Het nieuwe Boek 6:
de impact op de werkvloer

Mr. Chris Persyn (Cautius)

Webinar op donderdag 4 juli 2024


Tewerkstelling van buitenlandse werknemers:
nakende ingrijpende wijzigingen

Mr. Sophie Maes en mr. Simon Albers (Claeys & Engels)

Webinar op donderdag 25 april 2024


HR-aspecten bij M&A transacties

Mr. Nele Van Kerrebroeck (Linklaters)

Webinar op donderdag 16 mei 2024


Intellectuele eigendomsrechten in de onderneming:
wie is eigenaar van door werknemers en dienstverleners ontwikkelde creaties?

Dr. Nele Somers (ARTES) en mr. Veerle Scheys (Mploy)

Webinar op dinsdag 23 april 2024


Vakantiedagen en het arbeidsrecht

Mr. Kato Aerts en mr. Sarah Witvrouw (Lydian)

Webinar op dinsdag 11 juni 2024

Vertrouwenspersoon verplicht vanaf 50 werknemers (Monard Law)

Auteurs: Tom Messiaen en Daphne Segers (Monard Law)

De omstandigheid dat u als werkgever exclusief en uitsluitend verantwoordelijk bent voor het (psychosociaal) welzijn van uw werknemers, impliceert niet dat u zich bij de uitoefening van het welzijnsbeleid niet kan laten ondersteunen door interne (en externe) actoren, waaronder de preventieadviseur psychosociale aspecten en de vertrouwenspersoon. Vooral deze laatste wint nu aan belang.

Door minister van werk Pierre-Yves Dermagne werd eind november 2022 een voorontwerp van programmawet ingediend waarin ook een aantal bepalingen werden opgenomen om het welzijn op het werk te verbeteren, in eerste instantie “om algemeen productieverlies door uitval zo veel mogelijk te voorkomen”. Eén van de meest in het oog springende wijzigingen is de verplichte aanstelling van de vertrouwenspersoon bij ondernemingen die meer dan 50 werknemers tewerk stellen Dit voorstel werd vrijdag jl., 16 juni 2023, goedgekeurd door de ministerraad.

Mogelijks kan dit ook een positief effect hebben bij situaties van grensoverschrijdend gedrag en/of toxisch management dewelke de afgelopen maanden heel wat persaandacht kregen, nu er een verplicht intern aanspreekpunt komt dat de onderneming en diens eventuele gebreken kent.

VOORHEEN FACULTATIEF, NU VERPLICHT

De aanstelling van een vertrouwenspersoon kadert in de Welzijnswet van 4 augustus 1996 en de artikelen rond de preventie van psychosociale risico’s op het werk. Krachtens artikel 32sexies van de Welzijnswet kon de werkgever er in het verleden facultatief voor opteren één of meerdere vertrouwenspersonen aan te duiden. Het was enkel verplicht wanneer alle werknemersvertegenwoordigers in het CPBW dit unaniem eisten.

Er is echter al jarenlang sprake van, om de vertrouwenspersoon veralgemeend verplicht te maken, maar het was vooral de werkgeverszijde in de Nationale Arbeidsraad die hiertegen gekant was, ook nu naar aanleiding van het voorstel van minister Dermagne, zoals blijkt uit hun advies nr. 2.366 van 3 mei 2023.

Zij waren van mening dat de preventieadviseur psychosociale aspecten (hierna genoemd PAPA), die wel verplicht is, de vertrouwenspersoon bij uitstek is, gelet op diens gespecialiseerde kennis. Bijkomend argumenteerden de werkgeversvertegenwoordigers – o.i. terecht – dat het succes van de vertrouwenspersoon staat of valt met het vertrouwen die deze geniet in de onderneming en de bereikte consensus. Het had volgens hen geen zin een vertrouwenspersoon aan te wijzen enkel en alleen om te voldoen aan de wettelijke verplichting zodat dit herleid wordt tot een loutere administratieve formaliteit.

Klaarblijkelijk dacht de federale regering daar anders over nu dit voorontwerp werd goedgekeurd en het in de toekomst verplicht wordt om een vertrouwenspersoon te voorzien in ondernemingen met meer dan 50 werknemers, de grens die ook geldt voor inrichting van het CPBW. Onder deze grens kan het nog steeds unaniem geëist worden.

Het zal hierbij niet voldoende zijn de externe preventieadviseur ook met de rol van vertrouwenspersoon te belasten. Het voorontwerp van wet stelt dat in minstens één van deze vertrouwenspersonen behoort tot het personeel van de werkgever indien de werkgever 50 of meer werknemers tewerkstelt (ook als de PAPA deel uitmaakt van een interne preventiedienst), dan wel wanneer de werkgever 20 of meer werknemers tewerkstelt en wanneer de PAPA deel uitmaakt van de externe preventiedienst.

Ten slotte voorziet het voorontwerp van wet erin dat indien er geen vertrouwenspersoon werd aangeduid (bij minder dan 50 WN), de preventieadviseur van de interne preventiedienst zijn opdrachten kan uitoefenen, behalve in ondernemingen met minder dan 20 werknemers waar de functie van preventieadviseur wordt uitgeoefend door de werkgever.

TAKEN EN VERPLICHTINGEN VAN DE VERTROUWENSPERSOON

Aan de ene kant heeft de vertrouwenspersoon een preventieve rol, in die zin dat deze de werkgever bijstand kan verlenen het uitwerken van het preventiebeleid en de interne procedures inzake psychosociale risico’s. Deze procedure worden vastgesteld na akkoord van het CPBW, waarbij de vertrouwenspersoon deelneemt de vergaderingen van het CPBW met raadgevende stem.

Aan de andere kant situeert de sleutelrol van de vertrouwenspersoon zich als eerste aanspreekpunt bij onwelzijn, zoals geweld, pesterijen, seksueel grensoverschrijdend gedrag, conflicten met collega’s of leidinggevenden, stress en burn-out. Hierbij kunnen werknemers die met onwelzijn geconfronteerd worden laagdrempelig hun verhaal kwijt kunnen bij een persoon die dicht bij hen staat. Zij onthalen de werknemer, luisteren actief naar zijn problematiek, en adviseren over mogelijke oplossingen.

Bij de vertrouwenspersoon kan een verzoek tot informele psychosociale interventie worden ingediend dat erin bestaat op informele wijze te zoeken naar een oplossing door middel van het voeren van (1) gesprekken, (2) een interventie bij een andere persoon van de onderneming, zoals een hiërarchische meerdere, de werkgever zelf, een HR-manager, …door deze te vragen maatregelen te treffen of (3) een verzoeningspoging.

De rol van de vertrouwenspersoon kent echter nog steeds grenzen. Zo is het de vertrouwenspersoon niet toegelaten te interfereren op het domein van PAPA, dewelke exclusief verantwoordelijk blijft voor het (verregaandere) verzoek tot formele psychosociale interventie.

STATUUT VAN DE VERTROUWENSPERSOON

De vertrouwenspersoon oefent zijn functie in volstrekte autonomie uit en mag geen enkel nadeel ondervinden van zijn activiteiten. De vertrouwenspersoon moet een onafhankelijke positie moet kunnen innemen ten opzichte van de werkgever, de leden van de hiërarchische lijn en de andere werknemers. Het zou immers de doeltreffende uitoefening hypothekeren indien de vertrouwenspersoon zou moeten vrezen voor represailles. Toch wordt aan de vertrouwenspersoon geen uitdrukkelijke ontslagbescherming wordt toegekend, zodat het af te wachten is of dit onder de nieuwe regelgeving wordt gewijzigd.

De vertrouwenspersoon is gebonden aan het beroepsgeheim, met dien verstande dat deze wel informatie kan meedelen aan andere actoren in het welzijnsbeleid die noodzakelijk is voor het goede verloop van deze interventie.

De autonomiewaarborgen voor de vertrouwenspersonen staan vandaag ingeschreven in de codex welzijn op het werk. De werkgever zorgt er o.a. voor dat de vertrouwenspersoon functioneel afhangt van de interne preventiedienst, rechtstreeks toegang heeft tot de werkgever; de nodige tijd en ruimte heeft voor de uitvoering van zijn opdrachten, alle pertinente informatie wordt meegedeeld die noodzakelijk van zijn opdracht, e.d.m.

OPLEIDING VAN DE VERTROUWENSPERSOON

De werkgever dient de nodige maatregelen te treffen zodat de vertrouwenspersoon binnen de twee jaar volgend op zijn aanwijzing, beschikt over de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor de uitoefening van zijn opdrachten. Er geldt een verplichte opleiding die enkel kan worden gevolgd bij instellingen erkend door de overheid, bestaande uit praktische en theoretische kennis.

AANSTELLING EN VERWIJDERING VERTROUWENSPERSOON

De aanwijzing van de vertrouwenspersoon vindt plaats conform de wettelijk voorziene procedure en dit na voorafgaand akkoord van alle personeelsafgevaardigden in het CPBW. De wetgeving vereist aldus unanimiteit. Wanneer geen overeenstemming kan worden gevonden, dient de werkgever verplicht een advies te vragen aan de Inspectie Toezicht Welzijn op het Werk. Ook voor de verwijdering van de vertrouwenspersoon uit zijn functie dient een gelijkaardige procedure in het CPBW te worden gevolgd.

ONVERENIGBAARHEDEN

Bepaalde functies binnen de onderneming zijn niet te cumuleren met het mandaat van vertrouwenspersoon aangezien dit de vereiste autonomie in het gedrang brengt. Zo kan vertrouwenspersoon geen werknemers- of werkgeversafgevaardigde zijn in de ondernemingsraad of het CPBW, noch tegelijkertijd de functie van vakbondsafgevaardigde op zich te nemen.

Het is bijkomend niet mogelijk om een positie als leidinggevende binnen de onderneming te bekleden en daarnaast het mandaat van vertrouwenspersoon waar te nemen. Het gaat om “de personen belast met het dagdagelijks bestuur van de onderneming die gemachtigd zijn om de werkgever te vertegenwoordigen en te verbinden, alsmede de personeelsleden, onmiddellijk ondergeschikt aan die personen, wanneer zij eveneens opdrachten van dagdagelijks bestuur vervullen.” Deze definitie vat o.i. enkel de twee hoogste hiërarchische niveaus binnen uw onderneming.

Andere, niet-wettelijke onverenigbaarheden zijn ook denkbaar, bijvoorbeeld werknemers die werkzaam zijn op de HR-dienst lijken niet ideaal, maar dit wordt aan de beoordelingsvrijheid van het CPBW gelaten.

CONCLUSIE

De benaming zegt het reeds zelf: de vertrouwenspersoon dient iemand te zijn die het vertrouwen van de werknemers geniet en over enige knowhow te beschikt om vervolgens met deze psychosociale problemen aan de slag te kunnen gaan en op informele wijze naar een oplossing te zoeken. De bereikbaarheid voor het personeel, de persoonlijke en/of sociale vaardigheden, het vertrouwen dat de persoon (reeds) geniet bij het personeel, de opleiding van de kandidaat-vertrouwenspersoon zijn belangrijke criteria bij de toekomstige aanstelling. Hiervoor is wel nog enige tijd. Het voorontwerp wordt nu ter advies voorgelegd aan de Raad van State, waarna het zal worden omgezet in wetgeving. De inwerkingtreding is aldus nog niet bekend, maar zal waarschijnlijk in het najaar zijn.

Bron: Monard Law

» Bekijk alle artikels: Arbeid & Sociale zekerheid