn overheidsopdrachten voor leveringen en diensten via dergelijke gemeenschappelijke overeenkomsten plaatsen?

Ja. Een ‘actieve deelnemer’ is in principe verplicht om voorrang te verlenen aan gemeenschappelijke overeenkomsten voor de overheidsopdrachten voor leveringen en diensten die niet uitgesloten zijn van het toepassingsgebied. Indien een ‘actieve deelnemer’ alsnog dergelijke opdracht zelf wenst uit te schrijven, moet hij zijn motivering hiervoor aan het S.F.A. bezorgen. Er werd echter geen veto recht voorzien voor het S.F.A. De vraag rijst dus wat er gebeurt als de ‘actieve deelnemer” in weerwil van het S.F.A. toch doorzet. Bovendien is er geen bijzondere beroepsmogelijkheid voorzien voor de belanghebbende ondernemers. Deze laatsten zullen de beslissing tot het opstarten van een plaatsingsprocedure buiten het KB om evenwel kunnen aanvechten, in zover zij het nodige belang daartoe kunnen aantonen.

Besluit:

Vast staat dat nog meer dan in het verleden, de federale centrale overheden gezamenlijk zullen aankopen. Dit vergroot de volumes en naar alle waarschijnlijkheid ook het aantal raamovereenkomsten, herhalingsopdrachten, “marchés à stock” enz. Het is dus zaak voor geïnteresseerde marktpartijen om zich nog beter voor te bereiden op deelname aan deze samengevoegde opdrachten. Verder is het afwachten hoe het T.O.F.A. rekening zal houden met het betrokken houden van KMO’s. Wordt dus ongetwijfeld vervolgd…