De digitalisering van het vennootschapsrecht: online oprichting en statutaire “mandatendatabank” (Corporate Finance Lab)

Auteur: Alexander Snyers (Corporate Finance Lab)

Publicatiedatum: 19/07/2021

Op 15 juli 2021 werd de Wet van 12 juli 2021 tot wijziging van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt en houdende diverse bepalingen ingevolge de omzetting van Richtlijn (EU) 2019/1151 van het Europees Parlement en de Raad van 20 juni 2019 tot wijziging van Richtlijn (EU) 2017/1132 met betrekking tot het gebruik van digitale instrumenten en processen in het kader van het vennootschapsrecht (hierna de “Wet Digitalisering Vennootschapsrecht”) gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

De Wet Digitalisering Vennootschapsrecht zorgt voor een gedeeltelijke omzetting van Richtlijn (EU) 2019/1151 van het Europees Parlement en de Raad van 20 juni 2019 tot wijziging van Richtlijn (EU) 2017/1132 met betrekking tot het gebruik van digitale instrumenten en processen in het kader van het vennootschapsrecht, die in 2019 door de Europese wetgever werd aangenomen, en tegen 1 augustus 2021 moest worden omgezet in nationale wetgeving. Zij loodst het Belgische vennootschapsrecht verder het digitale tijdperk in.

Pro memorie: de Wet Digitalisering Vennootschapsrecht zorgt voor een gedeeltelijke, en niet voor een volledige, omzetting van Richtlijn 2019/1151, omdat het WVV en haar uitvoeringsbesluit reeds in een aantal in Richtlijn 2019/1151 voorziene mogelijkheden voorziet.

In essentie brengt de Wet Digitalisering Vennootschapsrecht de volgende wijzigingen met zich mee:

1. invoering van de mogelijkheid tot online oprichting van bepaalde rechtspersonen;
2. introductie van een mandatendatabank; en
3. diverse kleine(re) wijzigingen in het WVV.  

1) Invoering van de mogelijkheid tot online oprichting

De meest in het oog springende wijziging die de Wet Digitalisering Vennootschapsrecht met zich meebrengt, betreft de invoering van de mogelijkheid voor de notaris om de authentieke oprichtingsakten van rechtspersonen in gedematerialiseerde vorm te verlijden, op afstand, zodat bepaalde rechtspersonen (i.e. deze die authentiek worden opgericht) volledig online kunnen worden opgericht. Partijen die voor de notaris moeten verschijnen, kunnen dat doen via videoconferentie. 

De oprichting op afstand (dus zonder dat de partijen fysiek voor de notaris dienen te verschijnen) kan enkel voor zover deze niet gepaard gaat met een inbreng in natura. Zij gebeurt via een elektronisch platform dat hiervoor ter beschikking wordt gesteld, en dat wordt beheerd door de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat.

De ondertekening van de oprichtingsakte in gedematerialiseerde vorm gebeurt via een elektronische handtekening. Het nieuwe artikel 13, §2 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt bepaalt ter zake het volgende: 

“De partijen bij een oprichtingsakte die de hoedanigheid hebben van burger van een EU-lidstaat, kunnen bovendien gebruik maken van elk ander elektronisch identificatiemiddel dat hetzij is uitgegeven op grond van een stelsel voor elektronische identificatie dat door België is goedgekeurd, hetzij is uitgegeven in een andere lidstaat en ten behoeve van de grensoverschrijdende authenticatie is erkend overeenkomstig artikel 6 van Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG, voor zover dit identificatiemiddel een gelijkwaardig niveau van identificatie en authenticatie mogelijk maakt als de identificatiemiddelen vermeld in artikel 18quinquies, § 2, 2°. Zij tekenen in dat geval de akte met een gekwalificeerde elektronische handtekening die wordt gegenereerd via het in het tweede lid bedoelde elektronisch platform. Huidig lid is eveneens van toepassing op de volmachten in gedematerialiseerde vorm die worden verleend door dezelfde personen met het oog op de ondertekening van de oprichtingsakte, wanneer deze de authentieke vorm aannemen”.

De notaris kan bij een online oprichting nog steeds de fysieke verschijning van een partij eisen:

1. indien er redenen zijn om te vermoeden dat er identiteitsfraude is gepleegd;
2. indien dit noodzakelijk is om de naleving te controleren van de regels aangaande de handelingsbekwaamheid van de partij of aangaande haar bevoegdheid om de rechtspersoon voor wiens rekening zij optreedt te vertegenwoordigen.

2) Wijziging van het WVV met het oog op de introductie van een mandatendatabank

Een andere belangrijke wijziging die de Wet Digitalisering Vennootschapsrecht met zich meebrengt, heeft betrekking op de bevoegdheid om rechtspersonen te vertegenwoordigen. De Wet Digitalisering Vennootschapsrecht vult artikel 2:7, § 2 WVV aan met een tweede lid, zodat het voortaan luidt als volgt:

“§ 2. De in de artikelen 2:8, 2:9, 2:10 en 2:11 bedoelde tekst van de eerste versie van de statuten uit de oprichtingsakte en van de gecoördineerde versie van de statuten na elke wijziging, wordt bewaard in een openbaar raadpleegbaar elektronisch databanksysteem dat deel uitmaakt van het dossier van de rechtspersoon en dat, voor wat betreft de statuten en de bijwerkingen daarvan die voortvloeien uit in België verleden notariële akten, wordt beheerd door de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat, en voor de andere door een door de Koning aan te wijzen instantie.

De statutaire delegaties van de bevoegdheid om de rechtspersoon te vertegenwoordigen ten aanzien van derden, hun wijziging en hun gedeeltelijke of gehele opheffing worden afzonderlijk neergelegd en bewaard in het in het eerste lid bedoelde elektronisch databanksysteem, samen met een kwalificatie daarvan onder de vorm van metagegevens, en zijn vrij toegankelijk. Hun neerlegging geschiedt gelijktijdig met de neerlegging van de statuten waarbij zij werden bepaald, gewijzigd of opgeheven. Dit lid is niet van toepassing op de eventuele vertegenwoordigingsclausules die niet tegenstelbaar zouden zijn aan derden”.

Middels het nieuwe artikel 2:7, §2 WVV – en een gewijzigd artikel 2:8, § 1, eerste lid en 2:9, § 1, eerste lid WVV – legt de wetgever de basis voor de introductie een statutaire “mandatendatabank”, waarin men zeer eenvoudig de vertegenwoordigingsbevoegdheden, alsook elke wijziging of opheffing van bevoegdheden van bestuurders zal kunnen nagaan.

In de Memorie van Toelichting bij het ontwerp van de Wet Digitalisering Vennootschapsrecht (Parl. St. Kamer 2020-21, DOC 55 2047/001, 6-7) kan men lezen wat het opzet achter die mandatendatabank is:

“De invoeging van een nieuw lid in de tweede paragraaf van artikel 2:7 WVV hangt samen met de vereiste van artikel 19, lid 2, g), van Richtlijn 2017/1132 om de informatie beschikbaar te stellen omtrent de bevoegdheid om de besloten vennootschappen, en in voorkomend geval de naamloze vennootschappen, te vertegenwoordigen. Op heden is deze informatie, die voortvloeit uit de statutaire bepalingen, beschikbaar in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad maar niet op een gestructureerde manier in het rechtspersonenregister beschikbaar. Het rechtspersonenregister van de Kruispuntbank voor Ondernemingen vermeldt alleen de identiteit van de bestuurders, doch niet de vertegenwoordigingsbevoegdheden die deel uitmaken van de statuten.

Aangezien deze bevoegdheden voortvloeien uit statutaire bepalingen, worden zij hier toegevoegd aan het openbaar raadpleegbaar databanksysteem waarin de statuten zelf worden neergelegd, wat de meest logische plaats is voor deze statutaire informatie. Hun neerlegging geschiedt gelijktijdig met de neerlegging van de tekst van de statuten zelf. Zij worden daarin, naast de volledige tekst van de statuten, afzonderlijk opgenomen met vermelding van de betrokken letterlijke statutaire bepaling en krijgen daarbij een kwalificatie onder de vorm van een metagegeven (bijv. alleenvertegenwoordiging, tweehandtekeningsclausule, …).

De aanleg van dergelijke statutaire “mandatendatabank” vergemakkelijkt de consultatie van deze belangrijke gegevens en de gestructureerde verwerking laat een vlotte uitwisseling van de gegevens toe tussen verschillende registers en databanken. Er wordt voor geopteerd dit van toepassing te maken voor alle rechtsvormen waarvan de statuten worden neergelegd in het openbaar raadpleegbaar databanksysteem van de statuten”.

3) Diverse kleine(re) wijzigingen in het WVV

De Wet Digitalisering Vennootschapsrecht brengt verder nog enkele kleine(re) wijzigingen met zich mee in het WVV, met het oog op:

• afstemming van de gehanteerde terminologie voor de elektronische handtekening zoals gebruikt in het BW en verbetering van enkele verkeerde kruisverwijzingen;
• verduidelijking dat de neerlegging van de oprichtingsakte en bepaalde wijzigingsakten van de IVZW en van de SON maar kunnen gebeuren na bekendmaking van het KB tot erkenning, respectievelijk goedkeuring;
• verkorting van de wettelijke termijn om de oprichtingsakte ter griffie neer te leggen en de termijn waarbinnen de bekendmaking in de Bijlagen bij het BS moet gebeuren, in geval van online oprichting.

Inwerkingtreding

Het merendeel van de wijzigingen geïntroduceerd door Wet Digitalisering Vennootschapsrecht treedt in werking op 1 augustus 2021 (zie artikel 34 Wet Digitalisering Vennootschapsrecht). Zo zal het vanaf die dag mogelijk zijn om een rechtspersoon online op te richten.

Voor de wijzigingen aan het WVV die betrekking hebben op de introductie van een “mandatendatabank” geldt een afwijkende inwerkingtredingsbepaling. Artikel 35 Wet Digitalisering Vennootschapsrecht bepaalt ter zake het volgende:

“De verplichting tot neerlegging en bewaring van de statutaire delegaties van de bevoegdheid om rechtspersonen te vertegenwoordigen, bedoeld in de artikelen 2:7, § 2, tweede lid, 2:8, § 1, eerste lid, 11°, 2:9, § 1, eerste lid, 11°, 2:10, § 1, eerste lid, 11°, en 2:11, § 1, 11°, van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, en van de latere wijzigingen en opheffingen daarvan treedt in werking op 1 augustus 2021 voor de statutaire bepalingen die voortvloeien uit in België verleden notariële akten, en voor de andere akten op de dag waarop het deel van het openbaar raadpleegbaar elektronisch databanksysteem bedoeld in artikel 2:7, § 2, eerste lid, van hetzelfde Wetboek dat op hen van toepassing is, operationeel wordt. Deze datum wordt bij een bericht in het Belgisch Staatsblad bekendgemaakt.

Voor de rechtspersonen waarvan de bestaande statutaire delegaties van de vertegenwoordigheidsbevoegdheid nog niet zijn neergelegd en bewaard overeenkomstig artikel 2:7, § 2, tweede lid, van hetzelfde Wetboek op de datum van inwerkingtreding van deze verplichting, zal deze neerlegging geschieden gelijktijdig met de eerstvolgende neerlegging van een nieuwe gecoördineerde versie van de statuten”.

Lees hier het originele artikel