>>>De elektronische algemene vergadering voortaan in een nieuw (minder strak) jasje (Integra Advocaten)

De elektronische algemene vergadering voortaan in een nieuw (minder strak) jasje (Integra Advocaten)

Auteurs: Jeroen Stevens en Arthur Weyens (Integra Advocaten)

Publicatiedatum: december 2020

Het huidige regime van algemene vergaderingen

Een onderneming kan, afhankelijk van haar rechtsvorm, haar algemene vergadering principieel op 3 manieren organiseren. De meest courante manier is (nog steeds) de fysieke bijeenkomst van de aandeelhouders. Daarnaast bestaat er de schriftelijke algemene vergadering (dus zonder bijeenroeping en beraadslaging) en de algemene vergadering op afstand.

Een schriftelijke algemene vergadering (zie artikels 5:85, 6:71 en 7:133 WVV) is slechts mogelijk indien (i) de beslissingen met eenparigheid van stemmen (unanimiteit) worden genomen; en (ii) het geen beslissingen betreft die bij authentieke akte (dus notarieel) moeten worden verleden (o.a. statutenwijzigingen, kapitaalverhogingen, fusies, splitsingen, etc.).

Met betrekking tot de algemene vergadering op afstand golden de volgende voorwaarden (zie artikels 5:89, 6:75 en 7:137 WVV):

  • de statuten moeten in de mogelijkheid tot de organisatie van een digitale algemene vergadering voorzien;
  • er dient een elektronisch communicatiemiddel ter beschikking te worden gesteld om een deelname op afstand mogelijk te maken;
  • de hoedanigheid en de identiteit van de aandeelhouder moeten via het
    elektronisch communicatiemiddel kunnen worden gecontroleerd, op de bij of krachtens de statuten bepaalde wijze;
  • de op afstand deelnemende personen moeten minstens in staat zijn om
    rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de bespreking;
  • alle stemgerechtigden moet hun stem kunnen uitbrengen.
Wettelijke versoepeling

Ingevolge de invoering van de maatregelen inzake social distancing in het kader van de bestrijding van de verspreiding van het coronavirus, die een normale organisatie van de fysieke algemene vergadering veelal onmogelijk maakten, heeft de wetgever initieel in een (tijdelijk) uitzonderingsregime voorzien waarbij algemene vergaderingen van vennootschappen digitaal (dus zonder fysieke bijeenkomst) konden plaatsvinden.

Door de goedkeuring van een wetsontwerp op 15.12.2020 (houdende diverse tijdelijke en structurele bepalingen inzake justitie in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19) heeft dit tijdelijk uitzonderingsregime een meer algemeen toepassingsgebied gekregen.

De vaststelling was immers dat het wettelijk kader van de algemene vergadering op afstand niet voldoende was afgestemd op de noden/mogelijkheden van een gemiddelde KMO en dat omwille van de (hoogdrempelige) formaliteiten de mogelijkheid om algemene vergaderingen op afstand te organiseren, onderbenut bleef.

Ingevolge dit wetgevend initiatief zijn er een aantal vereenvoudigingen doorgevoerd op het vlak van de organisatie van digitale algemene vergaderingen.

In tegenstelling tot voorheen (waar de statuten moesten voorzien in de mogelijkheid om een algemene vergadering op afstand te organiseren en de procedure/formaliteiten in dat verband dienden te beschrijven), heeft het
bestuursorgaan nu steeds de mogelijkheid – dus ook bij gebrek aan een statutaire regeling – om een algemene vergadering vanop afstand te organiseren.

Er dient echter wel over te worden gewaakt dat de procedures voor deelneming aan de digitale algemene vergadering worden meegedeeld. Indien de vennootschap over een vennootschapswebsite beschikt in de zin van art. 2:31 WVV, dan dienen de procedures voor diegene die het recht hebben om deel te nemen aan de algemene
vergadering op afstand, ook toegankelijk te worden gemaakt op deze website.

De vennootschap dient de hoedanigheid en identiteit van de vergadergerechtigden nog steeds te controleren aan de hand van het gebruikte elektronische communicatiemiddel, alleen dienen de regels hieromtrent niet langer in de statuten te zijn opgenomen.

Het blijft verder ook vereist dat het elektronisch communicatiemiddel de deelnemers aan de algemene vergadering in staat moet stellen om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de bespreking tijdens de vergadering en hun stemrecht uit te oefenen met betrekking tot alle agendapunten.

Bovendien moet het elektronisch communicatiemiddel waarborgen dat de effectenhouders kunnen deelnemen aan de beraadslaging en vragen kunnen stellen.

Indien de vennootschap echter niet over een elektronisch communicatiemiddel beschikt dat de deelnemers in staat stelt om vragen te stellen en deel te nemen aan de beraadslaging, dan dient het bestuursorgaan in de oproeping tot de algemene vergadering te motiveren waarom het niet over dergelijk elektronisch communicatiemiddel beschikt.

Conclusie

Indien uw onderneming haar algemene vergaderingen in de toekomst digitaal wenst te organiseren, dient u in eerste instantie uw statuten te controleren of er hiervoor een adequate statutaire regeling is opgenomen. Indien er een statutaire regeling voorhanden is, maar deze strenger is dan het (nieuwe) wettelijke regime, kan u overwegen om uw statuten aan te passen aan de nieuwe wetgeving (aangezien de ‘strengere’ statutaire regels primeren boven de wettelijke bepalingen).

Maar ook indien er statutair niets is geregeld – en dat is meteen de belangrijkste wettelijke nieuwigheid – kunnen algemene vergaderingen voortaan dus digitaal worden georganiseerd (rekening houdend met de nieuwe wettelijke regels).

Lees hier het originele artikel

2021-01-05T11:47:11+00:00 5 januari 2021|Categories: Vennootschapsrecht|Tags: , , |