De algemene vergadering binnen de VME tijdens de ‘tweede golf’? (Forum Advocaten)

Auteurs: Sid Van Wellen en Ilse De Geyter (Forum Advocaten)

Publicatiedatum: 08/12/2020

Het slechte nieuws? Wij zijn helaas alweer beperkt in onze vrijheid door de tweede golf van de corona-pandemie en de daarmee samenhangende maatregelen. Deze maatregelen hebben uiteraard ook een impact op de algemene vergaderingen die in deze periode van het jaar alsook in de komende weken en maanden ingepland staan.

Het goede nieuws? Er wordt naarstig gewerkt aan oplossingen via een wetsontwerp.

In het wetsontwerp ‘Voorontwerp van wet houdende diverse tijdelijke en structurele bepalingen inzake justitie in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19’ dat op de website van de Kamer van Volksvertegenwoordigers gepubliceerd werd, werden de artikelen 64 t.e.m. 68 aan het appartementsrecht en meer bepaald de algemene vergadering gewijd om voor bovenvermelde problematiek een oplossing te vinden.

De duurtijd van de maatregelen?

Artikel 66 bepaalt dat de voorgestelde maatregelen een beperkte duurtijd hebben en zullen gelden vanaf de publicatie van de wet tot en met 31 maart 2021, waarbij de mogelijkheid bestaat om, indien nodig, de maatregelen te verlengen. Dit is belangrijk te vermelden alvorens toe te lichten welke maatregelen er in concreto worden voorgesteld.

De voorgestelde maatregelen?

Artikel 64 bepaalt dat, onder voorbehoud van het 2e lid, de algemene vergaderingen waarvan de in het reglement van interne orde vastgelegde periode van 15 dagen valt in de in hierboven vermelde periode, of die eerder op basis van het Koninklijk Besluit nr. 4 van 9 april 2020 (eveneens opgesteld in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie) waren uitgesteld en op datum van 1 oktober 2020 nog niet waren gehouden, worden uitgesteld naar de eerstvolgende in het reglement van interne orde vastgelegde periode van 15 dagen waarin de algemene vergadering van de vereniging van mede-eigenaars dient plaats te vinden.

Algemene vergaderingen die plaatsvinden in de periode van 1 oktober 2020 tot en met 31 maart 2021 kunnen dus worden uitgesteld met één jaar. Dit geldt ook voor de algemene vergaderingen die overeenkomstig artikel 2 van het Koninklijk Besluit nr. 4 van 9 april 2020 werden uitgesteld en uiterlijk op 30 november 2020 moesten plaatsvinden.

Artikel 64, 2e lid bepaalt dat, in uitzondering op bovenstaande regel, de syndicus niettemin een algemene vergadering houdt wanneer een dringende beslissing aangewezen is of op verzoek van een of meer mede-eigenaars die ten minste een vijfde van de aandelen van de gemeenschappelijke delen bezitten.

Indien die algemene vergadering omwille van omstandigheden redelijkerwijze niet fysiek of op afstand kan gehouden worden, kan toepassing gemaakt worden van artikel 65 van deze wet, dat in een tijdelijke versoepeling van de unanimiteitsvereiste voor schriftelijke beslissingen voorziet (zie infra).

Dit uitstel heeft in concreto tot gevolg dat:

• de duur van de mandaten van de syndici, leden van de raden van mede-eigendom en commissarissen van de rekeningen van rechtswege worden verlengd tot de eerstvolgende algemene vergadering. Uiteraard blijven de dwingende bepalingen van toepassing waaronder, onder andere, de mogelijkheid om de syndicus te ontslaan of aan de rechter te vragen om een voorlopige syndicus aan te wijzen;
• het contract tussen de syndicus en de vereniging van mede-eigenaars van rechtswege eveneens wordt verlengd tot de eerstvolgende algemene vergadering. De syndicus werkt verder overeenkomstig de beslissingen van de laatste algemene vergadering en de daarop goedgekeurde begroting;
• de geldigheidsduur van de aan de raad van mede-eigenaars verleende opdrachten en delegaties wordt eveneens verlengd tot de eerstvolgende algemene vergadering.

Belangrijk hierbij te vermelden is dat deze bepalingen echter maar uitwerking krijgen indien een digitale vergadering volstrekt onmogelijk is, nu deze werkwijze de voorkeur verdient (zie ook infra).

Artikel 65 bepaalt dat de beslissing van een vereniging van mede-eigenaars die wordt genomen tijdens de periode bedoeld in artikel 66, momenteel rechtsgeldig schriftelijk kan worden genomen wanneer de helft van de leden van de vereniging van mede-eigenaars aan de stemming deelneemt en voor zover zij ten minste de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten. De beslissingen van de vereniging van mede-eigenaars worden genomen bij de meerderheid die, voor elk agendapunt afzonderlijk, door de wet wordt vereist voor beslissingen van de algemene vergadering.

Het is immers mogelijk dat een dringende beslissing nodig is of dat één vijfde van de mede-eigenaars een vergadering wil laten houden, zonder dat de veiligheidsmaatregelen zijn opgeheven zodat wanneer evenmin een videoconferentie georganiseerd kan worden, niet geldig beraadslaagd kan worden.

De stembrieven die de syndicus met de post of elektronisch heeft ontvangen binnen drie weken of, in spoedeisende gevallen en voor zover dit in de oproeping is aangegeven, binnen acht dagen na de datum van de verzending van de oproeping, zijn geldig. De syndicus noteert o.a. de naam van de mede-eigenaars van wie de stembrieven in aanmerking zijn genomen.

Deze tijdelijke versoepeling van de unanimiteitsvereiste heeft tot doel de schriftelijke procedure voor de duur van de in artikel 66 bedoelde periode te vergemakkelijken, nu de eenparigheidsvereiste zo streng is dat in de praktijk eigenlijk geen schriftelijke beslissingen genomen kunnen worden op deze manier.

De artikelen 67 en 68 hebben tot bedoeling om te verduidelijken dat, indien de oproeping daarin voorziet, mede-eigenaars zowel fysiek als vanop afstand aan algemene vergaderingen kunnen deelnemen. Dit omvat alle telecommunicatietechnieken die een gezamenlijke beraadslaging mogelijk maken, zoals telefoon- of videoconferenties. De Memorie van Toelichting bepaalt dat deze mogelijkheid maximaal benut moet worden.

Besluit

Het houden van een jaarlijkse algemene vergadering van mede-eigenaars is essentieel voor het beheer van de mede-eigendom. Maatregelen drongen zich dan ook op. Het is daarbij een prettige vaststelling dat daarbij rekening werd gehouden met de opmerkingen uit de sector die werden geuit naar aanleiding van de eerste lockdown, nl. dat er niet meer alternatieven mogelijk werden gemaakt door bijvoorbeeld, desnoods tijdelijk, bepaalde versoepelingen aan te brengen door het gebruik van moderne technologieën toe te laten of een tijdelijke verlaging van de unanimiteitsvereiste bij een volledig schriftelijke stemming toe te laten. Het wetsontwerp komt aan deze terechte kritieken tegemoet.

Lees hier het originele artikel