De invloed van de maatregelen inzake COVID-19 op de werking van de Vereniging van Mede-eigenaars & de door de regering aangereikte oplossing (Reyns Advocaten)

De Vereniging van Mede-Eigenaars (VME), de rechtspersoon die moet instaan voor het onderhoud en beheer van het appartementsgebouw, voert haar taken uit door middel van haar diverse organen,  in eerste instantie de algemene vergadering van mede-eigenaars,
daarnaast de syndicus en de raad van mede-eigendom.

De gewone algemene vergadering van mede-eigenaars dient jaarlijks minstens één keer in de in de statuten bepaalde periode te worden gehouden. Op die vergaderingen worden door de individuele mede-eigenaars de krijtlijnen van het onderhoud en het beheer uitgetekend. Verder wordt op de algemene vergadering gesproken en beslist over de mandaten binnen de andere twee organen met name de syndicus en de raad van mede-eigendom. Ook contracten met derden zoals leveranciers en aannemers vormen een onderdeel van deze vergaderingen.

De uitbraak van het Coronavirus en de daaraan door de regering gekoppelde veiligheidsmaatregelen voor de periode tot en met aanvankelijk 3 mei 2020 (doch een uitbreiding hiervan is steeds mogelijk en is momenteel ook al doorgevoerd zonder evenwel een concrete einddatum voorop te stellen) gooiden evenwel roet in het eten van de werking van de VME. Meer bepaald kan in hoofdzaak gekeken worden naar het samenscholingsverbod.

Dit had tot gevolg dat de meerderheid der (geplande) algemene vergaderingen geen doorgang kon vinden nu het houden van een algemene vergadering uit de aard van de zaak leidt tot een samenscholing van de individuele mede-eigenaars, hetgeen momenteel dus verboden is.

De vraag is dus wat er dient te gebeuren met de algemene vergaderingen die jaarlijks in een welbepaalde periode moeten gehouden worden maar niet konden/kunnen gehouden worden. Mag de termijn voor de algemene vergadering voorzien in de statuten zomaar met de voeten getreden worden ? Wat dient er te geschieden met de ondertussen vervallen of komen te vervallen mandaten van de organen ? Quid met het financiële plaatje nu het de algemene vergadering is die over het budget van het gebouw voor het komende jaar beslist ?

De VME’s, hun organen en de mede-eigenaars verkeerden daarom in onzekerheid …

***

Middels Koninklijk Besluit nummer 4 van 9 april 2020 heeft de regering getracht een oplossing voor al deze problemen te vinden en dit om alleszins de continuïteit te verzekeren. Deze regelgeving heeft een terugwerkende kracht. Ze is geldig van 10 maart 2020 tot en met 30 juni 2020. De Koning kan evenwel deze termijn nog verlengen.

Zolang de veiligheidsmaatregelen gerelateerd aan de COVID-19 pandemie waaronder het samenscholingsverbod gelden, mag er geen algemene vergadering gehouden worden. De algemene vergaderingen die in weerwil daarvan toch gehouden zouden zijn, blijven evenwel geldig. Voor de andere VME’s is voorzien dat er binnen de 5 maanden na opheffing van de veiligheidsvoorschriften een gewone algemene vergadering dient te worden gehouden. Daarom moet bijvoorbeeld indien de gewone algemene vergadering was voorzien voor 25 april en de COVID-19 gerelateerde veiligheidsmaatregelen op 30 juni 2020 zouden worden opgeheven,  de gewone algemene vergadering uiterlijk op 30 november 2020 gehouden worden. Het Koninklijk Besluit geeft duidelijk aan dat ook een schriftelijke algemene vergadering zou kunnen worden gehouden. Let wel, dit Koninklijk Besluit doet geen afbreuk aan de regelgeving aangaande een tweede of uitgestelde algemene vergadering id est wanneer de eerste bijeengeroepen algemene vergadering niet volledig in aantal qua eigenaars en qua aandelen is om geldig te kunnen beslissen.  Om die reden moet er rekening worden gehouden met de mogelijkheid dat er binnen de 15 dagen een nieuwe (tweede) algemene vergadering moet worden bijeengeroepen met een oproepingstermijn van 15 dagen. Het is dus aanbevolen de gewone (eerste) algemene vergadering minstens 20 dagen voor het einde van de vooropgestelde termijn van 5 maanden te houden.

Wanneer de algemene vergadering van mede-eigenaars wordt uitgesteld tijdens de periode waarin de veiligheidsvoorschriften gelden, wordt het contract tussen de syndicus en de VME na het verstrijken van de termijn waarvoor de algemene vergadering hem heeft benoemd, van rechtswege verlengd tot aan de eerstvolgende algemene vergadering van mede-eigenaars die na deze periode (in casu oorspronkelijk binnen de 5 maanden vanaf 3 mei 2020, thans binnen de 5 maand vanaf het ogenblik dat de regering de veiligheidsvoorschriften waaronder het samenscholingsverbod opheft) wordt gehouden. D.w.z. dat de syndicus zijn wettelijke bevoegdheid om op te treden blijft behouden én de vergoeding van de syndicus proportioneel met vorig contract/lopend contract ongewijzigd verschuldigd  blijft.

De syndicus oefent zijn bevoegdheden uit overeenkomstig de beslissingen van de laatste algemene vergadering en in overeenstemming met de op die vergadering goedgekeurde begroting. D.w.z. dat er nog steeds provisies kunnen worden opgevraagd conform de goedgekeurde begroting van het werkkapitaal van het vorig jaar die voorlopig geacht wordt gelijk te zijn aan deze van het huidige jaar.

De geldigheidsduur van de door de algemene vergadering van mede-eigenaars aan de Raad van Mede-eigendom verleende opdrachten en bevoegdheidsdelegaties wordt eveneens verlengd tot de eerstvolgende algemene vergadering na afloop van de periode van veiligheidsmaatregelen.

****

Bent u mede-eigenaar of syndicus en heeft u juridische vragen in verband met de VME, aarzel dan niet om contact op te nemen. Wij blijven tot uw beschikking !

Lees hier het originele artikel