Aanhoudende verplichting telewerk en strengere controles door de sociale inspectiediensten (Claeys & Engels)

Auteur: Claeys & Engels

Publicatiedatum: 29/03/2021

Door de stijgende besmettingscijfers en de vaststelling dat de meeste besmettingen en clusters – naast het onderwijs – gebeuren op het werk, heeft het Overlegcomité vorige week beslist om het verplicht telewerk aan te houden. Ook de controles op telewerk zullen worden verscherpt. Om de controles op telewerk te faciliteren, werd intussen een bijkomende registratieverplichting voor werkgevers ingevoerd.
Ter voorbereiding van een mogelijke controle bezorgen wij u in deze newsflash een overzicht van de huidige verplichtingen die werkgevers moeten respecteren in het kader van het verplicht telethuiswerk.  
 

1. Uitvoeren van een zgn. risicoanalyse ‘telewerk’

Sinds het Ministerieel Besluit van 28 oktober 2020 is telethuiswerk opnieuw verplicht, tenzij dit onmogelijk is omwille van de aard van de functie of de continuïteit van de bedrijfsvoering, de activiteiten of de dienstverlening. Om te kunnen bepalen voor welke functies telethuiswerk onmogelijk is, dient de werkgever een zgn. ‘risicoanalyse telewerk’ uit te voeren. Concreet wordt hierbij verwacht dat de werkgever voor elke functie bepaalt welke taken wel en niet van thuis uit kunnen worden uitgevoerd. In functie hiervan én de frequentie van deze taken, kan de werkgever dan bepalen voor welke functies telethuiswerk onmogelijk is.

Deze risicoanalyse is te onderscheiden van de algemene coronarisicoanalyse die de inspectiediensten van werkgevers verwachten en focust zich dus specifiek op de (on)mogelijkheid van telethuiswerk. De risicoanalyse dient voor advies te worden voorgelegd aan de interne/externe preventiedienst, evenals aan het CPBW (of vakbondsafvaardiging/werknemers bij gebrek aan een CPBW). 

2. Maandelijkse aangifte via registratietool: voor de eerste keer tegen dinsdag 6 april!

Vanaf april 2021 moeten alle werkgevers maandelijks een beperkt aantal gegevens aan de RSZ meedelen via de online tool op de website van de RSZ. Enkel werkgevers die momenteel verplicht volledig gesloten zijn, worden vrijgesteld van deze verplichting.

Concreet gaat het om de volgende gegevens:

• Het aantal personen werkzaam bij de onderneming.
• Het aantal personen werkzaam bij de onderneming met een niet-telewerkbare functie.

De aangifte heeft betrekking op het aantal werknemers op de eerste werkdag van de maand (bv. donderdag 1 april) en dient uiterlijk te worden ingediend op de zesde kalenderdag van de maand (bv. dinsdag 6 april).

Wanneer de onderneming over meerdere vestigingseenheden beschikt, dient de aangifte per vestigingseenheid te worden uitgevoerd.

Op het portaal van de Sociale Zekerheid wordt aan de hand van instructies verduidelijkt op welke manier de registratie moet gebeuren en wat bv. onder een niet-telewerkbare functie wordt verstaan. Zo dienen personen die uitzonderlijk aanwezig zijn op het bedrijf (bv. om te printen of om materiaal op te halen) niet te worden meegeteld bij het aantal niet-telewerkbare functies. Belangrijk aandachtspunt  is dat ook uitzendkrachten, structureel personeel van een andere werkgever (bv. onderaannemers) en personen die op zelfstandige basis binnen de onderneming worden tewerkgesteld (bv. consultants en vennoten) moeten worden meegerekend bij het ingeven van de bovenvermelde aantallen.

De inspectiediensten zullen de geregistreerde gegevens als referentie hanteren in het kader van controles. Wie een telewerkbare functie vervult, maar toch in het bedrijf aanwezig is, zal zijn of haar aanwezigheid moeten kunnen verantwoorden. Hierbij zou de werkgever in principe moeten kunnen verwijzen naar de uitgevoerde ‘risicoanalyse telewerk’.

3. Afgifte van attest aan werknemers met een niet-telewerkbare functie

Aan werknemers met een niet-telewerkbare functie dient de werkgever nog steeds een attest te bezorgen die de noodzaak van hun aanwezigheid op de werkplaats bevestigt. Volgens het Ministerieel Besluit zou in principe ook een ander bewijsstuk meegegeven mogen worden aan deze werknemers, maar de praktijk leert dat een duidelijk opgesteld attest het meest gebruikelijk is.

Dit attest moet niet noodzakelijk een gedetailleerde motivering bevatten waarom de werknemer niet kan telewerken. Om discussie bij een controle te vermijden, kan het evenwel aangewezen zijn om dit toch (gedeeltelijk) te doen. Tevens wordt hierdoor ook de werknemer geïnformeerd over de reden(en) waarom telethuiswerk onmogelijk is. We stellen immers vast dat inspectiediensten tijdens controles ook werknemers gaan bevragen, zodat het aan te raden is de werknemers goed en duidelijk te informeren.

4. Nemen van preventiemaatregelen op de werkvloer bij onmogelijkheid telewerk  

Wanneer telethuiswerk niet kan worden toegepast moet de werkgever de nodige preventiemaatregelen nemen om de maximale naleving van de regels van social distancing te garanderen. Een belangrijke nuance die in dit verband moet worden gemaakt is dat het nemen van dergelijke preventiemaatregelen de verplichting tot telethuiswerk niet vervangt. 

Met de ‘nodige preventiemaatregelen’ doelt de overheid op de veiligheids- en gezondheidsvoorschriften zoals bepaald in de Generieke Gids, aangevuld met de richtlijnen op sectoraal en/of ondernemingsniveau, dan wel eventuele andere maatregelen die een evenwaardige bescherming bieden. Ook de preventiemaatregelen moeten worden genomen met inachtneming van het sociaal overleg.

Tijdens controles van de preventiemaatregelen op de werkvloer focussen de inspectiediensten zich op vandaag vnl. op het nemen van maatregelen om de ‘social distancing’ te bewaren, dragen van mondmaskers bij verplaatsingen en het meten/controleren van de binnenluchtkwaliteit.

5. Implementatie telewerkbeleid en het maken van afspraken rondom apparatuur en vergoedingen bij telewerk (CAO nr. 149)

Op 26 januari 2021 werd de CAO nr. 149 gesloten door de Nationale Arbeidsraad die specifiek betrekking heeft op telewerk omwille van de coronacrisis. Deze CAO heeft een beperkte geldigheidsduur en is van toepassing op ondernemingen die op 1 januari 2021 nog geen regeling hadden uitgewerkt overeenkomstig de bepalingen van structureel of occasioneel telewerk (zie ook onze newsflash van 1 februari 2021). Deze CAO verplicht deze werkgevers onder meer om met respect voor de regels van het sociaal overleg afspraken te maken over:

• de terbeschikkingstelling door de werkgever van de voor het telewerk benodigde apparatuur en technische ondersteuning (bv. een laptop en gsm);
• in geval van gebruik van de eigen apparatuur van de telewerker, de vergoeding of betaling door de werkgever van kosten inzake installatie van relevante informaticaprogramma’s, gebruiks-, werkings-, onderhouds- en afschrijvingskosten;
• de bijkomende verbindingskosten.

Actiepunt

Gelet op het versterkte toezicht door de sociale inspectiediensten van de naleving van het verplichte telewerk en het almaar repressiever optreden bij inbreuken (gesanctioneerd met strafrechtelijke of administratieve geldboetes), doen werkgevers er goed aan om af te toetsen of de verschillende verplichtingen rondom telewerk in de onderneming (nog steeds) worden nageleefd. De bovenstaande checklist biedt hierbij een handige leidraad. Bovenaan uw to do lijst, moet zeker de verplichte maandelijkse registratie staan, die voor het eerst uitgevoerd moet worden tegen ten laatste dinsdag 6 april 2021.

Lees hier het originele artikel