Controle door de werkgever? Vijf actieterreinen om ontsporing te vermijden (Cautius)

Auteur: Annick Alders (Cautius)

Publicatiedatum: 19/07/2021

Monitoringsoftware zit in de lift. Allicht ook letterlijk, maar in ieder geval figuurlijk in uw telefoon, laptop, desktop en GPS. Deze software, oorspronkelijk ontwikkeld om datalekken op te sporen in de financiële sector, monitort in verschillende ondernemingen ook het doen en laten van werknemers. Hoewel proportionele controle in se helemaal niet verkeerd is, denkt u best toch twee keer na over de aard ervan. Hoe u robots en aapjes vermijdt, leest u hieronder.

Monitoringsoftware zit in de lift

Het gaat niet alleen om inloggegevens op het bedrijfsnetwerk, maar ook screenshots die vaststellen welke tabbladen u hebt open staan.  Ook webcamopnames om vast te stellen of u daadwerkelijk voor uw PC zit en analyse van het aantal toetsen per minuut dat u aanslaat behoren tot de mogelijkheden.  Telefoongegevens die controleren met wie en hoe lang u telefoneert en GPS-gegevens in uw bedrijfswagen om te zien of u toch zeker geen vakantie viert terwijl u aan het werk zou moeten zijn, zijn daarnaast ook gemeen goed geworden.

Vertrouwen is goed, controle is beter. Of toch niet?

Deze praktijken bevinden zich op de uiterste grens van de gedachte dat vertrouwen goed is, maar controle beter. Los van de juridische toelaatbaarheid hiervan is het nog maar de vraag of dergelijke controle niet het omgekeerde effect ressorteert  van wat ze beoogt. Efficiëntie en kwaliteit verhogen,  ondersteunen van werknemers bij individuele werkdruk of het objectiveren van beslissingen  behoren tot de nobele doelen van de controle.  

Valkuilen bij te verregaande controle

Toch is het niet al goud wat blinkt. De grootste valkuil was ook al voor Einstein duidelijk.  Niet alles wat telt, kan geteld worden en niet alles wat geteld wordt, telt. De mens laat zich nu eenmaal moeilijk vatten in data.

Verregaande controle creëert robots, geen betere werknemers. Zeker als zingeving, autonomie en menselijk contact uit de telling weggelaten worden.

Hoe succesvol controleren?

Wil u de controle optimaliseren met een maximaal resultaat, zonder dat dit negatief afstraalt op de motivatie, neem dan even het volgende in overweging en kies uw actieterreinen.

Meten past het werkproces aan

Valkuil

Als een vergrootglas wordt gelegd op één aspect van de arbeid, bijvoorbeeld het aantal afgehandelde telefoontjes per uur, dreigt dit tot onbedoelde en averechtste effecten te leiden. Met gestresseerde werknemers en ontevreden klanten tot gevolg, want kwantiteit staat zelden gelijk met kwaliteit.

Actie

• Bepaal wat u exact wil bereiken met de meting
• Wees kritisch in het bepalen van de juiste meetinstrumenten
• Evalueer de meting en de effecten ervan tijdig en regelmatig
• Meet verschillende aspecten van de arbeid, ook al zijn ze niet allemaal makkelijk te kwantificeren

Professionele autonomie keldert

Valkuil

Wie werkt, wil zich in de mate van het mogelijke psychologisch vrij voelen om het werk uit te voeren. Ontbreekt die vrijheid en komt daarvoor de dwang van de meting in de plaats, dan komt al snel demotivatie in de plaats van de wil om het werk goed uit voeren.

Actie

• Creëer zinvolle opdrachten
• Leg uit waarom sommige vervelende, saaie of repetitieve opdrachten moeten gebeuren
• Verken verschillende opties
• Laat werknemers zo mogelijk meewerken aan de besluitvorming, al is het maar over een klein punt
• Denk: toezicht en structuur in plaats van dwang en controle

Elk voor zich

Valkuil

Bij kwantitatieve metingen van het werk schieten opleiding voor nieuwkomers, hulp aan een collega, een luisterend oor of een babbel aan de koffiemachine het er als eerste bij in. De verbondenheid met de collega’s, met het team en de onderneming brokkelt af.

Actie

• Kom te weten wat er leeft op de werkvloer
• Luister en wees geïnteresseerd
• Krik de teamspirit op met zinvolle activiteiten
• Verhoog de betrokkenheid bij de onderneming door gerichte acties

Jij niet flexibel? Ik ook niet

Valkuil

Flexibiliteit werkt wederkerig. Rigide meetsystemen die verhinderen dat een werknemer de boterhammen van zoonlief smeert tijdens de werkuren, motiveren de werknemer allicht ook niet om de extra mile te gaan voor de onderneming als er iets onverwacht fout loopt.

Actie

• Maak duidelijke afspraken over de wederzijdse verwachtingen
• Baken (ook) tijd af in omgekeerde zin. Welke momenten ben je niét bereikbaar?
• Probeer inhoud te meten, eerder dan hoeveelheid (tijd, telefoons, aanslagen per minuut,…)

Als je nootjes geeft, krijg je aapjes

Valkuil

Bij recrutering wordt doorgaans ingezet op talent om zelfstandig te werken en probleemoplossend vermogen om daarna deze skills te fnuiken door verregaande controle en standaardisering van de arbeid. De zogenaamde stupidiy-paradox.

Actie

• Stap af van het idee dat mensen erop uit zijn om niét te werken
• Onthoud dat de omzet wordt gehaald dankzij de werknemers, niet ondanks
• Stimuleer het ownership van de werknemers en maak ze deel van het bedrijfsproces
• Kijk even terug naar het CV van de werknemers en ga na of hun talenten overeenstemmen met de functie die ze nu uitoefenen

Lees hier het originele artikel