Uw factuur : in welke taal? (Grant Thornton)

Handel & Consument | 3 januari 2019

Auteur: Magid Ben Tahar (Grant Thornton)

Publicatiedatum: 28/11/2018

Facturen moeten opgesteld worden in de taal van het rechtsgebied waarin de exploitatiezetel van de onderneming is gevestigd, maar een recente wijziging van de regelgeving hieromtrent biedt enige flexibiliteit. Voor de algemene voorwaarden die vaak bij een factuur worden toegevoegd, gelden er dan weer andere regels.

Wat zegt de taalwetgeving?

Het lijkt evident dat een onderneming aan haar internationale klanten een Engelstalige factuur uitreikt en dat een Vlaamse onderneming voor haar Waalse klanten een factuur in het Frans opstelt. De juridische realiteit is evenwel anders. Maar weinig Belgische ondernemers beseffen dat zij bij het uitreiken van facturen onderworpen zijn aan de lokale taalwetgeving. Een onderneming met exploitatiezetel in Vlaanderen dient haar facturen in het Nederlands op te stellen, ook ten aanzien van haar anderstalige klanten. De Waalse wetgeving is van dezelfde aard. Wanneer de onderneming gelegen is in het Brussels gewest, dan heeft zij de keuze om de factuur, ofwel in het Nederlands, ofwel in het Frans op te stellen.

Een factuur opgemaakt in een verkeerde taal is onregelmatig en bijgevolg niet rechtsgeldig. Deze absolute nietigheid heeft tot gevolg dat het betrokken stuk ‘als factuur’ niet bestaat, met alle mogelijke gevolgen van dien, bijvoorbeeld wanneer de factuur niet wordt betaald en de zaak voor de rechtbank moet worden gebracht. De rechtbank zal immers ambtshalve de nietigheid van de factuur dienen vast te stellen en de schuldenaar kan niet worden veroordeeld tot de betaling ervan.

Vlaams taaldecreet aangepast, dus nieuwe mogelijkheden!

Naar aanleiding van Europese rechtspraak is het Vlaams taaldecreet aangepast. De grensoverschrijdende economie kan immers belemmerd worden door te strenge taalregels, bijvoorbeeld wanneer anderstalige klanten de Nederlandstalige opschriften niet verstaan en een factuur in hun eigen taal verwachten. Het Vlaams taaldecreet voorziet thans dat er een extra rechtsgeldige versie van de factuur kan worden opgemaakt in een andere taal van de Europese Economische Ruimte (EU-lidstaten + Noorwegen, Liechtenstein en IJsland). Echter, dit document zal slechts als ‘bijkomstig’ worden beschouwd en dient als bijlage aan de originele Nederlandstalige factuur te worden toegevoegd.

Opgelet, deze mogelijkheid geldt alleen voor facturen die gericht worden aan een natuurlijk persoon of onderneming gevestigd in een van de EER-lidstaten. Wanneer de bestemmeling van de factuur buiten de EER of binnen België gevestigd is (bijvoorbeeld klanten gevestigd in Wallonië of Brussel), dan kan slechts één rechtsgeldige versie van de factuur worden opgesteld, met name de Nederlandstalige. U kan dan uiteraard nog steeds een vertaling van de factuur aan uw klant bezorgen. Deze geldt dan evenwel niet als een rechtsgeldige versie.

Ook voor de niet-verplichte delen?

Voor factuurvoorwaarden is er de vrijheid om te kiezen in welke taal je deze opstelt. Echter, om deze voorwaarden tegen de klant te kunnen inroepen, moeten deze worden opgesteld in een duidelijke en begrijpelijke taal. Een verwijzing op de factuur dat de voorwaarden ook in andere talen verkrijgbaar zijn, volstaat dus niet. Wanneer u steevast in een bepaalde taal met uw klant communiceert is het aangewezen om de algemene voorwaarden ook in die taal op te stellen.

Bron: Decreet van 7 juli 2017 houdende diverse bepalingen met betrekking tot het beleidsdomein Werk en Sociale Economie (BS 1 augustus 2017)