De correcte manier van vergaderen onder het nieuwe WVV in de BV en NV: de principes (EY Law)

Auteurs: Ann-Sophie Haghedooren en Laura Dermine (EY Law)

Publicatiedatum: 06/08/2019

Het langverwachte nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) is sedert 1 mei 2019 van toepassing op nieuwe vennootschappen. Vanaf 1 januari 2020 zullen ook de dwingende bepalingen van de nieuwe vennootschapswetgeving in werking treden voor bestaande vennootschappen, zo ook de bepalingen rond de manier van vergaderen.

Welke veranderingen brengt het nieuwe WVV teweeg voor vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene vergadering van aandeelhouders? Deze nieuwsbrief biedt een overzicht van de basisprincipes en de te volgen procedure om op een correcte manier te vergaderen in de niet-beursgenoteerde besloten vennootschap (BV) en naamloze vennootschap (NV).

Terminologie

Het WVV wijzigt de te hanteren terminologie in een BV. Van nu af aan wordt zowel in de BV als in de NV over ‘bestuurders’ en ‘aandeelhouders’ gesproken en niet langer over ‘zaakvoerders’ en ‘vennoten’.

Communicatie via e-mail

De wetgever moedigt het gebruik van moderne communicatiemiddelen aan, doch verplicht noch de vennootschap, noch hun bestuurders of aandeelhouders om over te schakelen op elektronische communicatie. Zowel aandeelhouders als bestuurders kunnen voortaan een e-mailadres meedelen waarlangs alle communicatie over de vennootschap dient te verlopen. Ook de vennootschap zelf kan in haar oprichtingsakte een e-mailadres opnemen. Elke communicatie via dergelijk e-mailadres wordt geacht geldig te zijn gebeurd.

Vergaderingen van het bestuursorgaan

Notuleringsplicht

Een belangrijk element bij de besluitvorming van het bestuursorgaan is het opstellen van notulen. Het WVV voorziet dan ook uitdrukkelijk in de notuleringsplicht. De notulen van de vergaderingen van het bestuursorgaan dienen steeds door de voorzitter van het collegiaal bestuursorgaan te worden ondertekend en elke bestuurder die hierom verzoekt. Kopieën van de notulen voor derden worden door één of meer bestuurders met vertegenwoordigingsbevoegdheid ondertekend.

Tegenstrijdige belangen

Indien een bestuurder bij een beslissing of verrichting van het bestuursorgaan een rechtstreeks of onrechtstreeks belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat in strijd is met het belang van de vennootschap, dient er een specifieke procedure te worden nageleefd. Dit was reeds het geval onder het Wetboek van vennootschappen.

Overeenkomstig de nieuwe regelgeving mag de bestuurder echter niet aanwezig zijn tijdens de beraadslagingen of stemming over deze beslissing of verrichting. De verklaring en toelichting over de aard van dit tegenstrijdig belang wordt steeds opgenomen in de notulen, alsook in het jaarverslag.

Schriftelijke besluitvorming

Nieuw in de vennootschapswetgeving is de verruimde mogelijkheid om de besluiten van een collegiaal bestuursorgaan in een BV schriftelijk en eenparig te nemen. Ook al is deze manier van besluitvormen reeds gekend in de NV, bepaalt het WVV dat er voortaan geen dringende noodzakelijkheid en geen statutaire machtiging meer vereist is. De statuten kunnen in beide vennootschapsvormen de mogelijkheid tot schriftelijke besluitvorming echter wel beperken of uitsluiten.

Algemene vergadering van aandeelhouders

Wat de correcte manier van vergaderen van de algemene vergadering betreft, brengt het WVV een aantal kleine, maar niet onbelangrijke wijzigingen met zich mee.

Bijeenroeping van de algemene vergadering

Het bestuursorgaan en, in voorkomend geval, de commissaris, roepen de algemene vergadering bijeen en bepalen haar agenda. De oproeping tot de algemene vergadering vermeldt de agenda met de te behandelen onderwerpen en gebeurt ten minste 15 dagen voor de algemene vergadering aan de aandeelhouders, bestuurders en de commissaris.

In de BV geschiedt de oproeping via een oproepingsbrief, in voorkomend geval via e-mail, terwijl men in een niet-beursgenoteerde NV de aandeelhouders van gedematerialiseerde effecten dient op te roepen door middel van een aankondiging in het Belgisch Staatsblad én op de vennootschapswebsite.. Behalve in geval van gewone algemene vergaderingen waarbij de agenda beperkt is tot de goedkeuring van de jaarrekening en de kwijting van bestuurders en, in voorkomend geval, de commissaris, dient de aankondiging in een NV eveneens via een nationaal verspreid blad te gebeuren. De houders van effecten op naam in een NV kunnen tevens via e-mail worden opgeroepen wanneer een e-mailadres werd meegedeeld. Overeenkomstig de oude vennootschapswetgeving werden de houders van effecten op naam door middel van een aangetekende brief opgeroepen ingeval alle door de vennootschap uitgegeven effecten op naam zijn, hetgeen niet langer wordt vereist in het WVV.

Ook het WVV schrijft voor dat bepaalde stukken bij gelegenheid ter beschikking moeten worden gesteld bij de oproeping.

Wanneer aandeelhouders die minimum 10% van het totaal aantal uitgegeven aandelen bezitten hierom verzoeken, dient het bestuursorgaan de algemene vergadering binnen de 3 weken bijeen te roepen. Dit is een belangrijke versoepeling omdat in het Wetboek van vennootschappen een grens van 20% werd gehanteerd waardoor niet vaak van deze mogelijkheid gebruik werd gemaakt.

Schriftelijke besluitvorming

Ook de aandeelhouders kunnen eenparig en schriftelijk alle besluiten nemen die tot haar bevoegdheid behoren behalve deze die bij authentieke akte moeten worden verleden. In dit geval dienen voormelde oproepingsformaliteiten niet te worden nageleefd.

Deelneming aan de algemene vergadering

De statuten kunnen de aandeelhouders de mogelijkheid bieden om op afstand deel te nemen aan de algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel zoals Skype, Zoom, WebEx. De leden van het bureau, de bestuurders en de commissaris kunnen evenwel geen gebruik maken van deze mogelijkheid.

De notulen van de algemene vergadering vermelden eventuele technische problemen en incidenten die de deelname aan de algemene vergadering hebben verstoord.

Verloop van de algemene vergadering

De bestuurders beantwoorden de vragen die vooraf of tijdens de vergadering worden gesteld op voorwaarde dat deze verband houden met de agendapunten. Het is tevens mogelijk om op voorhand schriftelijk vragen te stellen. Ook de commissaris dient de vragen te beantwoorden die verband houden met de agendapunten waarover hij verslag uitbrengt. Zowel de bestuurders als de commissaris kunnen in het belang van de vennootschap weigeren bepaalde vragen te beantwoorden.

Op de algemene vergadering wordt steeds een aanwezigheidslijst bijgehouden die bij de notulen van de algemene vergadering wordt gevoegd.

Wijze van uitoefening van het stemrecht

Tenzij de statuten anders bepalen, kunnen de aandeelhouders zich door een lasthebber laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering en hun stem bij wijze van volmacht uitbrengen. De statuten kunnen de aandeelhouders toelaten hun stem vooraf schriftelijk uit te brengen.

In het geval de statuten van de vennootschap moeten worden gewijzigd, dient men zich steeds tot de notaris te wenden.

Lees hier het originele artikel