Software om automatisch contracten op te stellen : een analyse (Lawbox)

Auteur: Stephaan Cloet (Lawbox)

Publicatiedatum: 15/09/2017

De invoering van het Digitaal Platform voor de Advocaat, dat de procesvoering zo veel mogelijk moet digitaliseren, bewijst het: ook justitie stapte (eindelijk) mee op de trein van de digitalisering. Voor de advocaat en de bedrijfsjurist bestaan echter al langer instrumenten die hen het werk aanzienlijk eenvoudiger maken. Electronische time-sheets, systemen voor overzichtelijke documentopslag, krachtige online kennisbanken en platformen waarop met de client kan worden samengewerkt zijn een greep uit het aanbod. Hier gaan we het echter hebben over programma’s die toelaten documenten automatisch te genereren op basis van de jurist’s eigen templates, of kortweg: document automation software.

Automatisering van bestaande templates: hoe werkt het?

Elke advocaat en bedrijfsjurist heeft er een tiental, soms zelfs een hondertal, op zijn harde schijf staan: templates van contracten, offertes, brieven en andere juridische documenten. Wie durft het tegenwoordig immers nog aan om vanuit een wit blad met iets aan te vangen? Bovendien spaart deze werkwijze heel wat tijd uit en time is money.

Maar het kan nog beter. Dankzij document automation software hoeft de gebruiker vanaf nu zelfs niet meer door het document te scrollen om, onder meer, meervouden aan te passen, clausules toe te voegen en te verwijderen of data in te voegen. Door middel van een eenvoudige vragenlijst, dat aan de achterzijde wordt gestuurd door een boomstructuur, worden de statische templates tot leven gebracht en bijna volledig geautomatiseerd.

Concreet worden bestaande Word-modeldocumenten, inclusief blanco velden en met de verschillende opties, aan de achterkant van een computerprogramma “gecodeerd”, zodat de gebruiker aan de voorkant slechts een vragenlijst hoeft in te invullen om zijn oorspronkelijk modeldocument volledig op maat en ingevuld terug te krijgen.

Neem bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst. Een standaard template bevat clausules voor vol – en deeltijdse arbeid, voor een bepaalde en onbepaalde duur, voor arbeiders en bedienden en veel meer. Op basis van de de concrete situatie worden de niet relevante clausules verwijderd en het geslacht van de werknemer over heel het document aangepast. Dankzij document automation software hoeft de gebruiker nog slechts één keer aan te geven welke opties hij wenst en zal de software de template navenant aanpassen. Het resultaat: een gebruiksklare arbeidsovereenkomst in slechts enkele minuten.

Het grootste voordeel is … tijdswinst, of toch niet?

Hoewel het opstellen van contracten, offertes, brieven en dergelijke meer op deze manier veel sneller gaat en de tijdswinst nog toeneemt naarmate het oorspronkelijke document langer en complexer is, is dit niet de grootste troef van document automation software.

Gezien medewerkers worden verplicht om via hetzelfde platform hun documenten op te stellen, en dit op basis van dezelfde mastertemplate, garandeert deze werkwijze compliance met de huisstijl en worden fouten ten gevolge van onachtzaamheid vermeden. Bovendien kan men er zeker van zijn dat iedereen steeds de laatste, meest actuele versie van de template hanteert.

Tenslotte laat een document automation software ook toe niet-juristen de nodige juridische documenten op te stellen. De vragen, op basis waarvan de boomsctructuur werd uitgetekend en die aan de gebruiker worden voorgeschoteld bij het opstellen van een document, kunnen immers zeer gevulgariseerd worden geformuleerd en worden vergezeld van een korte uitleg.

Online onderhandelingen, rollenattributie en ingebouwde herinneringen

Eens het document gegenereerd is, laten sommige document automation softwares toe om, al dan niet samen met derden, online verder te werken of te onderhandelen in het document aan de hand van track changes en toe te voegen nota’s.

Bovendien kunnen verschillende rollen worden toegewezen aan medewerkers. Indien de verantwoordelijke partner zijn akkoord moet geven alvorens een bepaalde overeenkomst de deur uit mag, kan dit zonder probleem worden aangegeven.

Op die manier kan men, bijvoorbeeld, een klant een draft laten opstellen en deze samen met een verkoper van de onderneming de laatste hand aan de overeenkomst laten leggen. Daarna, indien dit wordt vereist, kan de overeenkomst voor akkoord worden voorgelegd aan de juridisch verantwoordelijke.

Tenslotte kunnen in de meeste gevallen ook herinneringen worden geprogrammeerd met betrekking tot een document. Handigheid troef, wanneer aan de notulen van een bijzondere algemene vergadering een herinnering wordt geprogrammeerd die bepaalt wanneer het mandaat van de benoemde bestuurder zal aflopen en, in voorkomend geval, moet worden hernieuwd.

Back to the roots voor de jurist

Dat een groot deel van het werk van een advocaat of bedrijfsjurist kan worden geautomatiseerd dankzij document automation software of zelfs al door artificiële intellegentie en blockchaintechnologie, baart velen zorgen. Toch zal dit de sector ten goede komen, gezien de juridische professional zich niet meer zal moeten inlaten met repetitieve taken die weinig meerwaarde bieden, maar zich, integendeel, zal kunnen toeleggen op het ware gespecialiseerde juridische werk.

Lawbox, de Belgische template automation & document management software

Lawbox, de Belgische start-up dat via haar publieke website personaliseerbare juridische modelovereenkomsten verkoopt aan andere start-ups en KMO’s, commercialiseert sinds kort ook een document automation & management software.

Bedrijven van aanzienlijke omvang en advocatenkantoren kunnen niet enkel een licentie nemen op de software, maar er ook meteen hun bestaande templates op laten uploaden, zonder hiervoor interne krachten te moeten vrijmaken of extra personeel te moeten aanwerven.

Lawbox heeft intussen al meer dan 100 personaliseerbare modeldocumenten in de aanbieding staan op haar website (www.lawbox.be) en werkt voor de verkoop ervan samen met onder meer AXA en Partena. Het commercialieert nu ook de software die ontwikkeld werd om de online personalisatie van de modeldocumenten mogelijk te maken. Het is hiermee de eerste op de Belgische markt en wereldwijd de enige die aanbiedt de templates zelf op het platform te uploaden.