De minimale inhoud van een B2B-factuur – met voorbeeld (Payflux)

Auteur: Arne Magnus (Payflux)

Publicatiedatum: 17/05/2020

Wanneer je onderneming een elektronische of papieren factuur opstelt die bestemd is voor een andere onderneming, een zogenaamde B2B-factuur, dan dient deze te voldoen aan een aantal wettelijke voorwaarden. Soms zie je echter door de bomen het bos niet meer. Daarom geven we je hieronder een volledig overzicht.

DE VERPLICHTE VERMELDINGEN OP EEN ELEKTRONISCHE OF PAPIEREN FACTUUR

Op elke factuur dien je steeds minstens de volgende zaken te vermelden:

• een uniek en opeenvolgend factuurnummer
• de factuurdatum
• de plaats waar de factuur werd opgemaakt
• de naam of de maatschappelijke benaming en het adres (van de administratieve of maatschappelijke zetel) van je onderneming
  het btw-identificatienummer of KBO-nummer van je onderneming
• het bankrekeningnummer van je onderneming
• het bevoegde rechtspersonenregister (RPR) van je onderneming (bv. RPR Gent, afdeling Dendermonde). Bij twijfel kan je de bevoegde ondernemingsrechtbank opzoeken op https://territoriale-bevoegdheid.just.fgov.be. Deze vermelding is niet verplicht voor eenmanszaken.
• de naam of maatschappelijke benaming en het adres van je klant
• het Belgisch btw-identificatienummer van je klant of het btw-nummer toegekend door een andere lidstaat van de Europese Unie, indien je goederen levert naar een andere lidstaat van de Europese Unie en wanneer je B2B-diensten levert aan een klant gevestigd in een andere lidstaat van de Europese Unie.
• de leveringsdatum of de datum van ontvangst van een voorschot, indien dat voorschot vóór de levering en vóór de uitreiking van de factuur werd betaald
• de aard en de hoeveelheid van de geleverde goederen en/of diensten
• de eenheidsprijs exclusief btw van de geleverde goederen en de vaste prijs of het uurtarief exclusief btw voor de diensten
• geef je een korting bovenop de vermelde eenheidsprijs, dan moet je die ook op je factuur vermelden
• het btw-percentage dat van toepassing is op elke prestatie. Indien er meerdere btw-tarieven van toepassing zijn op je levering, dan moet je de (eenheids)prijs per btw-tarief vermelden.
• het totaalbedrag exclusief btw
• het totaalbedrag van de te betalen btw
• het totaalbedrag inclusief btw
• indien van toepassing: de reden van vrijstelling van btw
• optioneel: het woord factuur
• optioneel: algemene voorwaarden
• optioneel: vervaldatum

Download voorbeeld factuur

MAG JE ELEKTRONISCH FACTUREREN?

Ja, dat mag. De inhoud van de elektronische factuur is niet verschillend van een papieren factuur.

De elektronische factuur mag de vorm aannemen van bijvoorbeeld een pdf, een xml-bestand, een EDI-bericht, … Ze mag ook worden gedownload door jouw klant.

Jouw klant moet akkoord gaan met de elektronische facturatie. Dat kan uitdrukkelijk of stilzwijgend zijn, wanneer hij bijvoorbeeld zonder protest jouw elektronische facturen in ontvangst neemt of ze betaalt.

Daarnaast moet het volgende gewaarborgd worden tot het einde van de archiveringsperiode (dit geldt ook voor papieren facturen, maar zeker voor de elektronische):

• de authenticiteit van de herkomst van de factuur: de waarborg dat de factuur wel degelijk door jou werd uitgereikt. Dat moet jij en ook je klant kunnen aantonen
• de integriteit van de inhoud van de factuur: jij en je klant moeten kunnen aantonen dat de inhoud van de factuur niet werden gewijzigd
• de leesbaarheid van de factuur: de factuur moet voor mensen leesbaar zijn.

BEN JE VERPLICHT OM ALGEMENE VOORWAARDEN TE VERMELDEN?

Algemene voorwaarden op een B2B-factuur vermelden is niet wettelijk verplicht, maar we raden dit wel ten zeerste aan. Je kan er bijvoorbeeld voor kiezen om ze op de achterkant van de factuur te plaatsen. Je moet dan wel op de voorzijde van de factuur vermelden dat de algemene voorwaarden zich op de achterzijde bevinden. Ook voor offertes aan andere ondernemingen is het opnemen van algemene voorwaarden niet verplicht. Doe je dit toch en vermeld je nadien de algemene voorwaarden op de factuur, wees dan zeker dat het dezelfde voorwaarden zijn als die op de offerte. Nieuwe algemene voorwaarden vervangen namelijk niet zomaar de oude en dit kan tot discussies leiden.

BEN JE VERPLICHT OM DE VERVALDATUM TE VERMELDEN?

Neen, ook dit is geen wettelijke verplichting. Volledigheidshalve en om te vermijden dat klanten te laat zouden betalen, is het wel ten sterkste aangeraden om dit te doen. De vervaldatum is de dag volgend op de laatste dag van de betalingstermijn uit je algemene voorwaarden, die begint te lopen vanaf de factuurdatum.

WAT VERMELD JE BIJ SPECIALE BTW-REGELINGEN OF PRESTATIES ZONDER BTW?

In dat geval kan je bij elke prestatie één van de volgende vermeldingen gebruiken:

• In geval van een intracommunautaire dienst: ‘Vrij van btw, artikel 44 Btw-richtlijn’ of ‘Vrij van btw, plaats van de dienst buiten België’
• De btw is te voldoen door de medecontractant: ‘Btw verlegd’
• In geval van een intracommunautaire levering: ‘Vrij van btw – intracommunautaire levering, art. 39bis Wbtw’
• De factuur werd uitgereikt door de klant (self-billing): ‘Factuur uitgereikt door afnemer’
• In geval van tweedehandsgoederen: ‘Bijzondere regeling – gebruikte goederen’
• In geval van reisbureaus: ‘Bijzondere regeling – reisbureaus’
• In geval van kunstvoorwerpen: ‘Bijzondere regeling – kunstvoorwerpen’
• In geval van verzamelingen en antiquiteiten: ‘Bijzondere regeling – voorwerpen voor verzamelingen en antiquiteiten’
• Andere bijzondere regelingen of vrijstellingen van btw: ‘Vrijgesteld op grond van art. (…) Wbtw’

WAT VERMELD JE INDIEN JE HELEMAAL NIET BTW-PLICHTIG BENT?

Bepaalde activiteiten zijn vrijgesteld van de btw-aangifteplicht, denk maar aan het beroep van arts of tandarts.

Ook ondernemingen met een beperkte omzet kunnen van een vrijstelling genieten. Dan vermeld je dit op je factuur: ‘Bijzondere vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen’.

Is er een andere reden waarom je geen btw-moet aanrekenen, dan moet je deze reden ook vermelden.

VEREENVOUDIGDE FACTUUR VOOR BEDRAGEN ONDER 100 EURO

Wist je dat je facturen onder 100 euro (excl. btw) vereenvoudigd mag opstellen? Op deze facturen hoef je enkel het volgende te vermelden:

• een uniek opeenvolgend factuurnummer
• de factuurdatum
• de naam of de maatschappelijke benaming en het adres (van de administratieve of maatschappelijke zetel) van je onderneming
• het btw-identificatienummer of KBO-nummer van je onderneming
• het btw-identificatienummer van je klant of, bij gebreke daaraan, zijn naam of maatschappelijke benaming en het adres
  de aard van de geleverde goederen en/of diensten
• per btw-percentage: de prijs exclusief btw en het bedrag van de btw

Er zijn wel een aantal situaties waarin een vereenvoudigde factuur niet mogelijk is, zoals een levering met installatie of montage, vrijgestelde intracommunautaire leveringen van goederen of diensten, leveringen waarvoor de btw in België moet worden verlegd en voor de verkopen op afstand aan buitenlandse particulieren.

Omdat de “vereenvoudiging” bij een vereenvoudigde factuur slechts beperkt is en omdat er enkele uitzonderingen zijn, raden wij het gebruik ervan af.

WAT ALS JE FACTUUR NIET AAN DE VOORWAARDEN VOLDOET?

Ontbrekende gegevens

Indien er verplichte vermeldingen op de factuur ontbreken, dan riskeer je een sanctie in de vorm van een administratieve geldboete. De hoogte van de boete wordt bepaald door het aantal overtredingen die al werden begaan.

• Eerste, toevallige overtreding of de fout heeft geen impact op je netto-verschuldigde btw (verschil tussen je aftrekbare en verschuldigde btw): 25 euro per factuur met een minimum van 50 euro en een maximum van 250 euro.
• Andere eerste overtreding: 50 euro per factuur, met een maximum van 500 euro.
• Tweede overtreding: 125 euro per factuur met een maximum van 1.250 euro.
• Volgende overtreding: 250 euro per factuur met een maximum van 5.000 euro.

In geval van fraude, wordt het bedrag van de geldboete verdubbeld. Het maximum per overtreding is beperkt tot 5.000 euro.

Of het een eerste of volgende overtreding is, is ook afhankelijk of je dezelfde overtredingen hebt begaan in de vier jaren voor de datum van de overtreding.

De factuur wordt niet uitgereikt of bevat foutieve gegevens

Als je geen factuur hebt uitgereikt, dan riskeer je een geldboete die maximaal 200% van de verschuldigde btw kan bedragen met een minimum van 50 euro. Is er geen sprake van fraude, dan is de boete beperkt tot 60-100% van de verschuldigde btw.

Dezelfde boete kan worden opgelegd, als één van de volgende gegevens foutief wordt vermeld op je factuur:

• het btw-identificatienummer van je onderneming
• de naam of de maatschappelijke benaming en het adres (van de administratieve of maatschappelijke zetel) van je onderneming
• de aard of de hoeveelheid van de geleverde goederen en/of diensten
• de prijs

Merk je de fout op, corrigeer dan de factuur voordat er een fiscale controle wordt aangekondigd. In dat geval wordt de boete volledig kwijtgescholden.

WAT ZIJN DE GEVOLGEN VOOR JE KLANT ALS JE GEEN OF EEN ONVOLLEDIGE FACTUUR UITREIKT?

Een conforme factuur is ook van belang voor je klant. In principe heeft je klant een factuur nodig om zijn recht op aftrek van de aangerekende btw te kunnen uitoefenen. Bij problemen zal je klant bijkomende stukken moeten voorleggen om dit recht te verkrijgen van de btw-administratie.

Lukt dat niet, dan moet hij de afgetrokken btw terugbetalen samen met een boete en interesten. Daarnaast kan hij desgevallend ook hoofdelijk worden aangesproken voor de door jou verschuldigde btw, eventuele nalatigheidsinteresten en boeten.

MOET JE EEN FOUT IN EEN FACTUUR RECHTZETTEN?

Ja, je bent verplicht om een fout in een factuur te corrigeren.

Heeft de aanpassing invloed op de btw? Dan stel je een creditnota en een nieuwe factuur op. In de creditnota verwijs je duidelijk naar de factuur die je rechtzet.

Heeft de rechtzetting geen invloed op de btw? Dan kan je kiezen om een creditnota of een verbeterend stuk op te stellen. Dit verbeterend stuk wordt dan bij de originele factuur gevoegd, je moet dan geen nieuwe factuur maken. Ook in het verbeterend stuk verwijs je duidelijk naar de factuur waarop het betrekking heeft.

In beide gevallen mag je dus een creditnota gebruiken. Om eventuele fouten te vermijden en om een overzichtelijke boekhouding te behouden, raden we aan om steeds een creditnota en een nieuwe factuur op te stellen.

IN WELKE TAAL MOET JE EEN FACTUUR OPSTELLEN?

Een factuur moet steeds worden opgesteld in de taal van het gebied waar de exploitatiezetel van de afzender is gevestigd. De factuur moet dus in het Nederlands worden opgesteld als de factuur uitgaat van een exploitatiezetel in Vlaanderen. Je hebt de keuze tussen het Frans en Nederlands, als de exploitatiezetel in Brussel is gelegen.

De exploitatiezetel is de plaats waar de activiteiten van de onderneming worden uitgeoefend. Dit is dus niet steeds de maatschappelijke zetel.

Is je factuur gericht aan een exploitatiezetel van een onderneming die gevestigd is in de Europese Economische Ruimte (EER: alle EU-landen plus IJsland, Liechtenstein en Noorwegen), met uitzondering van België? Dan mag je een bijkomende, rechtsgeldige versie opmaken van jouw factuur (naast de oorspronkelijke, Nederlandstalige versie), dit in een officiële taal van één van de lidstaten van de EER die door alle betrokkenen wordt begrepen. Als er een verschil bestaat tussen de Nederlandstalige en anderstalige versie, dan heeft de Nederlandstalige versie voorrang.

Een factuur in een verkeerde taal is niet rechtsgeldig en dus nietig.